Visų jūsų įmonės pajamų ir išlaidų stebėjimas gali atrodyti didžiulis net ir tada, kai dirbate su maža įmone. Atlikti skaičiavimai, ataskaitos rengimui, sąskaitų apmokėjimas ir mokesčiai. Finansų sąrašas, kurį reikia surinkti kas mėnesį, kas ketvirtį ir kasmet, dažnai yra neribotas.
Geros naujienos yra tai, kad mažų įmonių apskaitos programinė įranga padeda supaprastinti procesą. Tinkama programinė įranga leidžia jums stebėti visą savo finansinę informaciją vienoje vietoje ir pasiekti realaus laiko ataskaitas, kurių reikia, kad jūsų kompanija veiktų sklandžiai.
Kodėl reikia „Small Business Accounting Software“?
Smulkaus verslo apskaitos programinė įranga leidžia netgi matematiniu būdu užginčyti tikslius finansinius įrašus. Užuot rankiniu būdu stebėję pirkimus, kvitus ir pelną iš stalinių kompiuterių skaičiuoklių, galite sutaupyti laiko ir darbo jėgos, sekdami viską elektroninėje apskaitos programoje.
Yra daug naudos naudojant mažų įmonių apskaitos programinę įrangą, kuri gali padėti jūsų įmonei veikti efektyviau. Kai kurie privalumai yra šie:
- Supaprastina apskaitą. Naudodamiesi smulkaus verslo apskaitos programine įranga, vienoje vietoje turite prieigą prie visos finansinės informacijos. Neturite pasitarti su keliais departamentais, kad gautumėte reikalingą informaciją arba laukite mėnesio pabaigos, kad galėtumėte peržiūrėti savo finansinius duomenis. Vietoj to galite prisijungti prie savo apskaitos programinės įrangos bet kuriuo dienos ar nakties metu iš bet kurio įrenginio, kad pamatytumėte, ar sumokėtos sąskaitos, buvo išsiųstas inventorius, kokia jūsų įmonės dalis yra pelninga ir kur galite patobulinti.
- Sumažina žmogaus klaidas. Nesvarbu, kokie yra jūsų darbuotojų kompetencija, visada yra vietos žmogiškosioms klaidoms. Smulkaus verslo apskaitos programinė įranga padeda sumažinti skaičiavimų ir ataskaitų teikimo klaidas, elektroniniu būdu stebėdama finansus. Kai procesai, pvz., Sąskaitų faktūrų išrašymas, laiko apskaitos ir sąskaitų surinkimas, atliekami per apskaitos programinę įrangą, tai dar labiau padidina jūsų finansų tikslumą.
- Leidžia bendradarbiauti komandoje. Smulkaus verslo apskaitos programinė įranga leidžia daugiau nei vienam asmeniui pasiekti jūsų įmonės finansinę informaciją. Galbūt norėsite, kad žmonės, valdantys darbo užmokestį, rinkodarą, inventorių ir pardavimus, galėtų susipažinti su jūsų įmonės realiu laiku teikiama finansine informacija, kad jie galėtų geriau atlikti savo pareigas. Apskaitos programinė įranga, įsikūrusi debesyje arba įkelta į kiekvieno asmens kompiuterį, darbuotojai iš viso įmonės gali prisijungti ir gauti reikiamą informaciją.
- Pateikia įžvalgas. Paspaudus mygtuką, smulkaus verslo apskaitos programinė įranga gali suteikti jums tiesioginį didelės nuotraukos įžvalgų apie jūsų įmonę. Remdamiesi šiais duomenimis, galite geriau pritaikyti savo išlaidas, pardavimų pastangas, inventorių ir personalą, kad jūsų įmonė būtų pelningesnė.
- Saugo informaciją. Šiandienos apskaitos programinė įranga yra saugi, todėl jūsų įmonės informacija lieka įmonėje. Dauguma programinės įrangos užšifruoja informaciją, kad ją galėtų pasiekti tik jūsų įmonė. Dauguma kiekvienam darbuotojui pateikia individualius prisijungimus, kad tik tam tikri žmonės galėtų matyti tam tikrus finansinės informacijos aspektus. Pavyzdžiui, galite suteikti savo žmogiškųjų išteklių vadovui prieigą prie laiko lapų ir darbo užmokesčio, o ne visos kitos įmonės finansinės informacijos. Jei priimate mokėjimus tiesiogiai į savo apskaitos programinę įrangą, jie taip pat yra užšifruoti.
- Kuria momentines ataskaitas. Dauguma smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos leidžia jums pritaikyti reikalingas ataskaitas ir nedelsiant juos gauti, kai tik norite. Galite nedelsiant ištraukti tokias ataskaitas kaip pelno (nuostolio) ataskaitą, pardavimo mokesčio suvestinę, sąskaitos faktūros istoriją, surinktus mokėjimus ir išlaidų ataskaitas. Tai padeda sumažinti laiką, kurį jūsų darbuotojai gali išleisti kartu su šios rūšies informacija. Jūs netgi galite automatiškai generuoti ataskaitas, rodančias duomenis tokiu būdu, koks jums prasmingas, pvz., Apskritimo diagramos ar grafikai.
- Teikia konkrečios pramonės srities ataskaitas. Jei pasirenkate smulkiojo verslo apskaitos programinę įrangą, kuri yra būdinga jūsų pramonei, venkite atlikti tinkinimo, kuris gali padidinti programinės įrangos kainą. Jūs taip pat gaunate prieigą prie ataskaitų, kurios yra vertingesnės jūsų įmonei. Pavyzdžiui, jei esate sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas, jums gali prireikti funkcionalumo, leidžiančio apmokėti draudimo bendroves. Jei radote programinę įrangą, kuri yra specifinė sveikatos priežiūros pramonei, ši funkcija gali būti įtraukta arba būti gana prieinamą priedą. Programinei įrangai, skirtai bendroms pramonės šakoms, šios funkcijos sukūrimas jūsų įmonei gali vairuoti programinės įrangos kainą.
- Saugo jus apie geriausią praktiką. Smulkaus verslo apskaitos programinė įranga gali išlaikyti jūsų verslo dabartinę informaciją apie geriausią apskaitos praktiką. Naudodami automatinius programinės įrangos atnaujinimus ir konsultacijas apie naujas funkcijas, galite pasilikti naujausių ataskaitų teikimo ir mokesčių praktikos srityje, neturėdami pasitikėti savo buhalteriu.
Tinkamos rūšies smulkiojo verslo sąskaitos programinė įranga reiškia mažiau galvos skausmų jums ir daugiau laiko, kad visi jūsų darbuotojai sutelktų savo energiją kitur. Taigi, kaip jums pasirinkti tinkamą programinę įrangą jūsų įmonei?
Kas apskaitos programinė įranga yra geriausia smulkiajam verslui?
Nusprendimas gauti mažos įmonės apskaitos programinę įrangą jūsų įmonei dažnai yra paprasčiausia proceso dalis. Sunkesnė dalis yra nuspręsti, kokią konkrečią programinę įrangą naudoti.
Rinkoje yra įvairių variantų, kurių dauguma gali būti pritaikyti Jūsų konkrečiam verslui ir poreikiams. Prieš pradėdami nustatyti, kurią smulkiojo verslo apskaitos programinę įrangą atsisiųsti ar užsiregistruoti, įsitikinkite, kad žinote, kokias funkcijas norite. Skirkite laiko tyrinėti savo pasirinktis ir kiekvienos siūlomos funkcijos.
Sukurkite pageidaujamų funkcijų sąrašą ir kitą sąrašą, kurį norėtumėte turėti, bet be jo. Tai gali būti:
- Atsargų valdymas.
- Bankininkystė
- Darbo užmokesčio ir laiko apskaitos žinutės stebėjimas.
- Sąskaitų faktūrų išrašymas
- Gautinos sumos.
- Atsiskaitymo valandos.
- Pardavimo komisiniai.
- Automatinis atsiskaitymas.
- Keli vartotojai.
Kai žinote, ko norite, pradėkite kainų nustatymą. Nuspręskite, ar norite, kad smulkiojo verslo apskaitos programinė įranga būtų atsisiunčiama jūsų kompiuteryje, arba jei norite gauti prieigą prie debesies pagrindu veikiančios programos, kurią galite pasiekti iš bet kurio įrenginio. Yra daug kainų nustatymo pagal pasirinktą programą, norimas funkcijas ir pritaikymą. Turėkite omenyje biudžetą prieš priimdami galutinį sprendimą, turint omenyje, kad išlaidos padidėja, kai pasirinksite daugiau pritaikymo.
Taip pat apsvarstykite, kokią smulkiojo verslo apskaitos programinę įrangą galite naudoti kuo intuityviau. Nors daugeliui produktų yra panašios savybės, tikrasis prietaisų skydas ir produkto įdiegimas gali skirtis. Turėtumėte pasirinkti vieną, kurį patogiai naudosite, todėl įsitikinkite, kad matote įdomių produktų demonstraciją. Tokiu būdu galite jaustis, kaip jūs naudosite gaminį ir ar tai pakankamai paprasta naršyti. Paskutinis dalykas, kurį norite padaryti, yra daug pinigų investuoti į smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos atsisiuntimą, kuris jums yra pernelyg varginantis.
Be to, kad išbandytumėte programą, gaukite nuorodų, kuriose naudojate jus dominančią programinę įrangą, sąrašą. Jei įmanoma, suraskite tą, kuris yra panašioje pramonėje, kaip ir jūsų, nes jie gali naudoti programinę įrangą taip pat, kaip jūs norėtumėte. Užduokite klausimus apie diegimo procesą, kaip veikia tinkintos funkcijos ir kaip reaguoja klientų aptarnavimo komanda. Atsakymai, kuriuos gausite, padės jums padaryti geriausią sprendimą jūsų įmonei.
Jei turite, prieš priimdami sprendimą pasitarkite su savo IT skyriumi. Gali būti, kad saugojimo ar pralaidumo apribojimai leidžia tam tikroms programoms pasiekti jūsų kompanijoje. Šio techninio pobūdžio dalykai geriausiai tinka tiems, kurie gerai supranta kompiuterių tinklus jūsų įmonėje.
Ar yra kokių nors nemokamų smulkiojo verslo apskaitos programų?
Tinkama smulkaus verslo apskaitos programinė įranga gali būti investicija. Jei nesate visiškai pasiruošę prisiimti finansinį įsipareigojimą, galite rasti nemokamą mažų įmonių apskaitos programinę įrangą internete.
Smulkaus verslo apskaitos programinė įranga, kuri paprastai nemokama, leidžia tik labai svarbias apskaitos funkcijas, pvz., Sąskaitų apmokėjimą ir sąskaitų faktūrų išrašymą. Kai kurios smulkiojo verslo apskaitos programinės įrangos, kurios neapriboja kitų funkcijų, pvz., Leistinų naudotojų skaičiaus, bankų sąskaitų, kurias galima susieti, skaičius ir ribota ataskaitų teikimo funkcija.
Rinkoje yra nemokama apskaitos programinė įranga, turinti daugiau suspaudimo savybių, tačiau kitose srityse gali būti trūksta. Pavyzdžiui, programinė įranga gali leisti sukurti reikalingas finansines ataskaitas, bet nepateikti reikalingos klientų aptarnavimo. Jei nesate labai technologiškai išminties, kliento pagalbos trūkumas gali padaryti nemokamą programinę įrangą savo laiku verta.
Jei ieškote kažką labai paprasto, kuris atneša jums apskaitos programinės įrangos naudojimo ritmą, mažos verslo apskaitos programinė įranga, kuri yra nemokama, gali būti gera pradinio lygio apskaitos programa jums. Daugelis leidžia jums patobulinti daugiau mokamų funkcijų, nes jums patogiau naudotis programine įranga. Turėkite omenyje, kad negalėsite pasiekti daugelio šių funkcijų, jei naudojate tik nemokamą programinės įrangos versiją.
Jei pasirinksite nemokamą maršrutą, būtinai pasirinkite produktą, kuris turi tam tikrą vardą. Perskaitykite kitų naudotojų atsiliepimus ir, kai įmanoma, gaukite rekomendacijas. Kadangi įvedate jautrią ir svarbią įmonės informaciją, nenorite naudoti tik bet kokio smulkiojo verslo apskaitos programinės įrangos atsisiuntimo, kurį rasite internete.
Ar man reikia apskaitininko?
Jums gali būti įdomu, ar jums vis tiek reikalingas buhalteris, jei elektroniniu būdu sekate visus savo finansus. Apskritai atsakymas yra „taip“. Gera idėja yra, kad sertifikuotas profesionalus buhalteris peržiūrėtų jūsų informaciją, kad įsitikintų, jog viskas sekama teisingai, ir kad jūs nieko nepastebėtumėte, nes tai bus gyvybiškai svarbus mokestinis laikas. Buhalteris taip pat jus informuos apie naujausias mokesčių nuostatas ir reikalavimus, kad įsitikintumėte, jog visada laikomasi.
Viena iš daugelio smulkiojo verslo apskaitos programinės įrangos savybių yra galimybė suteikti jūsų buhalteriui prieigą prie programinės įrangos. Paprastai galite pakviesti savo buhalterį į savo paskyrą, kad jie galėtų matyti visą informaciją, kurios reikia norint išlaikyti savo finansus. Jūsų buhalteris turės ribotą funkcionalumą, kad jie negalėtų atlikti pakeitimų be jūsų leidimo.
Jei jau turite buhalterį, galbūt norėsite paklausti, ką ji rekomenduoja smulkiojo verslo apskaitos programinei įrangai. Atsižvelgdama į savo žinias apie jūsų įmonę, ji gali turėti tam tikrų konkrečių rekomendacijų, kas jums geriausiai tinka. Ji taip pat gali turėti tam tikrą pasirinkimą, kokią programinę įrangą geriausiai integruoja su tuo, ką ji naudoja savo pabaigoje.
Tinkamos smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos paieška jūsų verslui padės jums ilgainiui pasiekti finansinės sėkmės. Būtinai atlikite tinkamą pagrindą ir atlikite tyrimus, kad pasirinktumėte produktą, kuris tinka jūsų patirties lygiui, įmonei ir pramonei. Tai investicija į jūsų įmonės ateitį, kurią norite įsitikinti, kad jūs teisingai atliksite pirmą kartą.
