Tinkamai įrašyti posėdžių protokolus yra labai svarbus žingsnis, kurį galima nepastebėti. Kai kuriais atvejais protokolo protokolo išsaugojimas gali būti teisinis reikalavimas. Nesvarbu, ar tai yra teisinis reikalavimas, ar ne, tai yra geras būdas išlaikyti visus sutelktus ir taškus po susitikimo ir pateikti istorinę organizacijos veiklos informaciją.
Susitikimo darbotvarkė
Darbotvarkės nustatymas padeda išlaikyti posėdžio nesuderinamumą ir leidžia parašyti protokolą iš anksto. Tai taupo laiką ir palengvina kiekvieno temos blankų užpildymą, kaip tai aptarta.
Preliminari informacija
Pažymėkite dokumento viršūnę „Susirinkimo minutės data“. Viršutiniame dešiniajame kampe pateikite pagrindinę informaciją apie susitikimą. Atkreipkite dėmesį į įmonės pavadinimą, posėdžio datą ir vietą bei laiką, kada susitikimas prasidėjo ir baigėsi.
Kas dalyvavo
Protokole turėtų būti parodyta, kas dalyvavo susitikime. Nurodykite kiekvieno asmens vardą ir pavardę. Jei dalyviai yra iš kitos organizacijos arba jie yra pataisyti telefonu, tai reikėtų pažymėti. Taip pat atkreipkite dėmesį, kas priėmė posėdžio protokolą, kuris paprastai yra įmonės sekretorius.
Diskusijų temos
Sudarydami protokolus, paprasta aptarti diskusijų temas. Negalima cituoti, ką sakė kiekvienas žmogus. Laikykitės pagrindinio temos aprašymo ir aiškiai nurodykite, koks sprendimas ar rezultatas buvo pasiektas. Protokole nereikia išsamiau išdėstyti.
Įveskite protokolus iš karto
Įveskite posėdžio protokolą iš karto. Kuo daugiau laiko praeis prieš minučių įvedimą, tuo didesnė tikimybė, kad pamiršsite kažką svarbaus. Kai kurie mano, kad susitikimo metu naudinga turėti magnetofoną, kad būtų galima įrašyti, kaip reikia, renkant minutes. Išdalinkite posėdžio protokolo kopiją visiems dalyviams.
