Gerai struktūrizuota susitikimų darbotvarkė yra vertinga priemonė, užtikrinanti, kad susitikimai pasiektų norimus rezultatus per nustatytą laiką. Vykdytinų veiklos krypčių ir konkrečių aptariamų temų sąrašas turėtų būti skirtas dalyviams per susitikimą. Todėl darbotvarkė atlieka svarbų vaidmenį užtikrinant, kad susitikimas būtų produktyvus.
Išankstinis pranešimas
Darbotvarkėje užtikrinama, kad atitinkama informacija apie svarstomus klausimus būtų iš anksto perduota dalyviams. Dėl to ji suteiks dalyviams pakankamai laiko atlikti tyrimus ir konsultacijas, nes darbotvarkėje yra sąrašas temų ar klausimų, kuriuos reikia spręsti. Be to, dalyviai žinos, ar planuojama kalbėti, ar pristatyti. Visi nariai, pakviesti į susitikimą, žino, ko tikėtis.
Susitikimo tikslas
Darbotvarkė yra svarbi, kad dalyviai sutelktų dėmesį į nagrinėjamą temą. Taip yra todėl, kad jame pateikiamas susitikimo tikslų sąrašas, taip pat pagrindiniai klausimai, kurie yra svarbūs, kad diskusija būtų sutelkta į susitikimo tikslą. Arba tai galima pasiekti informuojant dalyvius apie prioritetus arba svarstant visus klausimus ir projektus, kurie turi įtakos kiekvienam dalyviui.
Narių įtraukimas
Be susitikimo tikslo pabrėžimo, trumpas posėdžio pradžios darbotvarkės peržiūra padeda nustatyti susitikimo tempą. Ji taip pat suteikia dalyviams galimybę išsiaiškinti požiūrį į problemą, taip pat, kur susigrąžinti, kai posėdis išeina iš temos. Dėl to dalyviai supranta susitikimo srautą ir tinkamai įsitraukia į diskusijas.
Laiko valdymo įrankis
Darbotvarkė yra žingsnis po žingsnio siekiant veiksmingo ir veiksmingo susitikimo. Tai padeda užtikrinti efektyvų dalyvių laiko panaudojimą, ypač jei darbotvarkėje yra laikas, kuris bus leidžiamas kiekvienam darbotvarkės klausimui. Laikantis laiko paskirstymo, dalyviai padeda susitelkti ties svarbiais klausimais ir rūpesčiais.
