Daugeliui įmonių faksai siunčiami ir priimami kasdien. Faksogramų siuntimas yra toks dažnas, kad lengva paslysti į atsitiktinį ryšį. Po kelių paprastų veiksmų padėsite išlaikyti profesionalias faksogramas. Praktikuojant tinkamą faksogramų etiketą, jūsų verslas išlaikys profesionalią reputaciją, kurią dirbote taip sunkiai.
Faksogramų siuntimas
Visada atminkite, kad faksogramų siuntimo dokumentai yra verslo procesas. Turėkite omenyje šias pagrindines gaires:
-
Visada įtraukite viršelio puslapį, kuriame nėra nereikalingos informacijos ar meno kūrinių. Į viršelio lapą įtraukite savo vardą ir kontaktinę informaciją, puslapių skaičių (įskaitant fakso lapą), numatomą gavėją ir bet kokią kitą susijusią informaciją. Nepamirškite, kad fakso gavėjas gali būti vienintelis, kuris mato dokumentą, todėl įsitikinkite, kad laikote fakso viršelio specialisto.
-
Nusiuntę faksogramą, paskambinkite gavėjui. Tai nereikalauja nuodugnios diskusijos apie tai, kas yra faksogramoje. Jūs tiesiog patvirtinate, kad faksograma buvo gauta. Šiame pokalbyje tikslinga leisti asmeniui žinoti, kad jie gali jums paskambinti su bet kokiais tolesniais klausimais į faksimilinę medžiagą.
-
Naudodami diskretišką ar konfidencialią informaciją naudokite diskreciją. Jei siunčiate asmeninio pobūdžio informaciją, skambinkite į priekį ir leiskite asmeniui žinoti, kad siunčiate faksogramą iš anksto. Vienas iš būdų, kaip išvengti tokio tipo problemos, yra naudoti internetu teikiamą fakso paslaugą. Šios paslaugos siunčia faksogramas tiesiai į asmeninį kompiuterį.
-
Būkite atsargūs siunčiant nepageidaujamą medžiagą. Kiekvienas, kuris dirba biure, žino, kaip erzina tie skelbimai dėl mažesnės kainos sveikatos draudimo ir diskontuotų kelionių į Havajus. Jei savo klientams siunčiate nepageidaujamas faksogramas, tai atlikite tik retais atvejais, kai tai pateisinama. Jei gavote užklausą iš gavėjo, prašydami nepriimti tokių faksogramų, gerbkite jų pageidavimus ir pašalinkite juos iš savo sąrašo.
Faksogramų priėmimas
Kaip ir siunčiant faksogramas, taip pat yra etiketo taisyklės, susijusios su faksogramų priėmimu:
-
Gerbkite gautų konfidencialių faksogramų privatumą. Nesidalinkite asmenine informacija su savo bendradarbiais, kurie buvo skirti tik jūsų peržiūrai.
-
Nepalikite jautrių faksogramų, kuriose kiti galėtų juos matyti. Gydykite tokias faksogramas kaip ir kiti konfidencialūs dokumentai.
-
Jei gausite klaidingą faksogramą, praneškite siuntėjui, skambindami. Paprastai prašoma sunaikinti visas klaidingai gautas faksogramas.
