Asmenys, mažos įmonės ir korporacijos dažniausiai naudoja vieną iš dviejų biudžeto sudarymo metodų - iš apačios į viršų arba iš viršaus į apačią. Iš apačios į viršų į biudžetą pradedamas skaičiuoti nuo žemiausio lygio organizacijoje, ir jis padeda užbaigti biudžetą. Iš viršaus į apačią biudžetas pradedamas nuo valdymo ir veikia iki žemesnio lygio vienetų. Abiejų būdų pranašumai ir trūkumai.
Bottom-up procesas
Tinkamai pavadintas „iš apačios į viršų“ biudžeto sudarymo procesas prasideda mažiausiais organizacijos komponentais, paprastai mažesnio lygio individualiais projektais, kolektyviai sukuriant organizacijos biudžetą. Norėdami pradėti „iš apačios į viršų“ biudžeto sudarymo procesą, turite ieškoti veiksmų, reikalingų individualiam projektui atlikti, ir susieti išlaidas su kiekvienu etapu. Gali prireikti atlikti rinkos tyrimus, kad nustatytumėte išlaidas, jei anksčiau jūsų organizacijos viduje nepadarėte panašaus projekto. Be to, jums reikės pridėti kiekvieno projekto išlaidas, kad gautumėte bendrą sumą. Tai reikia padaryti kiekvienam organizacijos lygiui. Jums reikės vadovų įnašų kiekviename lygyje, kad žinotumėte jų prižiūrimų projektų išlaidas. Jei norite parengti metinį biudžetą, tiesiog pridėti visus mėnesio biudžetus.
„Iš apačios į viršų“ privalumai ir trūkumai
Naudojant „iš apačios į viršų“ biudžeto metodą, privalu tiksliai planuoti kiekvieną projekto etapą. Iš apačios į viršų į biudžetą paprastai įtraukiami įvairaus lygio asmenys organizacijoje, o tai yra pranašumas daugumai įmonių, nes jis sukuria darbuotojų moralę. „Iš apačios į viršų“ biudžeto sudarymo trūkumas yra tas, kad jį lengva per daug biudžetui, o tai reiškia, kad žemesnio lygio dalyviai gali prašyti vadovybės daugiau pinigų nei iš tikrųjų reikia. Kitas „iš apačios į viršų“ biudžeto sudarymo trūkumas yra tai, kad lengva praleisti vieną žingsnį šiame procese, o tai gali sukelti klaidingą biudžeto reikalavimų apskaičiavimą.
„Iš viršaus į apačią“ procesas
Nors biudžeto sudarymas iš apačios į viršų yra labiau paplitęs, kai kurios bendrovės ir vyriausybinės agentūros atsisako tradicinių biudžeto sudarymo metodų, kad galėtų įgyvendinti „iš viršaus į apačią“ procesą. Į viršų iš apačios į biudžetą pradedamas procesas, įvertinant aukštesnio lygio užduotis organizacijoje. Biudžetus rengia vadovybė, o žemesnio lygio darbuotojai neturi daug indėlio į šį procesą. Vadovybė nustato biudžeto sudarymo proceso gaires, o gairės gali būti pagrįstos prognozuojamais pardavimo ar išlaidų lygiais.
Į viršų žemyn privalumai ir trūkumai
Iš viršaus į apačią nukreipto biudžeto privalumas yra tas, kad jis gali nustatyti organizacinius principus. Pavyzdžiui, jei vadovybė biudžete numatė tam tikrą pardavimų sumą, tai paskatins darbuotojus veikti taip, kad būtų pasiekti tikslai. Iš viršaus į apačią vykstančio proceso trūkumas yra tas, kad žemesnio lygio darbuotojai paprastai neįtraukiami į procesą, o tai gali paskatinti juos jaustis kaip biudžetas jiems priskirtas. Tai gali susilpninti darbuotojų moralę.
