Oficialūs laiškai yra beveik kiekvienos profesijos dalis, nesvarbu, kokiame lauke. Pranešimai, paklausimai ir kvietimai: jie yra įvairių formų ir dydžių, tačiau beveik visi atitinka tą patį formatą. Profesinių laiškų pradžia yra svarbi, nes jie nustato jūsų skaitytojo toną. Jei jūsų laiškas skamba asmeniškai ar neprofesionaliai, skaitytojas gali kelti abejonių dėl jūsų įmonės teisėtumo ar gebėjimo spręsti su darbu susijusią informaciją. Jūsų skaitytojo labui profesionalūs laiškai turėtų būti mandagūs, glausti ir informatyvūs.
Įrašykite adresą laiško viršuje. Naudokite verslo gatvės adresą, miestą ir pašto kodą. Adresas nurodys jūsų skaitytojui, iš kur jis ateina ir kur jis gali siųsti savo atitikmenis.
Parašykite datą, kurią po laiško parašėte viena eilutė. Parašykite mėnesį, datą ir metus (1997 m. Gruodžio 24 d.). Data informuos skaitytoją apie rašto rašymą.
Užrašykite savo skaitytojo adresą žemiau datos esančią eilutę. Pradėkite nuo savo vardo (paprastai reikia pridėti asmeninį pavadinimą, pvz., Dr. Arba ponia) ir pridėti jų gatvės adresą, miestą ir pašto kodą žemiau esančiose eilutėse. Jei siunčiate laišką lango voke, šis skyrius informuos pašto skyrių apie tai, kur reikia siųsti laišką.
Pradėkite nuo sveikinimo kelių eilučių po savo skaitytojo adresu. Pradėkite nuo „Gerb. …“ ir pridėkite visą vardą. Naudokite asmeninį pavadinimą, kad parodytumėte pagarbą laiško gavėjui. Po pavadinimo pridėkite dvitaškį (Gerb. P. John Smith)
Patarimai
-
Naudokite profesionalius šriftus, pvz., „Arial“ arba „Times New Roman“. Dviguba erdvė ir naudokite 12 taškų dydžio šriftą.
Visoms atitikmenims, kuriose bus nurodytas jūsų vardas ir adresas, naudokite blanką.
