Priekinio biuro procedūros turėtų būti pritaikytos jūsų verslui. Pavyzdžiui, medicinos ar dantų gydymui reikės skirtingų procedūrų nei advokatų kontora, surinkimo agentūra, kirpykla ar gamykla. Skirkite laiko, kad parengtumėte išsamų kontrolinį sąrašą, kuriame būtų aptarti svarbūs biuro tikslai ir uždaviniai.
Pagrindai
Įmonėms, kurios gauna nuolatinį klientų srautą, pirminės įstaigos procedūros turėtų atspindėti bendrą verslo aplinką. Šiltas, kviečiantis verslas akcentuos šypseną ir profesionalaus telefono etiketo palaikymą. Medicinos ar stomatologijos įstaigos labai priklauso nuo nuolatinių pacientų srautų. Taigi, klinikoje pirminėje įstaigoje turėtų būti pakankamai darbuotojų, kurie galėtų patikrinti pacientus, atsakyti į paciento klausimus asmeniškai ir telefonu ir tvarkyti paciento išvykimą, įskaitant mokėjimo ir tvarkaraščių sekimo procedūrų gavimą. Apsvarstykite galimybę dirbti su telefono paslauga, kad galėtumėte tvarkyti pokalbius po valandos.
Planavimas
Svarbi sėkmingo biuro darbo dalis yra verslo susitikimų tvarkymas. Front office darbuotojai turėtų susisiekti su klientais dieną prieš jų paskyrimą ir patvirtinti numatytą laiką. Sukurkite atšaukimo arba nerodymo sąrašą, kad galėtumėte suplanuoti kitus susitikimus, kad užpildytumėte nukritusius. Viešbučio „Front Office“ darbuotojai turėtų saugoti tikslius kambario įrašus, nes tai tiesiogiai veikia kambario aptarnavimą ir namų ruošos operacijas. Priekinių biurų darbuotojai, turintys pagrindines, vidurines ir aukštesnes mokyklas, turėtų išlaikyti tikslius studentų įrašus, įskaitant tuos, kurie susiję su studentų nebuvimu ir lankytojais.
Patobulinimai
Nuolat vertinti biuro procedūras. Jei radote galimybių tobulėti, sukurkite ir įgyvendinkite tinkamas strategijas. Jei priekinis biuras yra užvaldęs skambučius ir ne visada gali suteikti puikią klientų aptarnavimo paslaugą, apsvarstykite galimybę pakeisti telefono sistemą (pvz., Naudojant kompiuterio telefonų sistemą) arba naudoti momentinių pranešimų technologiją, kad būtų galima įvertinti darbuotojų prieinamumą. Įvertinkite, ar jūsų biuro bylų tvarkymas gali būti pagerintas einant kompiuteriu.
