Geriausios sutarčių valdymo praktikos rekomenduoja reguliariai atlikti sutarčių atitikties auditą. Tačiau, skirtingai nei finansinių ataskaitų auditai, kurie paprastai vyksta kasmet, sutarčių peržiūra vyksta dažniau. Pavyzdžiui, inžinerijos ir statybos sutarčių audito tvarkaraštis dažnai apima mėnesinius mokėjimų auditus, taip pat ketvirčio, pusmečio ar metinio audito, skirto ilgesniems projektams, auditą. Visiškai suvokiant atitikties audito procedūras padidėja tikimybė, kad sugausite klaidų, dėl kurių kitaip gali atsirasti išlaidų ir išlaidų viršijimas.
Sukurti audito tikslus
Tais atvejais, kai peržiūra vyksta per sutarties gyvavimo ciklą, bus nustatyti audito tikslai. Kontrolinis auditas, kuris vyksta anksti sutarties gyvavimo ciklo metu, paprastai sutelkiamas į rangovo procesų ir vidaus kontrolės vertinimą. Tikslas - pagerinti ryšius ir nustatyti bei racionalizuoti riziką, susijusią su per didelėmis išlaidomis. Atkūrimo auditas - tas, kuris vyksta kas mėnesį arba iki galutinio sutarties mokėjimo - ieško atsiskaitymo neatitikimų, pvz., Negaliojantys, pervertinti ir dvigubi mokesčiai. Tikslas yra išvengti atsiskaitymo klaidų ir susigrąžinti permokas.
Surinkite audito grupę
Spręsdami dėl audito grupės dydžio ir sudėties, atkreipkite dėmesį į sutarties dydį ir sudėtingumą. Ne mažiau kaip kontrolės ir atkūrimo audito grupėse turėtų būti sutarčių valdytojas, apskaitos skyriaus atstovas ir neutrali trečioji šalis. Tačiau didelėms ar sudėtingoms sutartims gali prireikti papildomų komandos narių, kurie yra susipažinę su sutarčių valdymo ir audito procedūromis. Jei auditas atskleidžia apgaulingą veiklą, gali prireikti patyrusio teismo eksperto arba sukčiavimo tyrėjo.
Kontrolės audito procedūros
Kontrolinis auditas iš esmės nagrinėjamas atsiskaitymo ir mokėjimo procedūromis bei prevencinėmis kontrolėmis. Procedūros apima intensyvią sutarties peržiūrą ir rangovų bei mokėtinų sąskaitų apmokėjimo ir mokėjimo duomenų įvedimo procedūras. Atliekant peržiūrą ieškoma tinkamų vidaus kontrolės priemonių, pavyzdžiui, pareigų atskyrimas, autorizacijos sistema ir informacijos saugumas. Bandymai gali apimti pavyzdinės sąskaitos faktūros sukūrimą, apdorojimą ir mokėjimą, dažnai įvedant tyčines klaidas, kad būtų galima nustatyti, ar esamos kontrolės priemonės yra veiksmingos.
Atkūrimo audito procedūros
Mėnesio atkūrimo auditai sutampa su rangovo paskutine darbo sąnaudų ataskaita ir sumomis, išrašytomis per einamąjį laikotarpį. Auditoriai pradeda peržiūrėti darbo sąnaudų ataskaitą ir lygina ją su atsiskaitymų sutartimis ir mokėjimo sąlygomis. Atsižvelgiant į tai, kad egzistuoja raudonos vėliavos, auditoriai gali pasirinkti ir išbandyti tik kelis ar kelis pavyzdinius sandorius dėl įvairių rūšių išlaidų, pvz., Darbo, medžiagų, administracinių ir pridėtinių išlaidų. Sandorių testai paprastai susideda iš perskaičiavimų ir audito sekų sudarymo. Audito, mokesčių ir konsultavimo paslaugų įmonės KPMG teigimu, auditoriai ieško neatitikimų, pvz., Didelių viršvalandžių, išlaidų perklasifikavimo, sąnaudų kaupimo, neįprastų ar trūkstamų išlaidų aprašymų, didelių ar neįprastų dolerių sumų, išlaidų, patirtų prieš pradedant sutartį, ir namų biuro išlaidas. išlaidas.
Sukurti tolesnių veiksmų ataskaitą
Atlikus auditą, grupė parengia ir pateikia galutinę ataskaitą įmonės savininkui ir rangovui, paprastai susitikus su asmeniu. Nors išvadose nustatoma, kiek informacijos pateikiama ataskaitoje, pagrindinis dėmesys skiriamas neatitikimų arba neveiksmingų procedūrų ištaisymo, paaiškinimo ir teikimo rekomendacijoms. Auditoriai taip pat nurodo tikslus, paaiškina sutarčių peržiūros ir audito bandymų procedūras.
