Verslo susitikimų darbotvarkė naudojama bendraujant svarbius klausimus, kurie bus aptarti susitikime. Šis dokumentas leidžia visiems dalyviams tinkamai pasirengti susitikimo temoms.
Verslo susitikimų darbotvarkėje turi būti atsakyta į tam tikrus klausimus: kokia tema yra diskusijų tema? Kodėl tai turėtų būti aptarta? Kas dalyvaus diskusijoje? Kas yra atsakingas už tam tikras temas? Kiek laiko bus aptariama tema susitikime?
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Teksto apdorojimo programa
Sukurti naują dokumentą su susitikimų darbotvarke kaip pavadinimą ir failo pavadinimą. Jūsų patogumui tokiu būdu galbūt norėsite formatuoti failo pavadinimą: Susitikimo darbotvarkė_YYYY_MM_DD. Tokiu būdu, kai pažvelgsite į savo aplankus, bet kokia konkreti darbotvarkė bus lengvai surandama.
Įveskite posėdžio datą, vietą ir žmonių, dalyvaujančių susitikime, pavadinimus. Ši informacija bus itin svarbi, ypač stebint tam tikros temos, projekto ar klausimo pažangą.
Sukurkite lentelę su 5 stulpeliais pavadinimu „Susitikimo darbotvarkė (susitikimo data)“.
Įveskite „Temą“ kaip pirmą stulpelio pavadinimą. Tada įveskite kiekvieną aptariamą susitikimo temą.
„Antrajame stulpelyje“ įveskite „Tikslai / tikslai“. Labai trumpai nurodykite pageidaujamą galutinį rezultatą kiekvienai temai susitikimo metu.
Įveskite „Team“ kaip trečiąjį stulpelio pavadinimą. Atkreipkite dėmesį į žmones, kurie bus atsakingi už temos pristatymą ar kalbėjimą jos vardu. Jei temoje yra komandos vadovas, būtinai atkreipkite dėmesį į tai.
Pagrindinė „Strategija“ - ketvirtojo stulpelio pavadinimas. Nurodykite, kaip planuojate spręsti šią temą. Pavyzdžiui, „protingumas“, skirtas idėjoms generuoti, „peržiūra“, norint pereiti per pasirinktą rezultatą ar projektą, „sprendimas“, jei reikia priimti sprendimą, arba „informacija“, jei reikia bendrinti bendrą informaciją.
Įveskite „Time“ kaip penktą stulpelio pavadinimą. Nurodykite, kiek minučių kiekvienai temai bus skirta diskusijoms. Tai būtina norint išlaikyti gerą idėjų srautą posėdžių salėje ir pateikti savo susitikimo struktūrą.
Išsaugokite dokumentą po kiekvienos eilutės įvedusios visą žinomą informaciją.
Patarimai
-
Lentelė yra tik pagrindinis būdas organizuoti diskusijų temas. Jūs galite laisvai formuoti savo verslo susitikimų darbotvarkę skirtingai, jei visi šie elementai yra įtraukti.
Svarbu skirti pakankamai laiko, kad galėtume aptarti pasirinktas temas, bet ne per daug laiko, nes kitaip diskusijos tęsiasi. Paklauskite pranešėjų, kiek laiko jiems reikės pristatyti savo temomis.
Įsitikinkite, kad visi posėdžio dalyviai gauna darbotvarkę bent prieš dieną iki siūlomo susitikimo. Tai suteiks kiekvienam laiko pasiruošti ir, jei reikia, padaryti darbotvarkės pakeitimus.
