Asmenys ir įmonės turi įvairius pasirinkimus, kai kalbama apie dokumentų rinkimo įrangą. Kai kurios parinktys pasižymi aukštu saugumo lygiu, o kitos gali priimti didelį failų tankumą. Jūsų pasirinkimo vieta priklauso nuo to, kiek vietos, failų jautrumas ir pageidaujate fizinių ar elektroninių įrašų.
Fizinė padavimo įranga
Spintelės
The spintelė yra biuro kuokštelinis. Keturi stalčiai, leidžiantys saugoti failus šonuose, yra standartiniai. Pasak „Smead“, dokumentų valdymo įmonės, registravimo spintos yra naudingos, jei reikia saugoti įrašus. Kadangi šios spintos gali būti užrakintos, bendrovė gali apriboti prieigą prie slaptų failų kol kas leidžia darbuotojams ir lankytojams patekti į kambarį.
Iš visų fizinės padavimo įrangos variantų spintos dažniausiai yra Brangiausia ir turi daugiausiai ribotas pajėgumas. Smead pažymi, kad keturių stalčių laikymo spintelė, kurioje užfiksuojama 6 pėdų pločio registravimo sritis, gali turėti apie 8 488 aplankus.
Atidarykite lentyną
Alternatyva laikymo spintoms yra atviros lentynos. Vienetai yra panašūs į atviras knygų spintos ir yra specialiai sukurti aplanko aukščiui ir plotiui. Dizainas leidžia vartotojams lengva prieiga prie failų ir gali būti stacionarus arba būkite mobiliojo ryšio jei prie apačios pritvirtinti volai.
Atviros lentynos taupo erdvę ir pinigus. Smead pažymi, kad lentynos padavimo įranga paprastai yra triskart mažiau brangios nei spintos. Palyginti su keturių stalčių laikymo spinta, septynių pakopų atvirų lentynų sistema turi 80 proc daugiau pajėgumų. Mobilios lentynos gali būti dedamos į didesnį tankį ir siūlo 405 proc. Didesnę talpą nei spintos.
Patarimai
-
Be registracijos įrangos, jums taip pat reikės tiekimas kaip failų aplankai, etiketės ir galiniai skirtukai, kad fizinė sistema veiktų tinkamai.
Skaitmeninė rinkmenų įranga
Išoriniai įrenginiai
Patogu naudoti kompiuterio vidinį standųjį diską failams saugoti, tačiau rizikuojate prarasti informaciją, jei standusis diskas yra sugadintas arba fiziškai sugadintas. Norėdami sumažinti šią riziką, naudotojai gali norėti kurti atsargines duomenų kopijas į išorinį įrenginį. „PC World“ rekomenduoja kurti atsargines atsarginių failų kopijas išorinis kietasis diskas ir a nykščiu perduoti failus, kai reikia.
Patarimai
-
Vartotojai taip pat gali kurti atsargines duomenų kopijas į debesys grindžiamą paslaugą, pvz., „Google“ diską arba „Dropbox“, kuriam nereikia papildomos įrangos.
Serveriai
Įmonės, norinčios, kad kelios šalys turėtų prieigą prie tų pačių duomenų, gali norėti investuoti į serverį. Serveriai veikia kaip a centrinė saugykla daugeliui vartotojų failų. „PC World“ pažymi, kad įmonės gali serveryje talpinti daugiafunkcines programas, pvz., Duomenų bazes ir įmonių išteklių planavimo sistemas. Tai leidžia daugeliui žmonių lengvai turėti prieigą prie tų pačių failų. Serverio duomenys gali būti paremti išoriniu įrenginiu arba debesiu, kad būtų užtikrintas papildomas saugumas.
Fiziniai serveriai atrodo panašus į aukščiausios klasės kompiuterį. Arba įmonės gali pasirinkti „cloud-based hosting“ paslauga - „Amazon Web Services“, „Windows Azure“ ir „Rackspace“ debesies paslaugos yra visos parinktys, kurioms nereikia fizinio serverio.
