Departamento pasiūlymas paprastai naudojamas siekiant gauti išteklių naujai ar išplėstai programai, naujai teikiamai paslaugai ar kitokiam dabartinio verslo vykdymo būdui, kuriam reikalingas departamento biudžeto lėšų skyrimo patvirtinimas. Jis turi būti pakankamai trumpas, kad būtų gerbiamas sprendimų priėmėjo laikas, tačiau pakankamai išsamus, kad būtų gautas patvirtinimas. Pasiūlymas gali būti atsakymas į pasiūlymą dėl pasiūlymo (RFP) arba jis gali būti neprašytas.
Pasiūlymo rengimas
Atlikite savo tyrimus. Atidžiai perskaitykite RFP arba departamento pasiūlymo vadovą. Žinokite, ko jie prašo (formatas, ilgis, sekcijų skaičius). Būtinai vadovaukitės instrukcijomis; ne improvizuokite.
Žinokite, kas pateikiate pasiūlymą: generaliniam direktoriui, valdybai ar departamento vadovui. Jums reikės pakoreguoti pasiūlymą savo požiūriu. Vadovui reikės labiau strateginio požiūrio, o vadybininkas turės daugiau procedūrinių detalių. Valdybą sudarys abu, todėl abu tikslai turėtų būti gerai dokumentuoti.
Perskaitykite departamento strateginį planą arba lygiavertį. Jums reikės parodyti, kaip jūsų pasiūlymas atitinka strateginį tikslą arba pagrindinį rezultatą. Perskaitykite visus kitus susijusius departamento dokumentus, ypač tuos, kurie nurodo, kurioje srityje dirbate.
Pasiūlymų rengimas
Pradėkite nuo problemos, kurią išspręsite, arba paslaugos, kurią pateikiate, istorijos. Apibūdinkite poreikį arba pateikite poreikių analizę. Parodykite savo supratimą apie departamento struktūrą ir kur šis pasiūlymas bus tinkamas.
Nustatykite savo pasiūlymo naudą - kiek įmanoma, kiek įmanoma. Pažymėkite stiprybes ir galimybes kiekybiškai ir parodykite trūkumus ir grėsmes. Apibūdinkite galimybes ir galimas alternatyvas santykinių sąnaudų ir naudos požiūriu. Atlikite rizikos analizę; įtraukti teisinius aspektus ir nustatyti nustatytų rizikų sprendimus. Nurodykite pageidaujamą parinktį ir parodykite, kodėl.
Nustatykite žmogiškuosius ir materialinius išteklius, kurie bus reikalingi rekomenduojamai parinkčiai, tiek skaičiaus, tiek kaštų atžvilgiu. Įsitikinkite, kad visi jūsų pretenzijos yra tikslios, ir turite išteklių, kad galėtumėte pateikti savo pažadėtus rezultatus.
Aiškiai nurodykite darbo laiką. Įtraukite pagrindinę darbo suskirstymo struktūrą arba Ganto diagramą, kuri yra abiejų projektų valdymo įrankiai. Jei nesate susipažinę su jais, suraskite kolega, kas yra. Būtinai įtraukite visų kolegų, kurie žodžiu arba pasiūlyme teikia didelę pagalbą, pavadinimus.
Prieš pateikdami pasiūlymą, jį panaikinkite 24 valandas. Atidžiai perskaitykite ir nustatykite visus trūkumus; sugriežtinkite gramatiką. Paprašykite ką nors pasitikėti korektūra ir, jei reikia, perrašyti.
Sukurkite santrauką. Viename puslapyje ar mažiau nurodykite svarbias pasiūlymo dalis. Įdėkite tai kaip pirmąjį puslapį. Antrasis puslapis turėtų būti tikslus indeksas arba turinys.
Patarimai
-
Jei norite asmeniškai pristatyti savo prezentaciją priešais veidrodį arba pristatyti kolegai kaip sausą.
Niekada nesiųskite to, ko negalite pateikti arba pateikti nepagrįstų ar neteisingų pretenzijų.
