Advokatų kontoros organizavimas yra puikus būdas paralegalams, teisiniams sekretoriams ir teisiniams padėjėjams palaikyti advokatus. Mažose advokatų kontorose advokatai gali netgi organizuoti savo veiklą. Dauguma advokatų kontorų turi centralizuotą registravimo sistemą, o bylų bylos yra patikrinamos advokatams tik tada, kai tai reikalinga nagrinėjant bylą. Kadangi advokatai praleidžia laiką susitikdami su klientais, dalyvauja teismo procese, priima parodymus ir atlieka kitus darbus, jie priklauso nuo biuro organizavimo, kad prireikus rastų dokumentus.
Perspektyvios bylos
Kiekvienam advokatų kontoros advokatui reikia sistemos, skirtos stebėti informaciją, susijusią su būsimais atvejais.Civilinės bylos advokatas Jim Wirken ir „Wirken Law Group“ valdybos pirmininkas Kanzaso mieste rekomenduoja naudoti formą, pavadintą „Perspektyvinė nauja medžiaga“. Ši standartinė forma padeda advokatui stebėti būsimos kliento informaciją, saugoti pastabas apie pokalbius šiuo klausimu ir įrašyti laiką, praleistą konsultacijoje šiuo klausimu. Jei bylos byla atidaroma vėliau, advokatas arba pagalbinis asmuo gali naudoti šią formą, kad sukurtų popierinį failą ir naują bylą bylų valdymo duomenų bazės sistemoje.
Failų organizavimas
Failų organizavimas yra raktas į advokatų kontoros organizavimą. Šis procesas yra svarbus organizuojant bylų bylas ir tvarkant apskaitos dokumentus. Failų organizavimas taip pat padeda advokatų kontorai pažaboti klientų suvokimą apie piktnaudžiavimą ir palengvina klientų išlaikymą. Popierinių failų atveju advokatų kontora turėtų sukurti kiekvieno failų aplanko organizavimo sistemą. Pvz., Kiekviename failo skyriuje tokie patys dokumentai turėtų būti pateikiami kiekvieną kartą. Kiekviename skyriuje dokumentams gali reikėti spalvotų skirtukų (su numeriais ar datomis), kad būtų nurodyta, kur kiekvienas dokumentas prasideda ir baigiasi. Dokumentai turi būti pateikiami chronologine tvarka arba su naujausiais dokumentais, esančiais viršutiniame, arba kiekvieno skyriaus gale.
Advokatų kontora gali sukurti failų aplanko vadovą ir pateikti jį visiems darbuotojams. Naujų dokumentų tvarkytojams gali tekti mokyti, kad būtų suprastas failų vadovas. Advokatai ir teisinės pagalbos darbuotojai turėtų pasikliauti profesionaliais paraiškų teikėjais daugeliui užduočių.
Elektroninis duomenų saugojimas
Organizacija taip pat gali naudoti bylų valdymo duomenų bazės sistemą, kad būtų galima stebėti bylos ir apskaitos informaciją. Kai kuriose duomenų bazių valdymo sistemose yra galimybė pridėti faksogramas, elektroninius dokumentus ir nuskaitytus dokumentus į bylos failus elektroninėje duomenų bazėje. Kai kurios duomenų bazių sistemos yra ypač naudingos ne įprastinėms užduotims, pvz., Patikrinimui, ar advokatas turi interesų konfliktą atstovaujant klientui (kuris gali sukelti etinį pažeidimą).
Darbuotojai ir advokatai turėtų mokytis, kaip naudotis šia duomenų bazių valdymo sistema, kad būtų galima elektroniniu būdu saugoti informaciją. Advokatų kontora gali norėti apriboti naudotojų, kurie gali įrašyti ar ištrinti įrašus, profilius, kad nebūtų prarasta svarbi kliento informacija.
