Kaip darbdavys, turite žinoti valstybės ir federalinius įstatymus, kuriuose nurodoma, kokią informaciją reikia tvarkyti personalo bylose. Kai kurie reikalingi personalo dokumentai apima asmeninę kontaktinę informaciją darbuotojui, darbo statusą, informaciją apie darbo užmokestį ir informaciją apie veiklą.
Užimtumo informacija
Įdarbinimo informacija personalo byloje paprastai pateikiama įdarbinimo paraiškoje arba naujuose dokumentuose. Į bylą taip pat gali įeiti darbuotojui išsiųsto darbo pasiūlymo laiško kopija ir pasirašytas darbuotojo patvirtinimas, patvirtinantis, kad jis gavo įmonės darbuotojo vadovo kopiją. Darbuotojo byloje turi būti nurodyta gimimo data išmokų tikslais, tačiau neteisėta gauti šią informaciją, kad nustatytų, ar samdyti asmenį.
Darbo būsena
Darbo statusas yra teisinis dokumentas, įrodantis, kad darbuotojas gali dirbti Jungtinėse Valstijose. Kaip darbo statuso įrodymas, darbuotojų personalo byloje turi būti darbuotojo socialinės apsaugos kortelės kopija. Jei darbuotojas nėra Jungtinių Valstijų pilietis, turėtų būti įtraukta užpildyta I-9 forma (ne JAV pilietis, atitinkantis W-4 formą), darbuotojo paso kopija ir darbuotojo darbo vizos kopija. darbuotojų personalo byloje.
Darbo užmokestis
Kitas pagrindinis personalo failo komponentas yra susijęs su darbo užmokesčiu. Darbdavys turi išlaikyti naujausią federalinę W-4 mokesčių formą. Kartu su W-4 forma personalo rinkmenoje taip pat gali būti darbo užmokesčio laikotarpių, kuriuose darbuotojas dirba, skaičiuoklės. Jei darbuotojas turi pinigų, teisėtai išrašytų iš jo darbo užmokesčio, teismo įsakymas ar nuostatos kopija taip pat turi būti personalo byloje.
Veiklos informacija
Veiklos vertinimas yra dar viena neatsiejama darbuotojų personalo bylos dalis. Tai gali apimti darbuotojo profesinių tikslų kopijas ir darbuotojo vadovo arba vadovo parašytus veiklos įvertinimus. Jei reikia, personalo byloje taip pat yra bet kokių papeikimų ar įspėjimų, kuriuos darbuotojas gauna per savo laiką su bendrove.
Valstybinė mokesčių informacija
Jei valstybė, kurioje dirbate savo versle, turi valstybinius mokesčius, tuomet privalote išlaikyti W-4 formą išskaičiuojamiesiems mokesčiams. Panašiai kaip federalinė W-4 mokesčių forma, valstybės forma turėtų būti nuolat atnaujinama ir išlaikoma darbuotojų personalo byloje kaip atsarginis įrašas, leidžiantis tinkamai atimti iš darbuotojo darbo užmokesčio ir, jei auditas atliekamas IRS ar valstybinė mokesčių agentūra.
