Paprasčiausia forma vidaus kontrolė - tai visa tai, ką jūsų verslas atlieka, kad nustatytų ir sumažintų riziką, kaip teigia JAV.„Small Business Administration“ dažnai suvartoja apie 5 procentus įmonės metinių pajamų. Nors bet kokio dydžio įmonės susiduria su sukčiavimo, vagystės ir verslo turto piktnaudžiavimo rizika, mažos įmonės, kurių dokumentacijos procedūros yra netinkamos, dažnai yra labiau pažeidžiamos. Dokumentavimo procedūros prisideda prie stiprios vidaus kontrolės ir yra jos dalis.
Didesnė atskaitomybė
Nors gerai parengtos dokumentacijos procedūros stiprina tiek prevencinius, tiek detektyvinius vidinius patikrinimus, netinkamos dokumentacijos procedūros yra pagrindinė priežastis, kodėl kai kurios įmonės nežino, kad vagystė ar sukčiavimas vyksta tol, kol vėluojama, „Journal of Accountancy“. Formalios dokumentacijos procedūros suteikia rekomendacijas, kaip įgyvendinti kontrolę, ir jos padidina atskaitomybę, nes jūsų darbuotojai turi įrodyti ir patikrinti, o ne paprasčiausiai nurodyti, kad jie laikėsi vidaus kontrolės.
Įrodinėjimo vertė
Dokumentavimo procedūros sukuria atsekamuosius įrodymus, įskaitant tai, kas dalyvavo užduotyje ar finansiniame sandoryje, ir kada ir kaip ji dalyvavo. Galite sukurti procedūras, tokias kaip laiko ir datos štampavimas, veikiantis užkulisiuose, taip pat nustatyti dokumentams taikomas taisykles darbuotojams. Abi yra vienodai svarbios rekonstruojant veiksmus atliekant sandorius ir kuriant audito takus. Pavyzdžiui, pasirašytų kvito lapelių, smulkių grynųjų pinigų papildymo čekių kopijos, darbuotojo prisijungimo ID ir kompiuterio laiko ir datos antspaudai pateikia audito sekos įrodymus.
Daugiau saugaus informacijos valdymo
Faktinės ar nuskaitytos priedai, finansinės ataskaitos išnašos ir kompiuterinių operacijų keitimo žurnalas yra dokumentų procedūrų, kurios padeda ir stiprina informacijos valdymo kontrolę, pavyzdžiai. Visi yra naudingi dokumentuojant popieriaus ar elektroninio verslo įrašų taisymo ar koregavimo priežastis, kurios galiausiai padeda išvengti ir aptikti sukčiavimą ir darbuotojų vagystę. Atitinkamas datos ir laiko antspaudas bei išankstinio patvirtinimo įrodymai, pavyzdžiui, departamento vadovo inicialai, dar labiau sustiprina informacijos valdymo kontrolę.
Geresnė kokybės kontrolė
Be vidaus ir išorės sukčiavimo prevencijos, sandėlio ir atsargų tvarkymo dokumentavimo procedūros gali padėti užtikrinti kokybės kontrolę. Tai apima reikalavimą sandėlio darbuotojams skaičiuoti, patikrinti ir dokumentuoti sugadintus ir išeinančius prekes. Sukčiavimo ir vagystės prevencijos procedūros, padedančios užtikrinti gerą vidaus kontrolę, apima dokumentavimo taisyklę, pagal kurią darbuotojai turi užpildyti, pasirašyti ir pateikti kiekvienos išeinančių klientų užsakymo ir žymėjimo procedūras, kuriose registruojami ir identifikuojami inventoriaus elementai, įskaitant aprašymus, dalių numerius, vienetus kiekio.
