Dažnai, kai organizacija ieško išorinės pagalbos projektui, ji išduoda RFP arba prašymus dėl pasiūlymo. Vėliau rangovai atsako į RFP, apibūdindami, kaip jie gali padėti projektui ir kodėl jų įmonė ar komanda yra geriausias pasirinkimas darbui. Norint gauti kuo išsamesnius atsakymus ir teisingai pasirinkti, RFP turi apimti pagrindinę informaciją.
RFP visada turi būti pradedama įvesti ir peržiūrėti prašymą pateikusią organizaciją ir problemą ar projektą, kur reikia pagalbos. Įvadas paprastai yra ne daugiau kaip dvi ar dvi dalys, jame taip pat turi būti nurodyta projekto data ir siūlomas biudžetas. Įskaitant šią informaciją, įmonės gali nuspręsti, ar atsakyti į RFP.
Projekto duomenys
Antroje RFP dalyje turi būti pateikta išsami informacija apie konkretų projektą ar programą. Nurodykite projekto tikslą ir struktūrą, taip pat išsamią informaciją apie komandą, dirbančią su juo, vietą, tvarkaraštį ir statusą. Ši informacija padeda respondentams suprasti projekto kontekstą; tada jie gali pritaikyti savo atsaką į prašančiosios organizacijos poreikius.
Paslaugos apimtis
RFP turi būti išsamiai aprašyta, kokias paslaugas ieškote iš išorinės įmonės. Ši paslaugų apimtis tikriausiai yra svarbiausia RFP dalis, nes atsakančios įmonės labai stengsis parengti pasiūlymus, atitinkančius visus jūsų poreikius. Nors turite įtraukti konkrečias užduotis, kurios yra esminės projekto užbaigimui, reikalingų paslaugų sąrašas turi būti gana bendras, nes kiekviena atsakanti įmonė turės savo požiūrį į projektą. Leidimas išorės įmonėms išsamiai apibūdinti savo idėjas ir procesus gali padėti jums priimti labiau pagrįstus sprendimus dėl geriausios įmonės.
Biudžetas
Kai kurios įmonės, išduodančios RFP, nedvejodami įtraukia biudžeto informaciją, jei turite griežtą biudžetą, tada įtraukite ją į RFP. RFP turi būti įtrauktas skyrius, kuriame įmonės raginamos išsamiai paaiškinti, kaip jos planuoja naudoti biudžetą, taip pat jų sąskaitų ir mokėjimo reikalavimų ir procedūrų suskirstymą. Taip pat nurodykite informaciją apie sutarties rūšį ir sutarties trukmę.
Kvalifikacijos
Kai pasirenkate išorinę įmonę, kad dirbtumėte su savo įmone, norėtumėte geriausios, kvalifikuotos įmonės, kurią galite sau leisti. RFP turi būti įtrauktas skyrius, kuriame atsakančios įmonės gali išsamiai aprašyti savo kvalifikaciją. Jei ieškote konkrečios patirties, paprašykite respondentų išsamiai aprašyti savo įgūdžius ir patirtį šioje srityje. Be to, paprašykite nuorodų visai įmonei arba atskiriems komandos nariams.
Vertinimas ir pateikimas
RFP turi apimti vertinimo kriterijų ir pasiūlymų pateikimo nurodymų suskirstymą. Būkite aiškūs ir konkretūs, nurodydami termino datą ir laiką, taip pat konkretų adresą, kuriame gausite pasiūlymų. Jei yra aplinkybių, dėl kurių būtų galima nedelsiant diskvalifikuoti, įtraukite ir tuos.
