Asmuo, sveikinantis klientus, kai jie patenka į biurą, pateikia įmonės įvaizdį. Neorganizuotas, abejingas administratorius pristato kompaniją kaip neprofesionalų ir nepagrįstą. Tuo tarpu nuoširdžiai vertina dėmesingas personalas, kad klientas jaustųsi vertinamas ir galėtų paskatinti ilgiau palaikyti santykius su įmone. Taip pat prisiminkite, kad tam tikrų tipų biuruose, pavyzdžiui, gydytojo ar gydytojo kabinete, ir prieš svarbius susitikimus, pavyzdžiui, interviu, lankytojai gali jaustis nervingi. Draugiškas pasveikinimas gali padėti jiems lengvai atsikratyti.
Padėkite savo stalą į priekį prie įėjimo, kad matytumėte klientus, kai jie įeina. Įsitikinkite, kad kiekvienos dienos pradžioje biuras atrodo tvarkingas ir saugo visą dieną. Greitai pristatykite paketus arba išimkite juos iš akių. Laikykite dokumentus tinkamai užpildytus ir prieinamą knygą. Turėkite tinkamas kompiuterio programas, kad galėtumėte lengvai ieškoti kliento informacijos.
Šypsotis ir pasveikinkite klientą, perduodami tikrą šilumą ir entuziazmą. Naudokite pasveikinimą, kad signalai, kuriuos jūs tikėjotės, jei taip yra, bet tik tada, jei žinote, kad tai yra klientas, kurį tikitės. Jei laukiate kliento savo advokatų kontoroje 9 val., O žmogus, apsirengęs verslo susitikimui, vaikšto, galite šypsotis ir pasakyti: „Sveiki, tu John? Tai labai malonu susitikti su jumis.“ Niekada nenurodykite pilno kliento vardo - laikykite šią informaciją konfidencialia. Naudokite bendresnį pasveikinimą, jei nežinote kliento, pvz., „Labas rytas, Sveiki atvykę į„ XYZ Firm “.
Suteikti pagalbą klientui organizuojant susitikimą, suteikiant jai dokumentus, kuriuos ji turi užpildyti arba leisti jai žinoti, kad pasakysite atitinkamam asmeniui, kad ji atvyko. Leiskite klientui žinoti, kiek laiko jam gali tekti laukti. Paklauskite jos, ar ji turi kokių nors klausimų ir atsakys į juos kuo geriau. Jei privalote patikrinti atsakymą, įsitikinkite, kad tai padarysite.
Skatinkite klientą atsipalaiduoti laukdami. Siūlykite kliento gaiviuosius gėrimus, pavyzdžiui, vandenį, kavą ar arbatą. Jei klientas atsisako pasiūlymo, pasakykite jam, kad praneštų, ar jis keičia savo protą. Toliau šypsotis ir užmezgę kontaktus su klientu, perduodami šilumą ir entuziazmą.
Maloniai paprašykite kliento palaukti, kol turėsite atsakyti į telefoną. Atsakykite į telefoną su sveikinimu, pavyzdžiui, „Labas rytas, tai yra„ Terri “iš„ XYZ Firm “. Ačiū skambinančiam asmeniui už tai, kad jį užsitarnavote ir užtikrinsite, kad jums bus teisus su juo. Tada kreipkitės į klientą biure.
Vadovaukitės savo biuro protokolu, kuriuo siekiama pristatyti klientus darbuotojams. Pakvieskite darbuotoją, kai tik atvyksta klientas, jei žinote, kad darbuotojas nėra susitikęs su kitu lankytoju. Priešingu atveju paskambinkite atitinkamą darbuotoją telefonu, kai planuojama pradėti kliento paskyrimą.
Pakvieskite klientą į personalo nario biurą, jei tai yra jūsų biure priimta procedūra, o darbuotojas nurodė, kad nori pradėti susitikimą. Arba galite pakviesti darbuotoją į laukimo zoną, kad susitiktų su klientu. Pristatykite klientą ir darbuotoją, jei jie dar neįvyko, naudodami pavardes ar pavardes, priklausomai nuo jūsų įmonės pageidavimų.
