Organizuota ir išvystyta susitikimų darbotvarkė užtikrina, kad visi svarbūs dalykai būtų aptariami atitinkamame susitikime. Kontūro struktūra padeda vadovauti susitikimo krypčiai, kad nesikartotumėte iš vienos temos į kitą, kad verslas būtų vykdomas efektyviau. Pradėkite savo darbotvarkę gerai prieš susitikimą, kad galėtumėte sukurti kelis projektus ir išsiųsti juos dalyviams prieš susitikimą, kad jie žinotų, ko tikėtis.
Užsirašykite visas temas, kurios jums reikia susitikime. Pradėkite kuo plačiau. Pvz., Užsirašykite „Planavimas“, kuriame gali būti kelios temos. Naudokite visas ankstesnių susitikimų, el. Laiškų ir informacijos pastabas, kad turėtumėte visas reikalingas temas.
Bendraukite su kitais susitikimų planuotojais ar dalyviais, ir paklauskite, ar jie turi temų, kurioms reikia dėmesio. Suteikite jiems terminą siūlomoms temoms ir daiktams, kad galėtumėte atlikti bet kokius tolesnius tyrimus ar susirašinėti, jei reikia, tada įterpti juos į kontūrą.
Organizuokite savo temas. Ieškokite temų, kurias galima įdėti į didesnę temą. Jei ne, pereikite prie kiekvienos bendros temos ir suskirstykite jį į konkrečius darbotvarkės klausimus. Pavyzdžiui, gamybos susitikimo darbotvarkėje gali būti „bandomieji konfliktai“ ir „prisiminti datos“ pagal temą „Planavimas“.
Sudarykite pagrindines temas pagal svarbą. Nuspręskite, kokias temas pirmiausia turėtumėte apibūdinti, atsižvelgiant į tai, kiek jie yra svarbūs, kiek laiko jums reikės aptarti, ir dėl specialių aplinkybių, pvz., Asmuo, pateikiantis tą susitikimo dalį, kuriai reikia palikti anksti.
Įrašykite pagrindines temas vertikalaus sąrašo šriftu, didesniu šriftu, maždaug nuo 14 iki 16 taškų šriftu. Vieną kartą įterpkite arba pažymėkite skirtuką ir užrašykite kiekvieną paprogramę tiesiogiai po pagrindine tema. Galite suskaičiuoti temas ir temas, kaip norite. Įtraukite bet kokius išsamius taškus po kiekviena paprogramė.
Įrašykite ir įtraukite tuos daiktus taip pat, kad jie sėdėtų po subtopine, tik dešinėje. Dauguma programinės įrangos automatiškai įtraukia, užrašo ir numerį, kai pagrindinio arba subtopo pabaigoje paspausite „Enter“ ir „Tab“.
Viršutiniame dokumento centre įveskite visą būtiną susitikimo informaciją, įskaitant susirinkimo pavadinimą ir datą, laiką, vietą, pakviestus ar laukiamus dalyvius ir susitikimo organizatoriaus kontaktinę informaciją, galbūt save.
Užrašykite kiekvienos temos vedėjo pavadinimą šalia pagrindinės ar antrinės dalies, jei taikoma. Atkreipkite dėmesį, kiek laiko suteikiate kiekvienai temai. Pasitarkite su vedėju, kad įsitikintumėte, jog suteikiate jai pakankamai laiko.
