Organizacijos negali priimti visų gautų pasiūlymų ir todėl turi parašyti laiškus, kad įmonės informuotų, jog jos atsisako savo pasiūlymų. Tai dažnai tvarkoma el. Paštu. Bendrovė, kuri atsisako pateikti pasiūlymus, sukuria laišką ir siunčia jį atitinkamoms įmonėms. Kiekvieną kartą, kai įmonė rašo atsisakymo laišką, ji turi atsižvelgti į keletą svarbiausių klausimų, įskaitant laiškų diplomatinį, nuoširdų ir trumpą laikymąsi.
Naudokite temos eilutę. Rašydami el. Laišką, yra galimybė užpildyti temą temos eilutėje. Rašydami paraiškos atmetimo laišką, naudokite temos eilutę, kad informuotumėte asmenį, kokiu el. Jame neturi būti žodžių „Pasiūlymo atsisakymas“, bet gali būti kažkas panašaus į „Atsakant į pasiūlymą“.
Laikykitės paprasto formatavimo. Nenaudokite išgalvotų šrifto tipų ar bet kokio specialaus formato. Naudokite standartinį formatavimą, kurį turi daugelis el. Laiškų, ir išlaikykite žodžius su kairiuoju parašu.
Nurodykite el. Laišką. Pradėkite el. Laišką kreipdamiesi į kontaktinį asmenį, kuris parašė pradinį pasiūlymą. Jei pasiūlyme nėra konkretaus kontaktinio asmens, kreipkitės į bendrovės žmogiškųjų išteklių skyrių.
Nurodykite el. Laiško tikslą. Būkite aiškūs, tiesioginiai ir diplomatiniai, kai pradedate raštą. Informuokite skaitytoją, kad rašote šį laišką, tačiau, deja, informuokite jį, kad jūsų įmonė atsisako pasiūlymo, kurį pateikė jis ar jo įmonė. Būtinai įtraukite savo įmonės pavadinimą ir pirminio pasiūlymo tikslą.
Įtraukite priežastį. Atsisakymo laiškas turėtų būti nuoširdus ir nuoširdus. Dėl šios priežasties dauguma įmonių nurodo priežastį, kodėl jie atsisako pasiūlymo. Priežastys skiriasi dėl pasiūlymo atsisakymo, tačiau paprastai susijusios su išlaidomis.
Siūlykite skaitytojui teigiamus pageidavimus.Informuokite skaitytoją, kad ateityje norėtumėte jam ir jo verslui ir pakvieskite jį pasiūlyti pasiūlymus dėl būsimų jūsų įmonės galimų projektų.
Parašykite laišką. Pasibaigus el. Laiškui, pasirašykite raidę „Nuoširdžiai“, po to nurodykite savo vardą ir vardą.
Patarimai
-
Visada įsitikinkite, kad prieš siunčiant juos koreguokite verslo laiškus. Nesakykite neigiamų dalykų apie įmonę, o bandykite išlaikyti raidę teigiamą.
