Politikos ir procedūrų vadovas yra rašytinis dokumentas, kuriame išsamiai aprašomos organizacijos taisyklės ir konkretūs būdai, kuriais jis turėtų būti vykdomas. Tai apima viską nuo organizacijos bendros perspektyvos iki informacijos apie tai, kaip apdoroti gaunamus laiškus. Kelios pagrindinės politikos ir procedūrų vadovo idėjos padės naudotojui naudingiau naudoti vadovą.
Surinkite atsiliepimus iš departamentų
Prieš rašydami oficialų organizacijos vadovą, turėtumėte gauti visų skirtingų departamentų atsiliepimus apie jų politiką ir tvarką. Net jei nėra oficialaus politikos ir procedūrų vadovo, departamentai tikriausiai turi savo neformalią politiką, atmintines ir išsklaidytus vadovus. Politikos ir procedūrų vadove, jei jis nėra parašytas naujai įmonei ar organizacijai, turėtų būti atsižvelgiama į tai, kaip departamentas jau veikia. Visiškai naujos politikos ir procedūrų įvedimas gali sulėtinti gamybą dėl mokymosi kreivės. Vietoj to, pagalvokite apie politikos ir procedūrų vadovą kaip vietą, kurioje būtų galima konsoliduoti visas neformalias politikos kryptis ir procedūras, kad būtų išvengta painiavos.
Tačiau tai nėra absoliuti taisyklė. Vienas iš politikos ir procedūrų vadovo sudarymo privalumų yra tas, kad jis suteikia galimybę peržiūrėti organizacijos darbo efektyvumą. Rašydami vadovą, pasikalbėkite su skirtingų departamentų vadovais ir darbuotojais, kad sužinotumėte, ar kokia nors šiuo metu vykdoma politika ir procedūros yra sudėtingos, sudėtingos ar nenuoseklios. Jei taip, galbūt norėsite surengti susitikimą, kuriame būtų aptarti efektyvesni darbo būdai prieš baigiant naudoti vadovą.
Skirti politiką ir procedūrą
Politika apima bendrąsias taisykles, kurios apibūdina, kas gali būti arba negali būti padaryta, ir tai svyruoja nuo filosofinių iki konkrečių. Pavyzdžiui, politika gali būti „draugiška aplinkai“ arba „pateikti visus priėmimo prašymus Priėmimo departamentui“. Procedūros apibūdina žingsnius po žingsnio vykdant politiką. Kurdami politikos ir procedūrų vadovą, išskirkite šiuos du dalykus, kad politikos krypčių antraštės ir kiekvienos politikos subpozicijų arba sąrašų procedūros būtų taikomos. Tai leis greitai pereiti vadovo darbuotojams, norintiems rasti konkrečią informaciją apie tai, kaip turėtų būti vykdoma politika.
Būkite aiškūs ir konkretūs
Rašydami politikos ir procedūrų vadovą, jums gali tekti dažnai peržiūrėti savo darbą, kad pašalintumėte bet kokį žargoną, sudėtingus sakinius ir neaiškias instrukcijas. Stenkitės laikyti sakinius iki 15 žodžių ar mažiau. Venkite paleisties ar sakinių, kurie gali būti interpretuojami daugiau nei vienu būdu. Užuot pateikę tokius nurodymus, kaip „apdoroti visas sąskaitas ir išsiųsti formą valdytojui“, aprašykite sąskaitų tvarkymo tvarką ir nurodykite konkrečios formos, kurią reikia siųsti valdytojui, pavadinimą.
Galbūt norėsite, kad vienas ar daugiau darbuotojų peržiūrėtų politikos ir procedūrų vadovą, kad patikrintų, kokių dalių jie sunkiai supranta.
Peržiūrėkite ir atnaujinkite
Politikos ir procedūrų vadovas yra gyvas dokumentas. Jei norite, kad jis būtų naudingas, peržiūrėkite ir, jei reikia, atnaujinkite. Kartą kartą per metus surenkite posėdį, kad pamatytumėte, ar politikos ir procedūrų vadove reikia padaryti jokių pakeitimų. Tai apima naujus būdus, kaip atlikti darbą, perrašyti sudėtingas ar painias pastraipas ir idėjų, kaip padaryti vadovą naudingesnį, pavyzdžiui, pridedant daugiau informacijos ar spalvų kodavimo skirtingų skyrių.
Į politiką neįtraukite laiko jautrios informacijos, pvz., Kontaktų vardų, asmenų numerių ir svetainės URL. Vietoj nuorodų į konkrečius žmones ar antraštes vadovėlyje, žr. Skyrių pavadinimus. Tai padės užtikrinti, kad politikos ir procedūrų vadovas liktų tinkamas ilgiau.
