Dotacijos administratorius yra atsakingas už dotacijų pasiūlymų priežiūrą, dotacijų fondų stebėseną ir užtikrinimą, kad visos dotacijos veikla atitiktų sutartį. Administratorius turi būti susipažinęs su visais terminais ir išmatuojamais rezultatais bei pateikti korespondenciją, kurti ataskaitas ir tvarkyti įrašus, įrodančius, kad visos dotacijos sąlygos yra įvykdytos. Duomenų rinkimas, duomenų įvedimas ir analizė yra proceso dalis. Dotacijų administravimas - tai profesinė veikla, kuriai reikia skirti ypatingą dėmesį detalėms ir techninei kompetencijai.
Organizuoti
Surinkite ir organizuokite dotacijos pasiūlymą, visas įkaitas ir vėlesnę korespondenciją, susijusią su apdovanojimu. Naudokite dotacijos skyrius kaip organizacijos pradžios tašką, pvz., Už kiekvieną išmatuojamą rezultatą. Įrašykite visus duomenis, surinktus pagal jos nurodytą rezultatą, todėl informacija yra lengvai prieinama, kai atėjo laikas pateikti mėnesines ar metų ataskaitas. Yra daug dokumentų, susijusių su tinkamu dotacijos administravimu, ir tai turi būti kruopščiai organizuota.
Nurodykite ir pateikite reikiamą formą sutartyje nurodytu būdu ir terminais. Kontrolinio sąrašo ir laiko eilutės sukūrimas pradžioje padės užtikrinti, kad būtų laikomasi reikalavimų.
Nustatyti ir įgyvendinti duomenų rinkimo sistemas, būtinas dotacijos sąlygoms įvykdyti. Kiekvienas išmatuojamas išmatuojamas rezultatas turi būti patvirtintas dokumentais. Pavyzdžiui, jei pažadėjote registruoti 50 studentų, turite turėti registracijos formas ir prisijungimo lapus raštu.
Stebėti biudžetus: stebėkite išlaidas, kad pirkimai ir išlaidos būtų atliekami pagal biudžeto eilutes ir periodiškai pateikiamos ataskaitos apie išlaidas, kad darbuotojai žinotų, kur jie yra susiję su pirkimo ir biudžeto apribojimais.
Gauti dotacijos pakeitimų patvirtinimą, kaip leidžiama pagal sutarties sąlygas, kai dotacijos teikimo laikotarpis vyksta ir kad atsiranda poreikis atlikti pakeitimus. Bet kokius dotacijos sąlygų pakeitimus turi patvirtinti organizacijos vadovas.
Stebėti pažangą siekiant tikslų ir pažadėtų rezultatų bei pasiūlyti pakeitimus, jei jie nebus įvykdyti. Jei nesilaikoma lankomumo tikslų, pavyzdžiui, už įdarbinimą atsakingas darbuotojas turi būti įspėtas, kad jie galėtų imtis taisomųjų veiksmų.
Patarimai
-
Į biudžeto dotacijos eilutę įrašykite administratoriaus atlyginimą. Jei administratorius tvarko daugiau nei vieną dotaciją, įrašykite jas kaip laiko procentą, kurio reikia kiekvienai dotacijai administruoti.
Įspėjimas
Nedarykite klaidos, tikėdamiesi, kad esami darbuotojai suras laiko administruoti didelę dotaciją. 100 000 JAV dolerių ir daugiau apdovanojimų reikalauja daug laiko ir patirties, kad būtų užtikrinta, jog laikomasi reikalavimų, o tikimasi, kad ateityje bus užtikrintas finansavimas.
