Situacijos ataskaita yra būtent tai, ką reiškia pavadinimas: ataskaita apie situaciją, kurioje pateikiama patikrinta, faktinė informacija, suteikianti aiškų vaizdą apie „kas, ką, kur, kada, kodėl ir kaip“ incidentą ar situaciją. Daugelis organizacijų naudoja situacijų ataskaitas, kad viršininkams pateiktų reikiamą informaciją ir informaciją, reikalingą priimti teisingus ir tinkamus sprendimus. Pagalbos valdymo organizacijos, vyriausybinės agentūros, ginkluotos tarnybos, įmonės, teisėsaugos institucijos, humanitarinės nevyriausybinės organizacijos ir diplomatai remiasi situacijų ataskaitomis.
Stebėkite situaciją kiek įmanoma aiškiau. Jei įvykis buvo stichinė nelaimė, peržiūrėkite nelaimės zoną ir atkreipkite dėmesį į poveikį žemei, infrastruktūrai ir gyventojams. Situacijos ataskaitoje turi būti pateikti visi svarbūs faktai žmonėms, kurie savo sprendimus grindžia šiais faktais. Atidžiai stebėkite. Prognozė ir nuomonė nepriklauso situacijos ataskaitai.
Pasikalbėkite su visais dalyvaujančiais žmonėmis, iš kurių jums reikia informacijos. Kiekviena organizacija, kuri reikalauja arba rengia situacijų ataskaitas, greičiausiai išvardins personalą, su kuriuo reikia susisiekti ir su jais susipažinti. Kiekvieno pokalbio metu atlikite gerus užrašus, nes šiuos duomenis įtrauksite į ataskaitą.
Surinkite ir surinkite duomenis. Tikslas - suteikti kuo išsamesnį įvykio ir šio įvykio rezultatų vaizdą. Atkreipkite dėmesį į kiekvieną situacijos aspektą: kas atsitiko, kam, informacija apie laiką, datą ir vietą, poveikį infrastruktūrai ir vietos gyventojų reakcijai. Daugelis organizacijų turi standartinę situacijos ataskaitos formą, kurioje prašoma tam tikros rūšies informacijos. Jei toks formatas yra, naudokite jį. Tai padės greičiau ir tiksliau rinkti duomenis.
Sudarykite ataskaitą logiškai. Įtraukite visą reikiamą informaciją. Naudokite aiškų ir glaustą žodyną, kad apibūdintumėte įvykius, vengiant būdvardžių ir žodžių. Nuolatinės pažangos ataskaitos greičiausiai bus pateikiamos po pradinės situacijos ataskaitos, todėl jums reikia tik aprašyti, kas vyksta šiuo metu, o ne tai, kas gali įvykti artimiausioje ateityje.
Ataskaitos pradžioje įterpkite pagrindinius akcentus arba suvestinės santrauką, tačiau tik po to, kai visi duomenys bus renkami ir išdėstyti logiška tvarka. Naudokite faktus ir skaičius, vengdami prielaidų. Suvestinėje arba svarbiausioje dalyje turi būti pateikta svarbiausia informacija užimtas viršininkams, kad būtų galima skaityti pirmiausia.
Patarimai
-
Atminkite ataskaitos skaitytojus ir tai, ką jiems reikia žinoti apie situaciją.
