Verslo laiškų rašymas gali būti sudėtingas. Jūs sėdite, kad ištrintumėte greitą laišką ir bumas, tu pasveikino teisę pasveikinti. Rašymas vienam asmeniui turi pakankamai problemų, jei nežinote asmens vardo ar lyties. Kai pridedate keletą žmonių, klausimai daugėja. Kiek žmonių rašote? Dvi, trys ar minios? Ar žinote juos pagal pavadinimą? Ar jie yra artimi draugai, ar artimi pažįstami? Laimei, yra šių taisyklių ir gairių.
Rašymas į du ar tris
Jei rašote du ar tris, tai lengvas atsakymas: tiesiog parašykite jų pavadinimus. Jei gerai žinote ir esate pirmojo vardo pagrindu, galite naudoti savo pavardes, pvz., „Gerb. Valią, Kiersteną ir Pat.“
Jei jūs gerai nežinote, ar nesate tikri, ar būtų tinkami vardai, naudokite daugiau formalumų: „Gerbiamieji ponai, ponia Thompson ir ponia Crump“. Apskritai, jums nebus kaltas dėl pernelyg formalios, bet antakiai pakils, jei esate per neoficialūs.
Rašymas grupei
Kai rašote daugiau nei trims žmonėms, pavadinimų rašymas atrodo sudėtingas. Žmonės linkę jaustis kaip tik vienas iš ilgo sąrašo. Geriau naudoti grupės terminą, pvz., „Gerbiamoji komanda“ arba „Mieli kolegos“. Juokinga, kaip grupės vardų išaiškinimas gali jaustis kaip viena iš minios, bet „Gerbiamoji komanda“ leidžia jiems jaustis kaip jie priklauso grupei; jie yra komandos dalis. „Gerbiami kolegos“, sako, kad manote, kad jie yra vertingi kolega, lygūs ir vertingi dalyviai.
Tačiau nenaudokite „Gerbiamų kolegų“ rašydami žmonėms, kurie yra vyresni. Techniškai jie yra jūsų vadovai, o ne kolegos. Bet jei jie taip pat pateks į komandą, „Gerbiamoji komanda“ gerai veiktų.
Kaip pavadinti vardus
Jei įmanoma, rašykite žmonėms pagal pavadinimą. Pavyzdžiui, jei jums yra parašyta keletas žmonių apie temą ir norite parašyti atgal, stenkitės surasti ir naudoti jų vardus. Jei kreipiatės dėl darbo, arba esate kitoje situacijoje, kai norėtumėte įspūdį kam nors, išsiaiškinkite jų pavardes, jei norėtumėte samdyti savo darbą. Ar žinote kompanijoje ką nors, kas galėtų sužinoti susijusių žmogiškųjų išteklių personalo vardus?
Kita idėja - eiti į organizacijos svetainę ir pamatyti, ar sąraše yra departamento direktorius ar vadovas. Jei tai vienintelis vardas, kurį matote, galite kreiptis į šį laišką: „Gerb. P. Burns ir kolegos“ arba „Gerb. P. Burns ir atrankos komiteto nariai“. Jei nerandate konkrečių pavadinimų, rašykite „Gerbiami atrankos komiteto nariai“. Kol galėtumėte rašyti: „Mielas atrankos komitetas“, pridedant „nario“ narius, suteikia jam ypatingą ryšį. „Nariai“ pripažįsta, kad matote juos kaip asmenis, o ne kaip vieną didelį anoniminį komitetą.
Gauti lytį
Su tokiais pavadinimais kaip Johnas, Maryannas, Waynas ir Daisy, lengva pasakyti savo lytį. Kiti pavadinimai gali jus atspėti, kaip Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew ir Alex. Kartais jų rašyba juos atiduoda. Pavyzdžiui, Adrianas paprastai yra vyras, o Adrienne - moteris. Bet pavadinimai nepaiso bendrų rašybos taisyklių, taigi, jei nežinote, nepriimkite.
Jei kas nors, kurį žinote, gali žinoti šį asmenį, galite sužinoti. Taip pat patikrinkite tinklalapį, kad sužinotumėte, ar asmuo yra parašytas ir apie kurį jis vadinamas. Bendras interneto paieškos vardas gali suteikti atsakymų. Jei viskas, kas neatsako į lyties klausimą, priimtina rašyti „Gerb.
Kam arba ne
Nors „Kam ji rūpi“ skamba standžiai ir labai formaliai, tai vis dar yra priimtinas sveikinimas naudoti, kai neturite jokių įžvalgų, su kuriais rašote.
Kita vertus, „Gerbiamieji“ yra pasenę. Tai gramatikos spąstai, kurie yra liekanos nuo dienų, kai verslas buvo vyro domenas. „Gerbiamieji“ šiandien yra netinkamas, kai moteris gali gauti jūsų laišką. „Gerbiamieji ponai ar ponia“ bent jau pripažįsta, kad moteris gali būti vienas gavėjas, tačiau vis dar skamba senamadiškas. Visų pirma, niekas nebebus adresuojamas kaip pone ar ponia, išskyrus galbūt jų vyresnysis ar vairuotojas. Jei neturite vardų ir neturite jokios idėjos apie jų lytį, pabandykite kažką kito, pvz., „Sveikinimai“ arba „Sveiki“. Šie garsūs draugiški ir tinkami lytims.
Manners Matter į Email, Too
Visais, išskyrus formalius atvejus, yra priimtina siųsti laišką, o ne laišką. Daugelis darbo skelbimų siūlo el. Laišką. El. Paštas yra labiau atsipalaidavęs bendravimo būdas, tačiau kaip ir laiške, vis dar taikomos gramatikos ir etiketo taisyklės. Klaidos ir rašybos klaidos bus pastebėtos, ir jūs jas vertinate.
Tos pačios gairės taikomos rašant du ar tris žmones ar grupę. Siunčiant el. Laišką, svarbu, kad el. Pašto adresai būtų pateikti lauke „Bcc“, o ne laukelyje „To“. Daugelis žmonių nenori, kad jų el. Pašto adresai taptų visuomenės žiniomis, ypač kai taip lengva persiųsti el. Laišką su kiekvieno asmens kontaktine informacija. „bcc“, kuris reiškia „aklųjų anglies kopiją“, reiškia, kad galite matyti adresą, bet kiti gavėjai negali.
