Kai paliekate balso paštą, svarbu atstovauti save profesionaliai. Jei norite būti rimtai vertinamas, turite žinoti, kaip teisingai palikti pranešimą, ką pasakyti ir kaip baigti pranešimą.
Kaip palikti balso paštą
Tikėtina, kad paliksite pranešimą, kuriame prašoma atgalinio ryšio, todėl būdas, kuriuo pateikiate save telefone, turės įtakos šaukiančio asmens galimybei. Įsitikinkite, kad žinote, ką ketinate pasakyti prieš skambindami. Pradėkite pasakyti savo vardą ir įmonės pavadinimą arba įmonę, iš kurios skambinate. Būtinai pasakykite savo telefono numerį du kartus, kad imtuvas turėtų pakankamai laiko įrašyti numerį.
Jei turite unikalų pavadinimą, pirmą kartą įrašykite savo telefono numerį. Net jei būsite nervingi, lėtai kalbėkite, lyg rašytumėte informaciją. Greitas pokalbis gali supainioti asmenį, kurį bandote susisiekti. Balso paštas turi būti ne ilgesnis kaip 30 sekundžių iki 45 sekundžių. Eikite tiesiai į savo skambučio tašką.
Praktikuokite profesionalumą, kai baigiate telefoninį pranešimą
Nors gerai pasiekti telefono pranešimo tašką, niekada nenorite tiesiog pasakyti savo vardą, numerį ir pasakyti asmeniui, kuriam reikia skambinti. Reikia daugiau informacijos. Turite trumpai aprašyti, kodėl skambinate. Kai paliksite savo informaciją, galite pasakyti asmeniui, kiek laiko būsite prieinamas, bet taip pat leiskite jam žinoti, kad jis gali paskambinti jo patogumui.
Palikite savo numerį pranešimo pabaigoje, prašydami skambinti, bet paminėkite, kad rytoj bandysite dar kartą. Niekas nerodo daugiau atsidavimo nei bandyti dar kartą.
Visada pasibaigkite dėkingumu, pavyzdžiui, sakydami ačiū. Kitas būdas, kuriuo galėtumėte nutraukti skambutį, yra pasakyti jam, kad žinote, kad jis yra užimtas, tačiau vertinate skambutį atgal. Nepriklausomai nuo to, kaip nuspręsite baigti savo balso paštą, įsitikinkite, kad šypsotės, kaip sakote. Rūkančioji burna turi kitokį garsą nei šypsena. Žmonės gali jaustis, jei kas nors yra laimingas ir šypsosi ant kitos linijos, todėl šypsokis, jei norite didesnės atgalinio ryšio galimybės.
Kaip baigti balso pašto sveikinimą
Nustatydami savo biuro uždarą balso paštą, nustatote balso pašto sveikinimą, venkite pernelyg didelių frazių, pvz., „Jūsų kvietimas yra svarbus man“. Pradėkite sveikinimą atsiprašydami, kad praleidote skambutį, nurodykite numatytą laiko tarpą, kai skambinantys asmenys gali tikėtis atgalinio ryšio ir ką nors, kas jiems svarbu žinoti. Laikykite savo sveikinimą trumpą ir tašką, kad jūsų skambintojai greičiau paliktų pranešimą. Vidutinis sveikinimas turėtų būti apie 25 sekundes.
Balso pašto sveikinimo pavyzdys galėtų būti: „Sveiki, jūs pasiekėte (įmonės pavadinimas). Atsiprašau, kad praleidote jūsų skambutį. Prašome palikti savo vardą ir geriausią telefono numerį, kurį galėsite pasiekti. 24 val. Ačiū."
