Norite, kad jūsų darbuotojai pasinaudotų atostogų laiku savo nuožiūra, tačiau jūsų darbas yra užtikrinti, kad visus metus dirbate visuose padaliniuose, todėl įprastas verslas gali tęstis. Vienintelis būdas koordinuoti darbuotojų atostogas yra sukurti pagrindinį atostogų kalendorių. Norėdami palyginti tvarkaraščius ir tinkamai valdyti darbuotojų atostogų laiką, galite naudotis įvairiomis programomis internete arba kompiuteryje. Taip pat galite laikyti popieriaus kalendorių, jei pageidaujate šio metodo.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kalendoriaus programa
-
Kalendoriaus šablonas
Elektroninis kalendorius
Eikite į pasirinktą kalendoriaus programinę įrangą savo kompiuteryje ar internete. Yra keletas programų, skirtų sukurti elektroninį kalendorių, įskaitant teksto apdorojimo programas, kalendoriaus programinę įrangą ar internetines programas.
Pasirinkite parinktį, jei norite pridėti naują kalendorių, ir pridėkite įmonės pagrindinio atostogų kalendoriaus pavadinimą. Išsaugokite ją standžiajame diske arba į norimą vietą tinkle ar internete, remiantis programinės įrangos pasirinkimu. Užblokuokite visas dienas ar savaites, kurių darbuotojai negali priimti atostogų, arba informuoti vadovus apie šią galimybę.
Sukurkite pasirinktos programinės įrangos profilius, kurie nustato privilegijas ir galimybes žmonėms. Pvz., Jums ir jūsų atsarginei kopijai reikia visuotinių administracinių teisių, kad galėtumėte atlikti visus pakeitimus, tačiau vadovams gali tekti pridėti tik įvykius su pradžios ir pabaigos laikais, kuriuos vėliau patvirtinsite. Pridėkite vartotojus ir jų naudotojų vardus prie programos ir pridėkite jiems tinkamą profilį. Leiskite vadovams sukurti savo individualius slaptažodžius arba pridėti bendrinį, kurį jie gali keisti. Galiausiai, norėdami, kad kalendorius būtų prieinamas visiems darbuotojams, sukurkite profilį ir slaptažodį su tik peržiūros parinktimis, kurias gali naudoti bet kuris darbuotojas. Jei turite daug darbuotojų, galbūt norėsite sukurti kelis bendrus naudotojus ir slaptažodžius, turinčius peržiūros parinktis.
Sukurkite elektroninį šabloną, kurį darbuotojai gali naudoti prašydami atostogų laiko iš savo vadovų. Pridėkite vietą savo vadovo patvirtinimui. Šį šabloną galite padaryti iš teksto apdorojimo arba skaičiuoklės programos. Padarykite šį šabloną visiems vadovams, kad jie galėtų savo darbuotojams reikalauti atostogų.
Reikalauti, kad skyriaus vadovai patvirtintų darbuotojų pateiktus atostogų prašymus. Paprašykite, kad vadybininkas pateiktų atostogų užklausas į elektroninį kalendorių, bet atsiųskite jums patvirtintos atostogų užklausos kopiją. Kai kurios įmonės reikalauja, kad valdytojai šiuos prašymus perduotų, o kiti gali reikalauti, kad kalendoriuje būtų atnaujintos atostogų užklausos konkrečioje savaitės dieną. Jei reikia, peržiūrėkite ir patvirtinkite pridėtas atostogas.
Išspausdinkite pagrindinio atostogų kalendoriaus kopiją ir paskelbkite jį darbuotojo poilsio kambaryje, virtuvėje ar poilsio kambaryje.
Stebėkite visus atostogų prašymus, kad užtikrintumėte, jog darbuotojai turi laiko atostogoms knygose. Išspausdinkite patvirtintas atostogų užklausas ir saugokite kopiją savo personalo bylose. Persiųskite elektroninę atostogų užklausos kopiją už darbo užmokestį už savo įrašus.
Popieriaus kalendorius
Atsisiųskite nemokamą kalendorių iš interneto arba pasirinkite pasirinktą programinės įrangos kalendoriaus šabloną. Spausdinkite šio kalendoriaus kopiją. Jei reikia, galite gauti tuščius kalendoriaus šablonus iš biuro prekių parduotuvių. Paskelbkite kalendorių centrinėje vietoje, pvz., Biuro virtuvėje, poilsio kambaryje arba pašto kambaryje.
Užblokuokite visas savaites, kai darbuotojai negali atostogauti. Šias sritis galite pilkšnioti arba įdėti dideles X dienas, kai darbuotojams neleidžiama kilti.
Reikalauti, kad darbuotojai parašytų savo prašymus dėl laiko ir juos perduotų savo vadovui patvirtinti. Kai vadybininkas patvirtins, prašymas perduodamas jums. Tada patikrinkite kalendorių, kad įsitikintumėte, jog visos jūsų įmonės sritys turi reikiamą darbuotojų skaičių prieš patvirtindami užklausą dėl laiko.
Prireikus pridėkite patvirtintas atostogas į įmonės kalendorių. Persiųsti patvirtintas atostogų užklausas darbo užmokesčiui ir išlaikyti darbuotojo personalo bylos kopiją.
Patarimai
-
Prieš kurdami atostogų kalendorių peržiūrėkite įmonės politiką ir procedūrų skyrių atostogoms. Jei to neturite, turėsite sukurti politiką ir būdus, kaip prašyti atostogų pagal procedūras, pasirinktas elektroniniams arba popieriniams kalendoriams.
Įsitikinkite, kad politika apima informaciją, nurodančią, kad užklausos priklauso nuo vadovo patvirtinimo ir turimo atostogų laiko. Jei norite išsiaiškinti su politika susijusius klausimus, galbūt norėsite įtraukti kalbą, kuri apibrėžia pirmąjį, pirmąjį tarnautą, teisingumo pagrindą, bet nurodo, kada kelis darbuotojus tuo pačiu laikotarpiu tuo pačiu metu kreipiasi dėl atostogų, atostogas suteikia pirmenybę.
Darbuotojų vadovo procedūrų skiltyje įrašykite laiko prašymo formą. Prireikus ištraukite atnaujintas kopijas, kad jas būtų galima įtraukti į vadovą.
Įspėjimas
Peržiūrėkite savo politiką ir procedūras, kad užtikrintumėte, jog jie atitinka valstybės ir federalinius įstatymus. Nors įmonės neprivalo duoti darbuotojų atostogų, kai jos tai daro, programos administravimo metu jos privalo laikytis federalinių ir valstybinių įstatymų.
Į politiką įtraukite atostogų kaupimo schemą, kad darbuotojai suprastų, kiek atostogų jie turi teisę į savo tarnybos metus.
