Efektyvūs komunikacijos planai suteikia naudos organizacijoms ir dažnai skiriasi tarp programų sėkmės ir nesėkmės. Bet kas yra veiksmingas komunikacijos planas? Bendravimas apibrėžiamas kaip „procesas, kuriuo asmenys keičiasi informacija per bendrą simbolių, ženklų ar elgesio sistemą.“ Efektyvus komunikacijos planavimas padeda įveikti kliūtis kuriant bendrą kalbą ir formuojant pranešimą. Šie planai padeda organizuoti pagrindinę pranešimų hierarchiją ir tiksliai apibrėžti auditoriją dėl laiko ir pristatymo.
Planas veiksmingai bendrauti
Efektyvūs komunikacijos planai nustato pranešimo valdymo, rezultatų pasiekimo ir sėkmės vertinimo etapą. Planuose nurodomi pagrindai, kas, kas, kur, kodėl ir kaip bet kokiam komunikacijos projektui, programai ar bendrovei. Plano sukūrimas verčia jus galvoti apie savo tikslus ir numatyti reakcijas, įskaitant kliūtis, prieš pradedant viešai paskelbti. Komunikacijos planas taip pat sutelkia jūsų pastangas teikdamas kontekstą, nustatydamas prioritetus ir tobulindamas derinimą. Tai leidžia jums sukurti nuoseklią žinią, kuri sukuria pagreitį ir yra pritaikyta naudojamai žiniasklaidai.
Plano kūrimas
Nors komunikacijos planai skiriasi, priklausomai nuo jų apimties ir tikslo, kai kurie pagrindiniai komponentai yra šie: Analizuokite situaciją. Kokia yra problema ar galimybė? Kaip keičiasi pramonė ar įmonė? Ar pradedate ką nors naujo? Ar turite tyrimų ar apklausos duomenų? Ar tai yra kritinė ar krizinė situacija? Ar svarbūs ekonominiai ar politiniai veiksniai? Kas yra istorija? Nustatykite pagrindinę ir antrinę auditoriją. Koks jūsų auditorijos dydis? Kokios yra jų žinios apie situaciją? Kaip jie bus įgyvendinti? Ar jie imlūs? Supaprastinkite pranešimą. Kodėl jiems reikia šio pranešimo? Ar įtakojate savo auditoriją? Paklausti jų imtis veiksmų? Ar jie priešinasi? Ar pranešime yra sluoksnių? Nustatykite paskirstymą. Kaip pasieksite savo auditoriją? Ar grupės gali jums pranešti apie šį pranešimą? Kokios žiniasklaidos priemonės atitinka jūsų pranešimą? Kaip greitai reikia išeiti? Kas yra jūsų auditorijos pirmenybė? Nusistatyti tikslus. Ką bandote pasiekti? Kaip jūs žinosite, ar tai pasieksite? Ar tai išmatuojama? Kiek laiko turėtų užtrukti? Kas yra jūsų biudžetas? Išmatuokite rezultatus. Ar pasiekėte savo tikslus? Ar reikalingi tolesni žingsniai? Ar reikia matuoti per tam tikrą laikotarpį?
Komunikacijos planų tipai
Priklausomai nuo jūsų verslo, bendravimo planai paprastai randami įvairiuose organizacijos lygiuose. Verslo požiūriu, plane dėmesys sutelkiamas į verslo viziją, misiją ir strategijas. Tai taip pat galėtų apimti visos organizacijos ženklą. Produktų lygmeniu komunikacijos planai gali padėti pradėti gaminį, išplėsti produktų liniją, sukurti prekės ženklą arba padidinti rinkos dalį. Ryšių su visuomene grupė siekia, kas yra vertinga, ir kaip naudotis žiniasklaida, kad pasiektų kelias rinkas. Tai taip pat gali apimti ryšius su krize ir bendruomenės santykius. Žmogiškųjų išteklių srityje pagrindinis dėmesys skiriamas darbuotojų ryšiams. Kaip mes galime perduoti informaciją savo darbuotojams apie strategijas, programas, pokyčius ir mokymą? Investuotojų santykiams tikslas yra gauti finansinį susidomėjimą įmone, kurti reputaciją toje bendruomenėje ir padidinti reitingus.
Žodžio išjungimas
Augant žiniasklaidai, komunikatoriai turi daug pasirinkimų, tačiau žinant savo auditoriją yra labai svarbu. Paklauskite savo rinkų, ką jie dažnai naudoja. Nustatykite, kokio pranešimo reikia. Ar tai skubi? Ar jums reikia atsiliepimų? Ar kuriate bendruomenę? Kiekvienas iš jų sukurtų skirtingą paskirstymo sistemą. Daugeliu atvejų, norint užtikrinti, kad pranešimas pasiektų jūsų rinką, būtina daugiau nei viena ryšio priemonė. Bendrieji platinimo kanalai yra: El. Laiškų susitikimai Socialinės žiniasklaidos priemonės („Twitter“, „Facebook“, „LinkedIn“, „MySpace“) Tinklalapiai / dienoraščiai Informaciniai biuleteniai / naujienos Pranešimai Pranešimai spaudai Laiškai Leidiniai Vadovėliai Televizija Radijas Video Webinarai / žiniatinklio transliacijos Mokymai
Kelių blokai iki veiksmingų komunikacijos planų
Vienas svarbiausių veiksnių, lemiančių neveiksmingą bendravimą, yra skirtumas, kaip mes kalbame, skaityti ir galvoti. Mes kalbame apie 100 žodžių per minutę, skaitome apie 200 žodžių per minutę, bet mūsų mintys dirba daugiau nei 500 žodžių per minutę. Tai reiškia, kad mes galime lengvai išsiblaškyti. Pridėkite prie mūsų augančio gaunamų el. Laiškų sąrašo, vis daugiau tradicinių ir internetinių žiniasklaidos šaltinių ir mūsų, atrodo, begalinius susitikimus. Veiksmingas planas turi išspręsti šias problemas, surenkant konkrečių interesų grupių žinias, gaunant grįžtamąjį ryšį ir taikant šiuos duomenis kuriant veiksmingus pranešimus. Dažniausiai tai reiškia, kad laikui bėgant tiekiama daug pranešimų.
