Efektyvios komunikacijos sistemos yra neatsiejama sėkmingo verslo dalis. Siekdama išlikti konkurencinga ir produktyvi, bendrovė turi sukurti organizuotą, efektyvų požiūrį į atitinkamus ir bendrus su savo darbuotojais, taip pat su klientais, pardavėjais ir kitais specialistais. Laimei, verslo ryšiai pasikeitė laikui bėgant ir apima įvairius verslo pranešimus, pradedant nuo paprastų ir išbandytų iki technologiškai sudėtingų.
Verslo telefono pranešimai
Jei jūsų įmonėje yra daugiau nei vienas asmuo, galiausiai turėsite nuspręsti, kaip geriausiai įrašyti ir platinti gaunamus telefono pranešimus. Kai kurios įmonės įdarbina ką nors, kad galėtų skambinti telefonu, užsirašyti pranešimus iš skambintojų ir platinti juos darbuotojams, kuriems jie skirti. Kitos įmonės naudoja automatizuotą balso pašto sistemą, kurioje skambintojai palieka savo pranešimus kaip balso įrašus. Balso paštu kiekvienas darbuotojas yra atsakingas už savo pranešimų stebėjimą. Kai kurios mažesnės įmonės tik balso pašto dėžutes sukūrė atskiriems įmonės padaliniams, o ne atskiriems darbuotojams.
„Office“ įrašai
Memorandumai (užrašai) yra korespondencijos tipas, kuriuo darbuotojai gali bendrauti savo pačių skyriuje arba tarp tos pačios įmonės padalinių. Atmintinės paprastai yra trumpos ir neturi oficialaus išorinio rašytinio verslo korespondencijos formatavimo. Tačiau atmintinės turi formą ir bendrą struktūrą. Kiekviena verslo forma formuoja atmintines į savo pageidavimus, tačiau apskritai atmintinės rodo gavėją, siuntėją ir temą viršuje, kartais paryškintu. Pranešimo kūnas yra žemiau šios informacijos įprastu būdu. Darbuotojai gali asmeniškai pristatyti atmintines arba naudoti įmonės biurų pašto platinimą. Kai kuriose profesijose, pavyzdžiui, teisinėse ir sveikatos priežiūros srityse, žmonės naudoja įrašus, kad trumpus pranešimus siųsti kitiems specialistams ir, kai kuriais atvejais, klientams. Žmonės gali siųsti šiuos įrašus paštu, elektroniniu paštu ir faksu.
Verslo el
Šiandien daugelis įmonių naudoja elektroninio pašto korespondenciją kaip būdą bendrauti įmonėje, taip pat su klientais, tiekėjais ir kitomis įmonėmis. Jei įmonė turi svetainę, darbuotojai gali turėti el. Pašto adresus su įmonės domeno pavadinimu, pvz., „[email protected]“. Elektroninio pašto korespondencija yra ne tokia formali, kaip rašytinė korespondencija, o tai turi savo privalumų ir trūkumų. Daugelis įmonių, leidžiančių savo darbuotojams naudoti įmonės el. Pašto adresus, mano, kad yra naudinga nustatyti vienodą įmonės el. Pašto standartą. Įmonės gali apriboti darbuotojų naudojimą tik verslo tikslais ir griežtai reguliuoti, kokie el. Jei verslas turi konfidencialumo sutartį su savo darbuotojais, ši sutartis greičiausiai apims darbuotojų el. Pašto korespondencijos naudojimą. Verslas yra gerai patenkintas savo teise reikalauti, kad darbuotojas atstovautų bendrovei teigiamai, o atitiktų įmonės el. Pašto adresą. Kai kurios įmonės gali reikalauti, kad darbuotojai, kurie naudojasi įmonės el. Šis parašas gali apimti visą darbuotojo vardą ir pavardę įmonėje, taip pat įmonės pavadinimą, telefono numerį, svetainę ir kitą susijusią informaciją.
Verslo korespondencija
Profesinė verslo korespondencija turi ilgą ir formalią istoriją. Įmonėms dažnai pavedamas blankas, kuriame spausdinama visa verslo korespondencija. Brošiūroje gali būti pateikiamas įmonės logotipas ir bendra kontaktinė informacija, pvz., Įmonės pašto adresas, telefono ir fakso numeriai bei svetainės adresas. Kai kurios kompanijos individualizuoja pagrindinius įmonės firmos šablonus, į kontaktinę informaciją įtraukdamos asmeninius plėtinius ir atskirus el. Pašto adresus. Rašytinė verslo korespondencija turi formalią struktūrą. Nors tikslus formatas iš esmės gali skirtis, data eina raidės viršuje, o gavėjo vardas, pavardė, pavadinimas, įmonės adresas ir pašto adresas yra žemiau datos. Jūs neturite pridėti temos eilutės ar lauko etikečių, pvz., „To:“ šalia gavėjo vardo ir adreso. Rašytinėje verslo korespondencijoje vartojami atviri sveikinimai, pvz., „Gerbiami“ pradžioje, po to - gavėjo vardas ir baigiamieji sveikinimai pabaigoje, pvz., „Nuoširdžiai“, nurodant siuntėjo vardą. Siuntėjas gali norėti parašą pasirašyti asmeniškai. Jei kas nors kitas, nei laiško siuntėjas, jį užrašė arba rašė, mašinistas turėtų pasirašyti siuntėjo inicialus, dvitaškį ir savo inicialus. Jei tas pats laiškas siunčiamas keliems gavėjams, jis turėtų būti adresuojamas pagrindiniam gavėjui, tada visi kiti gavėjai turėtų būti pažymėti el. Pašto apačioje šalia raidžių „CC“, kuris reiškia „anglies kopiją“.
