Daugeliui pelno nesiekiančių ir švietimo organizacijų reikalinga filantropinė parama operacijoms palaikyti. Lėšų rinkimo banketas yra vienas iš geriausių būdų pritraukti lėšų meno programoms, mokykloms, ligoninėms, advokatų grupėms ir kitiems. Šie renginiai gali būti sudėtingi planuoti ir organizuoti. Pradėkite nuo gero kontrolinio sąrašo, sukurkite kalendorių ir paprašykite savanorių padėti. Pradėkite mėnesius prieš banketų datą ir iš anksto užsisakykite vietą, maitinimą, talentą ir pramogas.
Suplanuokite įvykį ir įsigykite planavimo knygą arba nešiojamąjį kompiuterį (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) tik įvykiui. Išlaikyti įrašus, kontaktus, vizitines korteles, kvitus, savanorių sąrašus, užsakymus, meniu ir visas detales, kurios atsiras prieš įvykį, jo metu ir po jo. Gaukite kuo greičiau pagalbininką, pvz., Savanorių koordinatorių, ir pradėkite užduotis.
Biudžetas įvykiui. Kai sužinosite, kiek vietos yra didžiausia, skaičiuokite išlaidas, skirtas vienam asmeniui skirti maistą, gėrimus, dovanų maišus ir kitus sąrašo elementus. Apskaičiuokite kiekvienos kontrolinio sąrašo įrašo išlaidas, pvz., Įrangą, personalo išlaidas, nuomos mokesčius, paslaugų mokesčius, atlyginimus ir pan. Bilietų kainos ir sukauptos lėšos padengs šias išlaidas, tačiau pradinės išlaidos apims keletą indėlių ir išankstinių išlaidų.
Raskite ir saugokite banketą. Tai gali būti pagrindinis viešbutis, didelis restoranas, kuriame laukiami privatūs vakarėliai, nakvynė su pusryčiais arba istorinis dvaras. Jums reikės žinoti didžiausią pajėgumą, taigi jums nereikės pailginti svečių kvietimų, arba parduoti daugiau bilietų nei leidžia kambarys. Dauguma kokybiškų įstaigų turės darbuotojų, kurie padės planuoti, taip pat maitinimo ir kitas paslaugas.
Užsisakykite ceremonijų meistrą (MC). Pasitarkite su vietinėmis talentų agentūromis. Jei norite užsisakyti „vardo“ aktą ar įžymybę, turėsite pradėti iš anksto prieš numatytą datą, nes kai kurie turi labai užimtas tvarkaraštis. Susisiekite su agentais ir vadovais dėl pramogų ir užsisakykite visus talentus.
Užsisakykite kvietimus, bilietus, programas ir kitus spaudinius, pvz., Organizacijos brošiūras, kurioms skiriamos lėšos. Jei ketinate surengti aukcioną, pradėkite dovanoti daiktus. Savanorių komanda gali atsakyti. Tyliems aukcionams nereikia aukciono organizatoriaus, bet bus pasiūlytas aukcionas. Nuspręskite, ar jūsų MC tai atliks, ar jums reikia atskiro specialisto. Siųsti kvietimus į organizacijos donorų sąrašą. Įsitikinkite, kad įvykis yra pusiau formalus. Nurodykite viską, ką svečiai turės žinoti po datos, laiko, vietos ir specialių svečių ar pramogų. Būtinai reklamuokite savo aukcioną.
Reklamuokite renginį naujienlaiškiais, internetine reklama, vietiniais laikraščiais ir radijo stotimis, turinčiomis PSA (viešųjų paslaugų skelbimus) ne pelno tikslais. Vietos televizijos stotys taip pat gali turėti renginių kalendorių, o vietinės naujienų programos gali atlikti trumpą pokalbį arba prijungti renginį, taigi turėkite visą informaciją.
Pasikalbėkite su vietovės virėja arba užsukite į maitinimą. Nuspręskite, ar turite savitarnos ar pilno aptarnavimo paslaugas. Pasakykite jam savo biudžetą ir numatomą galvos skaičių. Tai gali būti užbaigta kuo arčiau, bet visada geriau pasiruošti daugiau žmonių, nei tikitės, nei neatitinka faktinių poreikių.
Reguliariai palaikykite ryšį su savanoriais, bendradarbiais ir visais renginio darbuotojais. Kiekvienam įžymybių ar pramogų grupei priskirkite specialų asistentą, kad padėtų bet kokiam renginio metu. Susitikite su visais savanoriais anksčiau, kad įsitikintumėte, jog jie žino, kaip apsirengti, ką daryti, kur būti, kada ir tt
Atvykę į renginio vietą, daug anksčiau, jei norite papuošti ir įrengti erdvę. Jei paliksite pasiruošti, grįžkite su daugybe laiko susitikti su specialiais svečiais, įžymybėmis ir pramogomis ir nukreipkite juos į ten, kur jie sėdės, dirbs arba laukia užkulisių. Jei turite tiesioginę juostą, jie pasirodys anksti, kad nustatytų ir atliktų patikimus patikrinimus. Stebėkite, kad galutinės detalės susitinka, ir mėgautis renginiu. Vėliau įsitikinkite, kad viskas yra išvalyta, o visi darbuotojai ar pagrindiniai darbuotojai mokami. Surinkite donorystės vokus ir suteikite atitinkamam organizacijai atstovaujančiam asmeniui.
