Vidaus kontrolė yra politika, kuria siekiama užkirsti kelią įmonės vertingo turto vagystei ir sugadinimui. Materialus turtas, pvz., Nekilnojamasis turtas, gamybos įranga, inventorius ir grynieji pinigai, gali būti iššūkis saugiai saugoti visą laiką, tačiau susipažinus su vidine kontrole valdyti materialųjį turtą, galima apsaugoti jūsų turtą.
Kontroliuojama prieiga
Kontroliuokite prieigą prie pagrindinių jūsų veiklos sričių, pvz., Atsargų saugojimo įrenginių, grynųjų pinigų saugyklų ir įrangos patalpų su spynomis ar saugumo kontrolės punktais. Yra prieinamos elektroninės sistemos, leidžiančios apriboti prieigą prie jautrių zonų paskirtam personalui nenaudojant tradicinių raktų. Šios sistemos gali išlaikyti žurnalą, kurio metu darbuotojai pasiekė konkrečias sritis tam tikru metu.
Delegacijos klausimai
Tik patikimiausiems darbuotojams deleguokite veiklą, susijusią su atvira prieiga prie inventoriaus, grynųjų pinigų ir kitų vertybių. Pasak „Montana.edu“, vadovai neturėtų leisti visiems pasirašyti vadovo vardo, kai kalbama su tiekėjais, platintojais ar klientais, ir neturėtų leisti jokiam darbuotojui išimtinai kontroliuoti, vykdyti ar pristatyti pinigus.
Saugumo klausimai
Svarbus dėmesys detalėms yra gyvybiškai svarbus jūsų materialiojo turto saugumui. Kruopščiai užfiksuokite, užfiksuokite ir saugokite savo patalpas po kiekvienos darbo dienos ir naudokitės kameros stebėjimu, kad užregistruotumėte nusikaltėlių ar įtartiną veiklą. Padarykite bankų indėlius dažnai ir saugokite tik tiek pinigų, kiek reikia.
Prieigos takai
Jei įmanoma, įrašykite prieigą prie jautrių sričių. Pagal siterooms.com prieigos įrašai yra raktas į veiksmingą vidaus kontrolę. Laikykite elektroninį įrašą apie prieigą prie riboto naudojimo zonų. Reikalauti, kad kasininkai prisijungtų prie kasos aparatų su unikaliu ID ir neleidžia dalintis kasos aparatu. Reikalauti, kad darbuotojai pažymėtų savo inicialus ant banko indėlių, pristatymo formų, kasos juostų ir kitų kontrolės dokumentų.
Fiziniai auditai
Atlikite reguliarius ir atsitiktinius jūsų inventoriaus, įrangos ir banko sąskaitų auditus, kad anksti sužvejotumėte įtartiną veiklą. Apsvarstykite galimybę pasinaudoti trečiosios šalies audito įmone, kad būtų užtikrintas audito rezultatų patikimumas.
Neleiskite darbuotojams tikrinti savo atsakomybės sričių. Pavyzdžiui, neleiskite darbuotojui, atsakingam už pristatymų gavimą, atlikti audito žaliavų inventorizaciją ir neleisti darbuotojui, kuris atlieka banko indėlius, atlikti banko ataskaitų ir kasos įrašų auditą.
Skaidrumas
Pirmiau minėtos sąvokos ir metodai gali padėti išvengti nuostolių ir žalos prevencijos, tačiau jūsų vidaus kontrolės politikos skaidrumas darbuotojams, klientams ir verslo partneriams gali padėti išvengti įvykių atsiradimo. Pavyzdžiui, pasakykite savo darbuotojams, kad prieiga prie riboto naudojimo zonų yra užregistruota; leiskite klientams žinoti, kad jūsų patalpas stebi vaizdo stebėjimas; ir leiskite savo tiekėjams žinoti savo vidaus audito politiką.
