Efektyvaus verslo ataskaitų rašymo ypatumai yra keletas. Pavyzdžiui, vadovai turėtų iš anksto išdėstyti savo ataskaitas, kad jose būtų visa reikalinga informacija. Be to, vadovai turėtų paaiškinti specialius terminus ar žodžius, kurie nepatenka į įprastą skaitytojo žinių bazę. Tačiau penkios pagrindinės charakteristikos yra linkusios pabrėžti efektyviausias verslo ataskaitas.
Visiškumas
Ataskaitos turi būti išsamios, ką jie bando perteikti. Geriausias būdas užtikrinti visišką ataskaitos rašymą yra įsitikinti, kad apimsite visus savo tikslus. Pavyzdžiui, rinkodaros tyrimų ataskaitos tikslai gali būti nustatyti klientų pasitenkinimo lygius su produktais, kainomis ir klientų aptarnavimu. Be to, jūsų tikslas gali būti sužinoti, kodėl kai kurie klientai nustojo pirkti jūsų produktus ar paslaugas. Tipinės verslo ataskaitos struktūra apima įvadą, kūną ir išvadą. Taip pat turėtumėte įtraukti vadovų ar kolegų santrauką, kuri turi laiko nuskaityti jūsų ataskaitos rezultatus. Naudokite įrašų punktus savo santraukoje ir paryškinkite tik svarbiausius dalykus ar išvadas.
Tikslumas
Jūsų ataskaitos visada turi būti tikslios, kai pateikiami faktai ar skaičiai. Pavyzdžiui, rinkodaros vadybininkai gali pageidauti, kad jų ataskaitose būtų pateikiama finansinė informacija. Finansų vadybininkas gali rinkodaros tyrimų vadovui kas ketvirtį parduoti ir gauti pelną du skirtingus metus. Rinkodaros tyrimų vadovas turi tiksliai pranešti apie šiuos pardavimus ir pelną, įtraukdamas juos į ataskaitą. Be to, jums reikės pateikti kai kurių jūsų pareiškimų atsargines nuorodas. Todėl prieš pradėdami bet kokias nuorodas, turite įsitikinti, kad visiškai suprantate kito autoriaus pareiškimus.
Naudojant paprastą kalbą
Pranešimas jūsų ataskaitoje turėtų būti paprastas, atsižvelgiant į tinklalapį Verslininkas. Turėtumėte parašyti savo ataskaitas taip, tarsi kreiptumėtės į žmogų, turintį aukštesnįjį išsilavinimą. Naudokite paprastus žodžius ir paaiškinimus abstrakčioms idėjoms ar temoms. Valdytojas taip pat turėtų vengti naudoti techninius terminus, kai kreipiasi į auditorijos narius iš lauko ribų. Pavyzdžiui, rinkodaros mokslinių tyrimų profesijose turėtų būti vartojami žodžiai „daugialypis pasirinkimas“ ir „užpildyti“, o ne rinkodaros tyrimų terminai „atviri“ ir „uždaryti“. Be to, laikykite sakinius trumpus ir taškus.
Teisingas rašyba, skyryba ir veiksmažodis
Paprastai nėra jokio pasiteisinimo, kad būtų pateikiamos ataskaitos su rašybos ar gramatikos klaidomis. Visada vykdykite ataskaitas naudodami rašybos tikrintuvą kompiuteryje. Ar kas nors kitas patikrins savo ataskaitą dėl galimų gramatinių klaidų ar netinkamų veiksmažodžių laiko. Tinkamose visų ataskaitų vietose įsitikinkite, kad įterpėte kablelius, laikotarpius, klausimų ženklus ir šauktus.
Naudokite aktyvųjį balsą
Aktyvus balsas leidžia rašyti su autoritetu savo ataskaitose, o ne pasyviame balsu. Naudokite tokius žodžius ar frazes kaip vykdomi, valdomi ir apklausiami, o ne pasyvieji kolegos: vykdymas, valdymas ir tyrimas. Naudokite žodžius, kurie baigiasi „ed“, nes jie yra aktyvesnis balsas.
