Daugelis spaudos paketų patenka tiesiai į perdirbimo konteinerį. Kai kurie iš šių paketų tiesiog nesidomėjo skaitytojais, bet kiti buvo prastai sujungti. Tinkamas spaudos paketo formatavimas padidins informacijos skelbimo galimybes. Pakuotės siuntimas elektroniniu paštu taip pat padidina galimybę gauti išspausdintą informaciją - ne tik greitai gauti informaciją, bet ir lengvai atkurti medžiagą.
Nustatykite savo tikslus, susijusius su spaudos rinkinio siuntimu, o tada tyrinėkite naujienų organizacijas, kurios galėtų padėti pasiekti šiuos tikslus. Redaktoriai turi labai mažai papildomo laiko, todėl nereikia švaistyti. Nedidelis popierius Ohajas, kuris skelbia tik vietines žinias, nėra suinteresuotas spaudos rinkiniu iš Kalifornijos įvykio. Naujienų stotis, orientuota į finansus, nėra suinteresuota spaudos rinkiniu apie roko koncertą. Nustačius tinkamas laikmenas, suraskite internetą arba skambinkite organizacijai, jei įmanoma, suraskite redaktoriaus el. Pašto adresą ir pavadinimą. Bendras įmonės el. Laiškas gali būti naudojamas, jei redaktoriaus el. Susipažinkite ne tik su žiniasklaidos lizdu, bet ir su žiniasklaidos lizdo stiliumi. Kuo arčiau spaudos rinkinys yra žiniasklaidos organizacijos stilius, tuo geriau.
Parašykite trumpą pranešimą (nuo 3 iki 10 žodžių) apie tai, ką siunčiate el. Laiško eilutėje. Jei įmanoma, pabandykite parodyti, kodėl ši konkreti žiniasklaidos priemonė būtų suinteresuota informacija. Pavyzdžiui, jei rinkinys siunčiamas į vietinį popierių, į temos eilutę įrašykite įvykio ar verslo vietą.
Nurodykite tašką iš karto el. Laiške ir, jei įmanoma, prijunkite tą pagrindinį punktą prie žiniasklaidos priemonės stiliaus ir interesų. Tai, ką įtraukiate į el. Laiško tekstą, priklausys nuo to, kas įtraukta į spaudos rinkinį. Jei žiniasklaidos rinkinys yra tik spaudai, įtraukite teksto tekstą į el. Laiško tekstą ir pridėkite išleidimą patogumui. Jei spaudos rinkinys yra paketas apie įvykį, parašykite trumpą pareiškimą, kuriame nurodoma, kas yra įvykis, kada jis yra ir ką pridedate. Jei spaudos rinkinys yra apie vietinį verslą, parašykite trumpą pareiškimą, kodėl siunčiate rinkinį.
Pridėkite spaudos rinkinio failą prie el. Tačiau atkreipkite dėmesį į tai, kokį failo formatą siunčiate, nes ne kiekviena žiniasklaidos priemonė galės atidaryti kiekvieną failo tipą. Apskritai PDF (Portable Document Formats) gali atidaryti beveik kiekvienas, o žiūrovo programinė įranga yra nemokama. PDF failai taip pat užtikrins, kad tai, ką matote kompiuterio ekrane, yra tai, ką mato gavėjas, be formatavimo pakeitimų iš skirtingų kompiuterių. RTF (Rich Text Format) taip pat yra paprasta atidaryti; tačiau formatas nėra išsaugotas RTF rinkmenoje ir nėra geriausias dokumentams su grafika.
Įsitikinkite, kad nuotraukos, skirtos atkurti, yra pakankamai didelės, kad jas būtų galima atspausdinti aukštos kokybės; nespauskite vaizdo, kad el. paštas būtų išsiųstas greičiau. Tekstinius dokumentus galima sujungti į vieną failą, tačiau nuotraukos, kurios bus svarstomos publikuoti, turi būti pridedamos kaip atskiri failai, nes vaizdai negali būti lengvai atskiriami nuo dokumento. JPG failo formatas dažnai geriausiai tinka vaizdams.
Grįžkite į el. Laiško tekstą. Baigiant, išvardykite, kokius dokumentus pridėjote ir kodėl; taip pat paminėkite, ar failai yra kitokiu formatu. Pasibaigus el. Laiškui nurodykite visą kontaktinę informaciją.
Prieš siųsdami el. Laišką, patikrinkite visus aspektus. Įsitikinkite, kad el. Pašto adresas yra teisingas, el. Pašto korpuse nėra klaidų ir kad pridedami teisingi failai.
