Darbotvarkė yra temų, kurios bus pristatomos ir aptartos per susitikimą, sąrašas. Darbotvarkės yra naudingos daugeliui susitikimų, pvz., Vyriausybinėse institucijose, ne pelno organizacijose ir įmonėse. Į darbotvarkes paprastai įtraukiamas paskutinio posėdžio protokolų arba pastabų, atitinkamų pranešimų, diskusijų temų ir vardinio sąrašo peržiūra.Nors darbotvarkėse užtrunka laiko, ilgainiui jos gali sutaupyti laiko ir išteklių.
Užbaigti diskusijų tikslus
Darbotvarkėse pateikiamos diskusijų temos. Apibūdinimas neleidžia moderatoriui ar susirinkimo nariams pamiršti svarbių įvedamų temų. Kai visos temos yra išsamiai aptartos, susitikimo metu gali būti priimami vertingi sprendimai, o ne skubiai planai rengiami už susitikimo ribų. Įvairių perspektyvų įvedimas ir pasiūlymai pagerina narių kokybę.
Padeda perduoti svarbias naujienas
Darbotvarkės suteikia galimybę nariams pranešti apie svarbius įvykius, tikslus ir užduotis. Darbotvarkės leidžia nariams, kurie gali neturėti prieigos prie visų organizacijos narių, paskelbti svarbias naujienas ir išgirsti įdomias naujienas. Be darbotvarkės pranešimai negali būti perduodami visiems nariams, o tai gali sukelti painiavą ir pasipiktinimą. Į darbotvarkes taip pat įtraukiami ankstesni susitikimai, kurie padeda nariams peržiūrėti padarytą pažangą ir susiaurinti dabartinio posėdžio dėmesį.
Teikia lygias galimybes prisidėti
Darbotvarkėse paprastai paminėti klausimai, kuriuos reikia aptarti kitame posėdyje. Tai suteikia nariams galimybę aptarti diskusijų temas prieš susitikimą. Daugelyje susitikimų atviri nariai yra daugiau nei norintys dalyvauti, o rezervuoti asmenys gali būti abejingi. Tačiau, žinant, kas bus aptarta, nariai gali tirti interesų temas, pagalvoti apie tai, kaip temos taikomos jų sferai, o tada susirinkime apsvarstyti kokybiškus įnašus.
Organizuoja susitikimą
Darbotvarkėje pirmenybė teikiama svarbiausioms veikloms, didinamas našumas ir pagrindinis dėmesys skiriamas nariams. Vien tik darbotvarkės buvimas sukuria formalią atmosferą ir atbaido narius nuo laiko švaistymo. Darbotvarkė rengia moderatorių ir skatina nuoseklumą bei organizavimą. Darbotvarkė taip pat nustato tikslus ir suteikia nariams tikslą. Tai organizuoja narių mintis, susitikimo kryptį ir veiksmus po susitikimo.
Prisideda prie archyvų
Ankstesnių darbotvarkių rinkinys yra ideali informacija išorės ir vidaus institucijoms, organizacijoms ir visuomenei, kad galėtumėte peržiūrėti jūsų organizacijos pažangą. Dokumentai padeda visuomenei ir organizacijos nariams įvertinti ankstesnius sprendimus, priminti jiems ankstesnius įvykius ar svarbius asmenis ir suformuluoti galimus tikslus. Vardinis žodis taip pat padeda administracijai nustatyti labiausiai pasiskirstytus narius, skaičiuojant dalyvavimą ir peržiūrint į susitikimą įtrauktus įnašus. Tai gali padėti priimant sprendimus, kuriuos narius skatinti arba priskirti visuomenei.
