Apskaita būtų paprasta, jei tiesiog sumažinsite finansines ataskaitas iki kelių eilučių: pinigų, padarytų šį mėnesį, išleisti pinigai, čia liko ir tai yra mūsų turto vertė. Paprasta, bet ne siaubinga informacija. Nors kai kurie apskaitos principai yra sudėtingi, sąskaitų klasifikavimas yra pagrindinis: sukuriant skirtingas sąskaitas skirtingų rūšių skoloms, pajamoms ir turtui, apskaita suteikia daugiau informacijos apie įmonę. Tai daro knygeles ir finansinę ataskaitą naudingesnius vadovams, investuotojams ir skolintojams.
Įrašymas apskaitoje
Apskaitoje kiekvienas sandoris - nuo kopijavimo popieriaus pirkimo iki 1 mln. Įrašymo apskaitoje reikšmė yra ta, kad sandorių nurašymas išlaiko dalykų tikslumą. Bendrovės vadovybė gali pamatyti, kaip bendrovė veikia ir ar ji uždirba daugiau nei išleidžia. Investuotojai ir skolintojai gali peržiūrėti knygas ir finansines ataskaitas ir nuspręsti, ar bendrovė gali pasitikėti savo pinigais.
Paprasčiausias būdas įrašyti sandorius yra įrašyti juos į apskaitos žurnalą, atitinkamai pritaikant skirtingas paskyros klasifikacijas. Jei, pvz., Klientas, kuris yra skolingas 500 dolerių, sumoka sąskaitą, kuri turi įtakos dviem klasėms, gautinoms sumoms (dabar 500 JAV dolerių mažesnė) ir grynaisiais pinigais (500 dolerių didesnis). Kiekvieno sandorio įvedimas, kaip tai vyksta, užima laiko ir padidina klaidų galimybę. Naudodamiesi apskaitos programine įranga, buhalteriai gali tiesiog įrašyti į programinę įrangą, kai bendrovė gauna pardavėjo sąskaitą faktūrą arba išeina mokėjimai. Tada programinė įranga automatiškai debetuoja arba kredituoja atitinkamas paskyros klasifikacijas.
Sąskaitų klasifikavimas apsunkina apskaitą, bet taip pat yra informatyvesnis ir išsamesnis. Tam tikrais būdais jis tampa paprastesnis. Tarkime, jūs įsigijote didelę kompiuteryje esančios kompiuterių programinės įrangos biblioteką. Visa programinė įranga yra fiksuotas, nematerialusis turtas. Kai reikalaujate nusidėvėjimo dėl programinės įrangos praradimo dėl amžiaus, visa programinė įranga turėtų nuvertėti maždaug tuo pačiu greičiu. Visų programų įrašymas į vieną turto klasifikaciją leidžia nusidėvėjimą taikyti visai klasei.
Sąskaitų klasifikavimas
Klasifikuodami savo sąskaitas, jūsų finansai suskirstomi į skirtingas kategorijas jūsų finansinėse ataskaitose ir finansinėse ataskaitose. Jis suskaido jūsų įrašus į kelias plačias klasifikacijas.
- Turto paskyros: Į šį sąrašą įtrauktas įmonės turtas ir įranga, nuo žemės iki grynųjų pinigų, patentų ir kt.
- Atsakomybės sąskaitosTai apima pinigus, kuriuos jūsų įmonė skolinga, bet dar nesumokėjo, pavyzdžiui, mokėtinas sumas, hipotekos, paskolas ir kitas neapmokėtas sąskaitas.
- Kapitalo ar savininko nuosavybės sąskaitos: Tai nuosavybės dalis, kurią savininkas, savininkas ar akcininkai turi versle. Akcijos pakyla ir mažėja, palyginti su turto verte ir skolos suma.
- Atšaukimo sąskaitos: Tai apima pinigus, kuriuos verslo savininkai paėmė asmeniniam naudojimui. Į ją įeina partnerystės partnerių sąskaitos ir dividendų sąskaitos korporacijose.
- Pajamų sąskaitos: Šios ataskaitos rodo ir stebi pajamas, gautas parduodant prekes ar paslaugas. Jie taip pat apima nepagrįstas pajamas, pvz., Pajamas iš paskolų ar investicijų.
- Išlaidų sąskaita: Tai apima atlyginimus, nuomą, darbo užmokestį, tiekimą ir kitas išlaidas.
Sąskaitų klasifikacija gali būti kur kas detalesnė. Pavyzdžiui, turto klasifikacija turto sąskaitas suskirsto į kelias subkategorijas:
- Pinigai: Tai apima pinigus, skirtus sąskaitoms, indėlių sąskaitoms ir įmonės smulkiems pinigams patikrinti.
- Gautinos sumos: Išskyrus atvejus, kai savo apskaitą vykdote griežtai grynaisiais pinigais, pranešate apie pinigus, kai uždirbate, o ne gaudami. Pasakykite, kad klientui parduodate 1,500 dolerių vertės atsargų, bet suteikiate jiems 30 dienų mokėti. Jūs gausite 1,500 JAV dolerių, kai tik gausite. Jis klasifikuojamas kaip pelnas iš pelno (nuostolių) ataskaitos ir gautinų sumų (turto) balanse.
- Inventorius: Ši kategorija apima parduoti skirtas prekes, iš dalies sukomplektuotas prekes ir žaliavas.
- Ilgalaikis turtas: Ši turto klasifikacija apima daiktus, kuriuos perkate ir kurių negalima lengvai paversti grynaisiais pinigais. Skirtingai nuo, pvz., Biuro reikmenų, turtas yra laikomas ilgą laiką. Ilgalaikio turto pavyzdžiai apima kompiuterius, automobilius, baldus, pastatus ir žemę.
Klasifikacija taip pat atskiria turtą į dabartines ir ilgalaikes kategorijas. Trumpalaikis turtas yra tas, kuris bus panaudotas ateinančiais metais. Ilgalaikis turtas trunka ilgiau nei per ateinančius 12 mėnesių. Apskaitininkai taip pat atskirai klasifikuoja materialųjį ir nematerialųjį turtą. Materialusis turtas apima fizinius daiktus, tokius kaip sunkvežimiai, 3D spausdintuvai ir inventorius. Nematerialusis turtas yra nefizinis turtas, pvz., Patentai, autorių teisės ir kliento prestižas.
Klasifikavimas ir finansinės ataskaitos
Kitas įrašymo į apskaitą reikšmė yra ta, kad antraščiuose įrašyti duomenys galiausiai tampa finansinės atskaitomybės pagrindu. Trys finansinės ataskaitos konsoliduoja įmonės finansinius įrašus įvairiais būdais ir skirstomos į sąskaitas įvairiais būdais.
Balanse yra trys didelės apskaitos klasės: turtas, įsipareigojimai ir savininko nuosavas kapitalas, kuris liko atimant įsipareigojimus iš turto. Sąskaitų klasifikavimas paprastai jas skirsto toliau į tokius straipsnius kaip nepaskirstytasis pelnas, gautinos sumos, trumpalaikiai įsipareigojimai ir ilgalaikiai įsipareigojimai. Balanse neprivalote naudoti visų galimų turto klasifikatorių ar įsipareigojimų klasifikavimo. Jei, pavyzdžiui, jūsų įmonė niekada neturėjo nematerialiojo turto, jums nereikia rašyti „Nematerialusis turtas: $ 0“, kad tai būtų nurodyta. Lyginant bendrovės turtą ir įsipareigojimus, balanse pateikiama įmonės finansinės būklės apžvalga.
Pelno (nuostolių) ataskaita rodo pelningumą: kiek pajamų kas mėnesį gauna bendrovė? Pelno (nuostolių) ataskaitos klasifikacija apima pardavimų pajamas, parduotų prekių savikainą ir netinkamas pajamas. Netinkamos pajamos gali būti suskirstytos į klases, pvz., Palūkanų, nuomos ir dividendų pajamas. Tokiu būdu išskiriant pajamų klasifikaciją išskiriamos pajamos, gautos iš jūsų verslo linijos, ir pajamos, gautos iš gerų investicijų. Kiekvienas, kuris galvoja apie pinigų išleidimą į jūsų įmonę, nori sužinoti, ar jūsų produktai ar paslaugos uždirba pinigus, todėl tai padeda atskirti šias pajamas iš kitų šaltinių.
Įmonės, kurios registruoja tik grynųjų pinigų operacijas, nereikalauja pinigų srautų ataskaitos. Įmonėms, naudojančioms kaupimo principu pagrįstą apskaitą, reikia, nes pelno (nuostolių) ataskaitoje įrašomi pardavimai ir pirkimai, o ne grynieji pinigai. Stebėti, kiek grynųjų pinigų įeina ir iš bendrovės, rodo, ar bendrovė turi pakankamai pinigų, kad galėtų atlikti mokėjimus ar padengti darbo užmokestį. Jei grynieji pinigai yra gerokai mažesni už pajamas, gali būti, kad bendrovė nesugeba surinkti gero darbo už gautinas sumas. Pinigų srautų klasifikacijos apima pinigus iš investicijų, grynųjų pinigų iš operacijų ir pinigus iš finansavimo.
Sąskaitų klasifikavimas antraščiuose padeda apskaitos skyriui sukurti finansines ataskaitas. Jei turto pardavimas ir pirkimas buvo tinkamai užregistruotas, tai leidžia lengviau matyti turto klasifikacijas, apie kurias turite pranešti balanse.
Sąskaitų diagrama yra pagrindinė konvertuojamų knygų dalis finansinėse ataskaitose. Diagrama yra visų sąskaitų, naudojamų bendrojoje knygoje, sąrašas, nurodant kiekvieną sąskaitą pagal skaičių. Jūsų apskaitos programinė įranga naudoja diagramą, kad nustatytų tokias sąskaitas, kaip pajamos, bendrosios atsargos, grynieji pinigai ir nusidėvėjimas, kurie turi būti įtraukti į balansą.
Kai sudarote savo sąskaitų diagramą, nustatykite ją, kad jums nereikėtų jo pakeisti kelerius metus. Jei, tarkim, jūs neturite jokių pastatų, bet planuojate kitąmet pirkti, verta įtraukti šią turto klasę į diagramą. Neįtraukite klasių, kurių neturite naudoti. Jei jūsų įmonė teikia paslaugas ir neturi inventoriaus, nėra tikslo įtraukti į diagramą inventoriaus klasifikaciją. Jei turite paskyrų, kuriose yra tik nedidelės sumos, žr., Ar galite jas perkelti į kitas paskyros klases. Tai leis diagramai tapti pernelyg sudėtinga.
