Nepelno organizacijos yra tikrinamos iš įvairių suinteresuotųjų šalių dėl jų pasitikėjimo labdaros aukomis arba dėl to, kad jos yra neapmokestinamos. Siekiant užtikrinti, kad pirkimų praktika būtų perduodama, kai ją peržiūrėtų žiniasklaida, donorai, Vidaus pajamų tarnyba ar kitos suinteresuotosios šalys, svarbu sukurti viešųjų pirkimų politiką, kad būtų išvengta galimų interesų konfliktų ar skaidrumo stokos.
Keli pasiūlymai
Kai kurie neprofesionalai reikalauja, kad pirkimai, viršijantys tam tikrą dolerio lygį, būtų pateikti pasiūlymui, o organizacija gauna kelis pasiūlymus įvairiems pardavėjams. Tai padeda sumažinti galimybę, kad pirkimo agentas, departamento vadovas ar vykdomasis direktorius gali atlyginti sutartį su draugu, šeimos nariu ar verslo partneriu, kuris siūlo asmeninį atlygį ar tiesioginį kyšį. Tai taip pat trukdo ilgametei tiekėjui kasmet didinti kainas arba sumažinti paslaugas, nes žino, kad jis neturi konkurencijos.
Mažas pasiūlymas prieš geriausią pasiūlymą
Pirkimo politikoje gali būti reikalaujama, kad jūsų organizacija imtųsi mažiausios kainos, susijusios su projektais, paslaugomis ar prekėmis, arba leis jums priimti geriausią pasiūlymą. Geriausias pasiūlymas gali būti ne pigiausias, bet tai gali suteikti geresnę vertę organizacijai. Pavyzdžiui, viena sporto rinkodaros įmonė gali pasiūlyti 10 kilometrų kelio važiavimą už mažesnį mokestį už kitą įmonę, tačiau aukštojo kainos pasiūlymo teikėjas gali turėti daugiau patirties važiuodamas keliais ir turėti daugiau kontaktų, galinčių pirkti rėmimą. Kai kuriais atvejais ne pelno siekianti įmonė gali leisti sudaryti sutartį kitai įmonei nei mažiausias pasiūlymo teikėjas, jei sutartis yra tam tikros mažiausios kainos procentinė dalis, o pirkimo agentas, departamento vadovas ar vadovybė gali parodyti priežastis, kodėl mažiausia kaina nėra geriausias pasiūlymas.
Prašymai pateikti pasiūlymus
Kurkite ir pateikite paraiškų dėl projektų, paslaugų ar prekių, kurios yra didesnės už konkrečią dolerio sumą, dalį pagal savo viešųjų pirkimų politiką. RFP yra standartinė procedūra, kuria įmonės naudojasi ir perduoda potencialiems konkurso dalyviams tokius pačius objektyvius sutarties reikalavimus. RFP padeda neprofesionalams atlikti obuolių ir obuolių palyginimus.
Interesų konfliktas
Norėdami išvengti favoritizmo ar favoritizmo atsiradimo, paprašykite savo valdybos narių ir vadovų, jei jie turi draugų, šeimos narių ar verslo partnerių, kurie parduoda jūsų įsigytas prekes ar paslaugas. Daugelis ne pelno institucijų turi politiką, draudžiančią organizacijai vykdyti sandorius su įmonėmis, kurios yra glaudžiai susijusios su pagrindinėmis suinteresuotosiomis šalimis. Prieš patvirtindami dideles sutartis, pasidalykite galimų verslo partnerių pavadinimais su pagrindiniais suinteresuotaisiais subjektais, kad nustatytumėte, ar bet kuris iš jų turi konfliktą.
Skaidrumas
Kadangi pelno nesiekiančios įmonės nekonkuruoja su kitomis įmonėmis, jos labiau gali atskleisti verslo informaciją visuomenei. Padarykite savo viešųjų pirkimų politiką lengvai prieinamą savo svetainėje. Į valdytojo tarybą valdybos posėdžiuose pateiktame iždininko pranešime įtraukite informaciją apie didelius pirkimus.
Tvarumas
Galbūt norėsite teikti pirmenybę įmonėms, naudojančioms „ekologišką“ verslo praktiką. Tai gali apimti įmones, kurios viešai paskelbė ir įrodė iniciatyvas sumažinti energijos ir vandens naudojimą, perdirbti, naudoti organines ir netoksiškas medžiagas arba sumažinti pakuotes.
