Gerų posėdžių protokolų rengimas ir rašymas yra įgūdžiai, kuriuos kiekvienas gali įgyti su nedideliu pasiruošimu ir dėmesiu detalėms. Nešališkas ir teisingas susitikimų protokolas yra teisinis reikalavimas daugeliui įmonių. Nesvarbu, ar rašote verslo, politinės, socialinės ar savanoriškos organizacijos, minutės taps nuolatine organizacijos istorijos dalimi. Daugeliu atvejų minutės laikomos daugelį metų, dešimtmečių ir kartais amžių.
Elementai, kurių jums reikės
-
Darbotvarkė
-
Dalyvių sąrašas
-
Juostinis magnetofonas
-
Notepad
Atvykę į susitikimą pradėkite susitikimo darbotvarkę, dalyvių sąrašą ir įrangą, reikalingą protokolui įrašyti. Pasirinkite vietą prie susitikimo vedėjo. Sėdimas prie susitikimo vedėjo leidžia jums geriau išgirsti ir paprašyti paaiškinimų.
Paklauskite, ar galite naudoti magnetofoną, kad įrašytumėte susirinkimo garso transkriptą. Jei užrašai įrašomi kompiuteryje, patikrinkite, ar jis veikia tinkamai, ir turėti popieriaus nešiojamojo kompiuterio ir rašymo prietaisų, kad galėtumėte naudoti atsarginę pastabų priėmimo būdą, jei kompiuteris nepavyks.
Užregistruokite susitikimo datą ir laiką. Įrašykite pareigūnų ataskaitų ir komitetų ataskaitų esmę. Paprastai visos ataskaitos pridedamos prie posėdžio protokolo. Įrašykite judesius. Įtraukti, kas pristatė kiekvieną pasiūlymą, kuris komandiravo pasiūlymą ir ar pasiūlymas buvo patvirtintas, kuris yra žinomas kaip „vykdomas“, ar nepavyko. Jei pateikiamas darbotvarkės klausimas - posėdžio metu nebuvo imtasi veiksmų, tačiau vėlesniam laikui jis buvo atidėtas, atkreipkite dėmesį į tai, kas pristatė šį pasiūlymą ir pateikė pasiūlymą. Įrašykite pranešimus ir tolesnių susitikimų datas.
Rasti arba sukurti susitikimo protokolo šabloną. Jūsų organizacija jau gali turėti susitikimo protokolo šabloną. Jei ne, galite naudoti vieną iš daugelio susitikimų minutės šablonų, kurie yra prieinami internete, arba sukurti savo šabloną. Šablonui reikia antraštės, kūno ir parašo eilutės. Antraštė apima organizacijos pavadinimą ir susirinkimo datą, laiką ir vietą.
Sukurkite šablono kūną naudodami susitikimo darbotvarkę kaip savo vadovą. Į šią dalį įtraukite šiuos punktus: lankomumo statistika, paskutinio posėdžio protokolo patvirtinimas, pareigūnų ir komitetų ataskaitos, senas verslas, nauji verslai, pranešimai ir atidėjimo laikas.
Įsitikinkite, kad šablone yra parašų eilutės ir datos eilutės sekretoriui ir patvirtinančiajai institucijai.
Paruoškite savo minutes naudodami šabloną. Pašalinkite per daug detalių. Įrašykite, kas buvo nuspręsta, kas veiks, kada jis bus įvykdytas, ir kaip organizacija žinos, kada veiksmas bus baigtas. Užpildę pirmąjį projektą, peržiūrėkite susitikimo garso transkriptą, kad įsitikintumėte, jog visa reikalinga. Tada redaguokite savo minutes.
Protokolas - tai veiksmai, kuriuos organizacija vykdo. Tai ne viskas, kas pasakyta, yra rekordas. Laikykite savo minutės profesionalą. Neįtraukite savo nuomonės, sprendimo ar aiškinimo. Tokios frazės kaip „karštos diskusijos“ ir „puikus komentaras“ neturi vietos profesinio susitikimo protokoluose. Niekada neįtraukite pasiūlymų, kurie buvo atšaukti.
Pridėkite pareigūną ir komitetą apie savo užpildytas minutes. Padarykite reikiamą kopijų skaičių. Jei įmanoma, posėdžio protokolus pasiskirstykite prieš kitą posėdį, kad būtų galima greitai padaryti papildymus ir (arba) pataisas.
Patarimai
-
Atvykę į susitikimą žiūrėkite savo sąrašo dalyvius. Įrašų pasiekimai ir susirūpinimas. Patvirtinkite, kad pavadinimai parašyti teisingai. Laikykite atsarginę savo minučių kopiją. Nebijokite paprašyti paaiškinimų.
