Darbotvarkės yra panašios į aukšto oktaninio kuro kiekį susitikimams - jos gali labai pagerinti bet kurio sprendimų priėmimo proceso efektyvumą ir našumą. Viena gera darbotvarkė gali sumažinti pusę susitikimų, reikalingų projektui užbaigti, ir gerokai sumažinti tendencijas susitikimams suskirstyti į diskusijas, kurios nėra naudingos siekiant tikslų.
Darbotvarkės vaidmuo
Darbotvarkės tikslas - palengvinti sprendimų priėmimo procesą tarp grupės narių. Tai gali būti technologijų atnaujinimo arba biudžeto diskusijos. Darbotvarkė padeda susitikimo dalyviams sutelkti dėmesį į galutinį sprendimą. Darbotvarkėse taip pat lengviau įvertinti susitikimo sėkmę, pateikiant tolesnių veiksmų ir atskaitomybės kontrolinį sąrašą.
Formatai
Pirmojoje darbotvarkės eilutėje turėtų būti nurodytas susitikimo tikslas ir tikslas. Kai kurie darbotvarkės formatai pageidauja nurodyti tikslą kartu su sub-tikslais po kiekvieno darbotvarkės punkto. Abu formatai sukuria diskusijų pagrindą. Darbotvarkės gali skirtis nuo paprastų iki sudėtingų. Jie gali apimti priedus ir skaitymo medžiagą arba ankstesnio posėdžio darbotvarkę. Naudojamo formato tipą paprastai nustato susitikimo formalumai ir trukmė. Gera nykščio taisyklė yra ta, kad formatas turi atitikti susitikimo dalyvių suknelę; tai reiškia, kad su sandalais ir šortais susibūręs susitikimas gali tapti neformalia darbotvarke, o kambaryje, kuriame yra tinkami drabužiai, gali reikėti oficialios darbotvarkės.
Neoficialus ir formalus
Trumpas ar neoficialus susitikimas gali būti įtrauktas į el. Laišką arba susitikimo priminimą. Jame gali būti viena eilutė, skirta susitikimo tikslui, o po to - trys penki trumpi diskusijų taškai. Ilga darbotvarkė paprastai yra visas puslapis, kuriame yra pavadinimas, susitikimo vieta, data ir laikas, tikslai ir temos arba diskusijų punktai. Ilgas susitikimas taip pat turėtų apimti laiką kiekvienai diskusijos temai ir pranešėjo pavadinimui. Abu darbotvarkės formatai turėtų baigtis skyriumi „Tolesni veiksmai“ tolesniam darbui. Šie „tolesni žingsniai“ taps darbotvarkės temų pagrindu kitame posėdyje.
