Dėl įvairių priežasčių kai kurie darbuotojai gali nepatikti laiko lapų pildymo. Jie gali tai vertinti kaip varginantį ir daug laiko užimantį darbą, o atlyginusių ar atleistų darbuotojų atveju jie gali matyti, kad tai nereikalinga. Federalinė darbo teisė reikalauja, kad jūs stebėtumėte niekam nepriimtą darbuotojų laiką; tai sudaro daugumą valandinių darbuotojų. Esant tiksliems įrašams, galite naudoti bet kokią norimą laikmatį. Yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti, kad būtų užtikrintas atitikimas ir nenorite darbuotojams tinkamai užpildyti savo laiko lapų.
Sukurkite paprastą naudoti laiko apskaitos sistemą, pagrįstą jūsų darbo užmokesčio skaičiumi. Pavyzdžiui, jei turite mažiau nei 10 darbuotojų, galite nusipirkti standartinius laiko apskaitos žiniaraščius iš biuro tiekimo ir turėti darbuotojus kas savaitę. Norėdami padidinti tikslumą, galite įsigyti standartinį perforavimo laikrodį ir tuščias laiko korteles. Jei jūsų darbo užmokestis yra didelis, apsvarstykite automatizuotą sistemą, kuri reikalauja darbuotojams laikrodžių kortelių arba pirštų arba delno spausdinimo.
Įtraukite laiko apskaitos procedūras į savo darbuotojų vadovą. Tai apima atvejus, kai turi būti pateikiami laiko lapai ir kam jie turi būti pateikti. Aiškiai nurodykite tam tikrų laiko apskaitos žiniaraščio taisyklių pažeidimo pasekmes, pvz., Laiko lapų klastojimo nutraukimą. Suteikite visiems darbuotojams vadovo kopiją.
Sukurkite darbo užmokesčio kalendorių ir platinkite jį visiems darbuotojams. Tai naudinga, kai pasikeičia mokėjimo dienos, pvz., Atostogų savaitės. Kalendoriuje parodomi mokėjimų laikotarpio pradžios ir pabaigos datos, laiko apskaitos žiniaraščio pateikimo datos ir atitinkamos darbo užmokesčio datos.
Paskirti vadovus ir prižiūrėtojus, kurie mokytų naujus ir esamus darbuotojus, kaip užpildyti laiko lapus. Jei turite automatizuotą sistemą, prireikus paprašykite pardavėjo atsiųsti ką nors, kad mokytų vadovus ir prižiūrėtojus, kurie savo ruožtu turėtų mokyti savo darbuotojus.
Supaprastinkite laiko apskaitos žiniaraščio skaičiavimą, reikalaujant darbuotojams apvalinti aukštyn ir žemyn iki artimiausios ketvirčio valandos. Apvalinkite laiką nuo vienos iki septynių minučių ir laiko nuo aštuonių iki 14 minučių. Pvz., Jei darbuotojas atvyksta dirbti į 8:11 val., Laiko lape 8:15 val. Jei ji išvyksta 17:21 val., Ji rašo 17:15 val. Daugeliu atvejų automatinės laiko apskaitos sistemos atlieka apvalinimą.
Apribokite laiko įrašų įrašus tik į tai, kas skaičiuojama. Pavyzdžiui, apribokite įrašus į įprastas, viršvalandžius, atostogas, ligas ir asmenines valandas ir mokamas pertraukas. Reikalaujama, kad fiksuoto darbo užmokesčio darbuotojai užpildytų tik laiko lapus.
Paaiškinkite darbuotojams, kas joje yra. Pavyzdžiui, sakykite, kad tinkamas užbaigimas pagreitina darbo užmokesčio skaičiavimo procesą, užtikrina savalaikius apmokėjimus, pagreitina atsiskaitymo ciklą ir didina pinigų srautus. Ar vadovai ar prižiūrėtojai perduoda naudą savo pavaldiniams.
Skatinti atvirų durų politiką, kad darbuotojai galėtų kreiptis į savo viršininkus, kai jie turi laiko apskaitos žiniaraštį.
Nenaudokite sankcijų sistemos, kad darbuotojai tinkamai užpildytų savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį. Pvz., Valstybinių įstatymų nustatyta tvarka gali būti uždrausta mokėti mokesčius, kol darbuotojai nepateikia darbo laiko apskaitos žiniaraščio, ir gali paskatinti vadovų ir darbuotojų nepasitikėjimą aplinka.
Patarimai
-
Prieš įgyvendindami laiko apskaitos politiką, kreipkitės į valstybės darbo departamentą dėl taikytinų taisyklių. Pavyzdžiui, valstybė gali turėti specialius biometrinių laikrodžių apvalinimo, apskaitos ir naudojimo reglamentus.
