Vidaus kontrolės ir procesų dokumentavimas gali būti sudėtingas. Sudėtingi procesai pateikiami lengvai suprantamu stiliumi ir tai nėra paprasta užduotis. Jums reikia turėti gerų bendravimo įgūdžių, tiek žodžiu, tiek raštu. Veiksmai, padedantys sukurti gerą dokumentaciją, apima darbuotojų apklausą, stebėjimą, vertinimą ir organizavimą. Svarbus dokumentacijos kūrimo aspektas yra vėliau atlikti pakeitimus. Procesai keičiasi, todėl dokumentai taip pat turi keistis.
Interviuokite darbuotojus. Tai pirmas žingsnis šiame procese. Negalima daryti prielaidų ir užduoti klausimus, kad patikrintumėte savo supratimą. Paprašykite darbuotojų parodyti jums, ką jie kalba. Jei kas nors turi patvirtinti popierių, paprašykite pamatyti šį popierių. Kai kurie žmonės mėgsta naudoti magnetofoną ir tada juos perrašo. Tai gali būti gera idėja, jei kas nors kalba ir parodo procesą tuo pačiu metu su daugybe detalių. „Rodyti ir pasakykite“ - tai kelias.
Stebėkite savo aplinką. Jei procesas yra susijęs su sąskaitų faktūrų pridėjimu, kad būtų galima patikrinti prašymus, pavyzdžiui, pažymėkite, ar tai faktiškai padaryta. Daug kartų žmonės sako jums teisingą kelią tam tikram procesui, bet tai nereiškia, kad tai yra būdas, kaip tai daroma. Kadangi dokumentuojate realybę, proceso stebėjimas gali būti naudingas, jei norite, kad pokalbio metu neatskleistų geros informacijos. Pažvelkite į užpildymo spinteles ir atkreipkite dėmesį į tai, kokie dokumentai žmonės turi savo stalus.
Įvertinkite proceso efektyvumą dokumentuodami. Jei matote procesus, kurie neveikia arba atliekami du kartus, pažymėkite jį. Tai geriausias būdas pridėti vertę savo darbo dokumentavimo procesams. Vertindami procesą, žiūrite į jį objektyviai ir galite pateikti pasiūlymus dėl patobulinimų. Būtinai vadovaukitės protokolu, kai pateikiate rekomendacijas. Atminkite: jei dėl rekomendacijų pasikeis procesai, patobulintus procesus reikės dokumentuoti ne tik seną.
Failų dokumentacija rišikliuose ir internete aplankuose. Dokumentų standartizavimo šablonai padeda lengvai skaityti. Kiekvienas rišiklis ar aplankas turėtų turėti indeksą su informacija apie vietovę. Pvz., Galėtumėte turėti susietą informaciją apie mokėtinas sąskaitas, kur galėtumėte užfiksuoti naratyvus ir procesų schemas. Gali būti dar vienas rišiklis apie darbo užmokestį ir dar vienas apie gautinas sumas. Dokumentų atskyrimas procesais gali padėti vartotojams rasti informaciją. Turėkite tą pačią organizaciją visuose rišikliuose dėl dokumentų tvarkymo, turinio turinio ir pan. Tai labai svarbu, kai reikia atlikti pakeitimus ir greitai surasti konkretų elementą.
Patarimai
-
Naudokite „Word“ ar kitą programą, kad sukurtumėte dokumentaciją.
Apsvarstykite savo pramonei būdingą dokumentacijos programinę įrangą, kuri gali sutaupyti laiko rašant ir organizuojant. Apsvarstykite galimybę atlikti tiek naratyvus, tiek schemas, kad padidintumėte aiškumą Venkite žargono ar inicialų
Kiti aspektai: Rašyti trumpus sakinius ir išvengti pasyvaus balso; neišskirkite jo ar nereiškite sprendimų. Pavyzdžiui, nesirašykite apie gražų registratorių. Rašykite apie registratorių. Nenaudokite realių žmonių vardų - visada naudokitės vietos pavadinimais ir laikykite juos nuosekliai per visą dokumentaciją; turėti vadovą arba prižiūrėtoją, kad perskaitytumėte savo dokumentaciją, kad įsitikintumėte, jog tai teisinga; ir atkreipkite dėmesį į konfidencialią informaciją dokumentuose. Nerodyti tikrinimo parašų pavyzdžių arba joje nerodyti konfidencialios darbo užmokesčio informacijos.
Įspėjimas
Atkreipkite dėmesį į savo dokumentų naudotojus. Juose gali būti ne tik vidiniai žmonės, bet ir auditoriai bei kitos suinteresuotosios šalys. Tai labai matoma. Taigi įsitikinkite, kad jūsų darbas neturi gėdingų gramatikos ar rašybos klaidų.
