Veiksmingas verslo ryšys yra gyvybiškai svarbus jūsų organizacijos sėkmei. Tai turi didelį poveikį jūsų įmonės veiklai ir darbuotojų produktyvumui bei jūsų apatinei eilutei. Kaip įmonės savininkas, turite sugebėti aiškiai informuoti apie savo viziją ir tikslus, užmegzti ryšius su klientais ir galimais partneriais bei bendrauti su savo komanda.
Verslo komunikacijos pagrindai
Vadybininkai, vadovai, komandos vadovai ir kiti specialistai turi išmokti būti gerais komunikatoriais, kad galėtų vykdyti savo pareigas. Nesvarbu, ar norite parduoti daugiau produktų, statyti tvirtą komandą, ar padidinti savo rinkodaros pastangas, svarbu, kad įsisavintumėte verslo komunikacijos esminius dalykus.
Jei norite sėkmingai, tai nėra pakankamai geras strategas ar puikios idėjos. Žinoma, galite samdyti žmones bendrauti su savo klientais ir reklamuoti savo paslaugas, tačiau vis tiek turite įdėti savo viziją į žodžius. Jūsų pareiga - pateikti atsiliepimus savo darbuotojams, išklausyti, ką jie turi pasakyti, ir aptarti įmonės tikslus.
Verslo komunikacijos tikslas - dalytis informacija tarp žmonių, esančių jūsų organizacijoje ir už jos ribų. Tai gali būti įvairių formų, pavyzdžiui, formalaus ir neformalaus bendravimo, vidinio ir išorinio bendravimo, teisinio bendravimo, šoninės arba horizontaliosios komunikacijos ir kt. Pagalvokite apie tai kaip dvipusį kanalą, kaip perduoti instrukcijas, idėjas, nuomones, ataskaitas ir pan.
Kad komunikacija būtų veiksminga, ji turi būti abipusiška. Turite aiškiai kalbėti ir atidžiai klausytis. Taip pat įsitikinkite, kad suprantate verslo komunikacijos pagrindus:
- Struktūra
- Aktualumas
- Nuoseklumas
- Aiškumas
- Neseniai ir pirmenybė
- Vidutinis
Visų pirma, jūsų žinutė turi būti gerai struktūrizuota ir turėti atidarymą, kūną ir uždarymą. Nesvarbu, ar siunčiate el. Laiškus, skambinate telefonu, ar pristatote projektą, nepamirškite šių struktūrinių elementų. Pradėkite nuo trumpo pranešimo, kad auditorija žinotų, ko tikėtis. Pavyzdžiui, galėtumėte pasakyti kažką panašaus: „Šiandien mes aptarsime mūsų rinkodaros strategiją kitam ketvirčiui“. Toliau išsamiai pristatykite savo idėjas. Priklausomai nuo konteksto, jums gali tekti paremti savo pareiškimus faktais ir skaičiais. Uždarykite pranešimą su trumpa išvada, kurioje išdėstomi pagrindiniai aptariami klausimai.
Įsitikinkite, kad jūsų pranešimas yra aiškus ir tinkamas tikslinei auditorijai. Įsivaizduokite, kad jūs bandote paaiškinti klientui, kad jam reikia pilnos svetainės peržiūros, o ne keletas nedidelių pakeitimų. Gali būti gundomasis aptarti interneto dizainą, paieškos optimizavimą, atšokimo rodiklius ir kitus techninius aspektus, bet nedarykite. Klientas gali nežinoti, ką tai reiškia ir kodėl jie yra svarbūs. Vietoj to, turėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kaip pilnas svetainės pertvarkymas bus naudingas jo verslui. Pasakykite jam, kad jis pasieks daugiau klientų, padidins prekės ženklo žinomumą, padidins išlaikymo rodiklius, pagerins duomenų saugumą ir pan.
Visada laikykitės savo pranešimo, bet prisitaikykite prie auditorijos ir konteksto. Jei nuolat keičiate savo mintis, rizikuojate prarasti savo patikimumą.
Vienas dalykas yra pasakyti savo darbuotojams apsaugoti klientų duomenis ir atnaujinti savo programinę įrangą, o kitas dalykas turi turėti saugumo politiką. Rašytinis pranešimas palengvina idėjų išaiškinimą ir užtikrina, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.
Taip pat įsitikinkite, kad jūsų pranešimas yra įsimintinas. Įtraukite tvirtą, aiškų pareiškimą, kuris sustiprina jūsų įsitikinimus ir yra susijęs su šia tema. Apsvarstykite galimybę pradėti ar baigti savo pranešimą su citata ar kita galinga atidarymo funkcija. Kartais ir humoras gali padėti. Nesvarbu, ar kalbate su klientu ar darbuotoju, duokite jai ką nors prisiminti.
Pasak psichologų, kai kurie žmonės labiau prisimena, ką jie matė ar girdėjo. Tai vadinama recency efektu. Kiti linkę prisiminti, ką jie pirmą kartą matė ar girdėjo, o tai vadinama pirmenybės efektu. Todėl prasminga pradėti ir (arba) uždaryti jūsų pranešimą galingu pareiškimu.
Kitas dalykas, kurį reikia apsvarstyti, yra ryšio priemonė. Kaip ketinate gauti savo pranešimą? Yra įvairių tipų ryšių laikmenų, kiekvienas turi unikalias savybes. Tai apima, bet neapsiriboja:
- Pristatymai
- Ataskaitos
- Interneto ryšys
- Verslo susitikimai
- Vaizdo ir telefono susitikimai
- El. Paštas
- Socialinė žiniasklaida
- Spausdintos žiniasklaidos priemonės
- Sutartys ir kiti oficialūs rašytiniai dokumentai
Verslo komunikacijos teisiniai aspektai
Rašydami sutartį arba pateikdami teisinius dokumentus, dar svarbiau aiškiai bendrauti. Prasta komunikacija gali lemti didelių baudų, sukčiavimo, šmeižto, pajamų praradimo ir brangių ieškinių.
Susipažinkite su savo valstybės ar apskrities įstatymais, įskaitant susijusius su reklama. Pavyzdžiui, rinkodaros kampanijos turi būti teisingos ir atitikti jūsų pramonės įstatymus. Jei parduodate maisto papildus, jūs negalite teigti, kad jūsų produktai išgydo ar užkirstų kelią ligoms. Be to, negalima parduoti alkoholio ir cigarečių kaip naudingų klientams. Atkreipkite savo pretenzijas į sunkius faktus ir pateikite reikiamą informaciją.
Patikrinkite savo verslo sutartis ir sutartis. Jei turite ką pasakyti, rašykite. Įtraukite skyrių, kuriame aiškiai apibrėžiamos sutartyje vartojamos sąvokos. Pridėkite atitinkamus skyrius, pvz., Sutarties terminą ir nutraukimą, garantijas, atskyrimą ir konfidencialumą.
Atkreipkite dėmesį į tai, kaip bendraujate su savo darbuotojais. Pasirinkite savo žodžius atidžiai. Nesilaikykite grėsmių ar nediskriminuokite darbuotojų. Pvz., Jei pasakysite darbuotojui, kad jis pernelyg jaunas, kad galėtų priimti konkretų projektą, jūs galite būti apkaltintas diskriminacija dėl amžiaus. Vadybininkas, kuris pašalina neįgalius darbuotojus, gali būti apkaltintas diskriminacija dėl negalios, net jei jo elgesys nebuvo skirtas pakenkti asmeniui.
Kodėl svarbi verslo komunikacija?
Žinant pagrindinius komunikacijos aspektus, sunku suprasti, kodėl taip svarbu. Efektyvus bendravimas gali sustiprinti jūsų santykius su klientais, darbuotojais ir verslo partneriais, užtikrinant teisinį atitikimą. Be to, jis gali suteikti jums konkurencinį pranašumą ir padėti jums kuo geriau išnaudoti savo rinkodaros pastangas.
Išorės komunikacijos svarba organizacijoje neturėtų būti nepakankamai įvertinta. Kaip vadybininkas ar įmonės savininkas, turite sugebėti perduoti savo žinią tikslinei auditorijai, taip pat investuotojams, akcininkams, tiekėjams ir galimiems partneriams. Pavyzdžiui, tiesioginiai renginiai suteikia galimybę užfiksuoti savo perspektyvų dėmesį arba užtikrinti savo smulkiojo verslo finansavimą. Gerai apgalvota kalba ar patrauklus produktų pristatymas gali padidinti jūsų reputaciją ir parduoti. Interviu ir pranešimai spaudai leidžia informuoti klientus ir investuotojus apie naujausius projektus. Pvz., Galbūt norėsite kalbėti apie naują bendradarbiavimą su prekės ženklu arba apie naują produktų liniją, kuri sužlugdys pramonę. Jei aiškiai bendraujate ir suteikiate realią vertę, gausite „Buzz“ aplink savo prekės ženklą.
Vidaus komunikacija taip pat yra labai svarbi. Beveik pusė darbuotojų retai arba niekada nepalieka susitikimo, žinodami, ką daryti toliau. Iš tiesų, 21 proc. Profesionalų neturi oficialaus plano vidaus komunikacijai. Jei nepavyksta aiškiai nurodyti susitikimo tikslo ir tikslų, galite sukurti painiavą ir konfliktus darbo vietoje.
Lyderiai, kurie yra geri komunikatoriai, gali padidinti darbuotojų moralę, sumažinti apyvartos rodiklius ir didinti organizacijos našumą. Jie taip pat turi stipresnį ryšį su savo komandomis ir patiria mažiau konfliktų. Be to, efektyvus vidinis bendravimas užtikrina, kad jūsų darbuotojai supranta savo vaidmenis ir indėlį, kurį jie daro siekdami įmonės augimo ir sėkmės.
