Vidaus kontrolė užtikrina patikrinimų ir balansų sistemą, kuria siekiama užkirsti kelią tyčinėms ar netyčinėms duomenų įvedimo klaidoms, sukčiavimui ir vagystei. Stipri vidaus kontrolės sistema turi užtikrinti, kad nė vienas darbuotojas ar darbuotojų grupė nekliudytų per daug kontroliuoti ar daryti įtaką pinigų srautams, finansiniams duomenims, inventoriui ir kitam verslo turtui. Mokesčių atskyrimas, kiek galite, yra vienas iš geriausių būdų apsaugoti savo verslą.
Atskiros nesuderinamos pareigos
Visiškas pareigų atskyrimas atskiria nesuderinamas funkcijas - užduotis ar veiklą, kuri suteikia galimybę vienam ar keliems darbuotojams atlikti ir paslėpti klaidas, sukčiavimą ar vagystę. Vidaus auditorių institutas identifikuoja turto, leidimų ir patvirtinimų saugojimą, įrašymą ir atskaitomybę kaip tris pagrindines nesuderinamų muitų kategorijas. Pagal Tarpinstitucinį susitarimą darbo eigos pareigos turėtų užkirsti kelią bet kuriam asmeniui gauti ir atsakyti už finansinio ir fizinio turto apskaitą.
Užkirsti kelią vagystei ir sukčiavimui
Darbo užmokestis ir pirkimai yra dvi sritys, kuriose reikia atskirti pareigas. Darbo užmokesčio skyriuje užkirsti kelią vaiduoklių darbuotojams - kažkas užregistruotiems darbo užmokesčio sistemoje, bet nedirba už jus - užtikrindami, kad asmuo, atsakingas už darbuotojų asmeninės ir finansinės informacijos rinkimą ir tvarkymą, taip pat neapdorotų darbo užmokesčio. Apsaugoti nuo neteisėtų pirkimų ar pardavėjo favoritizmo, atskiriant užsakymo įvedimo ir leidimų suteikimo pareigas.
Sumažinti klaidas
Darbų atskyrimas gali padėti sumažinti netyčines klaidas, turinčias įtakos jūsų apatinei eilutei. Įprastas pavyzdys yra komandos vadovo ar vadovo paskyrimas, kad būtų galima peržiūrėti ir palyginti sandorius su patvirtinamaisiais dokumentais, pvz., Darbuotojų laiko kortelių palyginimas su darbo užmokesčio ataskaita. Kaip ir pavedimų įvedimas ir įgaliojimai saugo apsaugą nuo vagysčių ir sukčiavimo atvejų, atskiriant šias pareigas ir reikalaujant, kad asmuo, kuriam suteiktas leidimas, dukart patikrintų sumas, taip pat gali sumažinti duomenų įvedimo klaidas.
Smulkiojo verslo aspektai
Mažos įmonės, turinčios tik kelis darbuotojus arba nedidelį biudžetą, negali visuomet pasiekti visiško atskyrimo. Tokiu atveju būtina sumažinti lengvatas. Nors kompensacinės kontrolės priemonės yra „detektyvinės“, o ne prevencinės, jos vis tiek gali užtikrinti pakankamą patikinimą, kad departamentas vykdo rizikos mažinimo tikslus. Pavyzdžiui, peržiūrint kasdienines ir savaitines ataskaitas, reguliariai besikeičiančius mokesčius, atliekant iš anksto nepraneštus finansinių operacijų patikrinimus arba paskelbus fizinę inventorizaciją, ir kas dvejus metus atliekami vidaus audito planai yra geri detektyviniai patikrinimai.
