Net ir šioje tiesioginės komunikacijos technologijos dienoje vis dar paprastai rašomi oficialūs verslo laiškai. Yra daugybė priežasčių, dėl kurių asmuo ar įmonė gali pasirinkti parašyti laišką, o ne siųsti el. Laišką ar faksu. Siunčiant verslo laišką, trys pagrindinės dalys - pradžia, vidurys ir pabaiga - turi būti parašytos tinkamai.
Pradžia
Laiško pradžioje yra informacija, tiesiogiai nesusijusi su laiško pranešimu. Data rodoma viršuje. Siuntėjo ir gavėjo adresai įvedami toliau; tačiau, jei siuntėjo adresas rodomas raidės antraštėje arba poraštėje, jo nereikia įvesti. Po to seka atskaitos linija, laikoma „RE:“ - kuri yra laiško, susijusio su laiško pranešimu, pradžios dalies dalis. Jis apibendrina pranešimą vienu ar aštuoniais žodžiais. Po to turi būti sveikinimas ar sveikinimas, kuriam adresuotas laiškas. Paprastai tai yra „Gerbiamasis Pone:“ arba „Kam ji gali rūpintis“ forma: po dvitaškio po sveikinimo; asmeniniai laiškai po sveikinimo yra kablelis, tačiau verslo raidės visada naudojamos dvitaškyje.
Vidurio
Laiško vidurys yra labiau žinomas kaip laiško kūnas. Jame yra pagrindinis pranešimas. Pirmajame sakinyje turėtų būti pateikta aptariama tema. Toliau pateikiama išsami informacija ir svarstymai. Galiausiai, daroma išvada. Laiško turinys turėtų būti toks, kad jis būtų tikslus ir glaustas. Asmeniniai daiktai ar klausimai tarp siuntėjo ir gavėjo neturėtų būti įtraukti į verslo laiško dalį.
Pabaiga
Yra keletas pagrindinių laiškų, sudarančių jos pabaigą, elementai. Tikslinga užbaigti sveikinimą, pvz., „Pagarbiai“ arba „Garbės“. Po to spausdinate siuntėjo pavadinimą. Įtraukite siuntėjo pavadinimą į tą pačią eilutę kaip ir pavadinimą arba tiesiogiai po juo. Palikite maždaug du colius erdvės tarp uždarymo sveikinimo ir siuntėjo vardo; ši vieta skirta siuntėjo parašui. Jei siuntėjas kažką rašė ir parengė laišką, tas asmuo gali būti patvirtintas po siuntėjo vardu ir pavadinimu. Yra keletas būdų tai padaryti. Dažniausiai pasirenkate siuntėjo inicialus didžiosiomis raidėmis, įrašykite brūkšnelį (/) ir įveskite paruošėjo inicialus (pvz., ABC / def). Dėžutės turėtų būti pažymėtos raidės pabaigoje. Įrašykite žodį „Enclosure (3)“, kai 3 yra pašto siuntų skaičius.
Laiško siuntimas
Laiškas puikiai sulankstytas, kad tilptų puikiai į verslo dydžio voką. Dėžutės nėra susegtos prie raidės. Verslo laiškuose gavėjo vardas yra įvestas ant voko, o ne ranka. Daugelis įmonių turi išspausdintus vokus, suprojektuotus su įmonės logotipu ir adresu. Tai labiausiai profesionalūs. Mažesnės įmonės gali naudoti iš anksto išspausdintas adresų etiketes. Tai yra priimtini, kaip ir spausdinti grąžinimo adresai. Rankraštis nelaikomas profesionaliu ir turi būti vengiamas.
