Konfidenciali informacija - tai bet koks duomenų rinkinys, kurį norite išlaikyti visiškai privatų, nesvarbu, ar tai yra verslo ar asmeninė priežastis. Jei siunčiate konfidencialią informaciją kitai šaliai, tai yra rizikingas veiksmas. Jūs turėtumėte užtikrinti konfidencialią žinią taip, kaip apsaugotumėte viską, kas, jūsų manymu, turi didelę vertę.
Bendrieji scenarijai
Verslininkai paprastai siunčia konfidencialią informaciją kitiems verslo partneriams ar kolegoms apie aukščiausius slaptus projektus. Vienas iš pavyzdžių yra tai, jei viena bendrovė svarsto susijungimą su kita, turi pranešti apie siūlomą planą ir nenori, kad konkurentai dar žinotų. Kitas įprastas scenarijus, kai viena šalis turi perduoti konfidencialią informaciją, yra, jei filmo kūrėjas nori siųsti direktoriui neskelbtą scenarijų. Darbdavys gali išsiųsti konfidencialią darbo pasiūlymą kandidatui, arba kandidatas gali paprašyti, kad jo prašymas būtų privatus. Visais trimis atvejais yra protinga suformuluoti konfidencialumo raštą kaip pridedamos informacijos preambulę.
Kodėl laiškas?
Kai siunčiate konfidencialią informaciją elektroniniu paštu arba paštu, rizikuojate, kad juos sulaikys neteisėtos trečiosios šalys. Tačiau net jei informacija saugiai pasiekia gavėją, jūs vis tiek rizikuojate, kad planuojamas gavėjas neatsargiai valdys informaciją ir išlaikys ją privatų. Galite sumažinti riziką sudarant motyvacinį laišką, kuris sustiprina jūsų norą visiškam konfidencialumui.
Ką įtraukti
Vienas iš pirmųjų elementų, kuriuos reikia įtraukti į motyvacinį laišką, yra „Konfidenciali“ arba „Asmeninė ir konfidenciali“ etiketė, išspausdinta paryškintu, didžiosiomis raidėmis virš viršaus arba tiesiai virš raidės korpuso. Visuotinai priminkite gavėjui, kaip kalbama apie komunikatą, pvz., „Neseniai aptartą diskusiją apie projektą X“. Aiškiai nurodykite, kad visa, ką gavėjas ketina skaityti, turinys bus laikomas visiškai konfidencialia - nė viena šalis turėtų jį peržiūrėti, išskyrus aiškiai nurodytus gavėjus.
Kiti aspektai
Prieš išsiųsdami konfidencialią dokumentą kitai šaliai tam tikromis aplinkybėmis, yra protinga, kad asmuo peržiūrėtų ir pasirašytų neatskleidimo sutartį (NDA), ypač jei tai yra labai konfidencialūs duomenys. NDA apibrėžia, kas yra įtraukta, kai kalbate apie konfidencialią informaciją, gavėjo įsipareigojimus ir bet kokį konkretų tvarkaraštį, skirtą informacijos privatumui išlaikyti. Patvirtinkite pagrindines savo neatskleidimo sutarties sąlygas savo motyvaciniame laiške. Taip pat turėtumėte įtraukti pasirašytos NDA kopiją tiesiogiai už motyvacinio laiško.
