Stebėjimo skaičiuoklės kūrimas, kad būtų galima įrašyti sąnaudų taupymą ir išvengti išlaidų, leidžia jūsų organizacijai tiksliai pranešti apie „kietuosius“ ir „švelnius“ taupymus. Sunkūs sutaupymai parodomi kaip mažesnės kainos, palyginti su praėjusiais metais. Minkšti santaupos yra mažiau apčiuopiamos ir gali apimti derybas dėl mažesnio sąnaudų padidėjimo iš tiekėjo arba „nemokamo“ mokymo, kuris ateina su tarifų didinimu. Kuriant paskatas tiems, kurie atsakingi už pirkimus, labai svarbu sukurti skaičiuoklę, kad būtų galima stebėti santaupas.
Elementai, kurių jums reikės
-
Skaičiuoklės programa
-
Praeities veiklos išlaidos
-
Sutartys
Grupės veiklos sąnaudos suskirstytos į logines kategorijas. Kategorijos gali būti pagal tipą, pvz., Visų komunalinių paslaugų grupavimas. Jei už pirkimą atsakingi keli darbuotojai, grupės išlaidas padengia atsakingas asmuo.
Įrašykite antraštę „Išlaidos“ į pirmą skaičiuoklės langelį. Po, įveskite kategorijos pavadinimą, tada žemiau esančiose ląstelėse įrašykite išlaidų pavadinimus. Pakartokite kiekvienai kategorijai.
Kitame stulpelyje įrašykite stulpelio antraštę „Aktuali“ ir metus. Po juo įrašykite ląstelėje išleistus dolerius į dešinę nuo kiekvieno išlaidų pavadinimo. Pažymėkite kitą stulpelį „Koregavimai“ ir įveskite bet kokius sutartinius padidinimus arba sumažinimus toje pačioje išlaidų eilutėje, kuriai jis taikomas. Pažymėkite kitą stulpelį „Benchmark“ ir įveskite formulę, kad padaugintumėte faktines sumas ir pridėkite koregavimą: (faktinis * (1 + koregavimas)).
Nustatykite praėjusiais metais pagamintų prekių kiekį ir planuojamą produkciją kitais metais. Kitos eilutės viršuje įrašykite „Vienam vienetui“. Visoms taikomoms išlaidoms, pvz., Medžiagai ir darbui, įveskite formulę, kad būtų galima pritaikyti lyginamąjį indeksą naujiems kiekiams: (Benchmark / Quantity Praėjusieji metai * Šių metų kiekis).
Įveskite „Aktuali“ ir einamuosius metus viršutinėje kito stulpelio eilutėje ir palikite tuščią, kol bus žinomos faktinės išlaidų sumos. Pavadinkite kitą stulpelį „Skirtumas“. Kiekvienai išlaidai įveskite formulę, atimantį šių metų faktines išlaidas iš skaičiaus, esančio etaloniniame stulpelyje.
Po kiekvienos kategorijos įdėkite dvi tuščias eilutes. Pirmoje eilutėje įrašykite „Subtotal“ („Iš viso“). Prie jo esančiame ląstelėje įveskite formulę, kad pridėtumėte visas šios kategorijos išlaidas, ir nukopijuokite jį visuose skaičiuoklės stulpeliuose. Po paskutinės kategorijos, pirmajame stulpelyje įrašykite „Iš viso“, o šalia esančiame ląstelėje įveskite formulę, kad pridėtumėte visas kategorijų dalines sumas. Nukopijuokite jį visuose skaičiuoklės stulpeliuose.
Įrašykite išlaidas, nes pasirašomos naujos sutartys arba gaunamos faktinės sąskaitos. Įterpti papildomas eilutes bet kokioms naujoms išlaidoms arba įrašyti sąnaudų vengimo sutaupymus.
Patarimai
-
Padidinkite bendrą išlaidų nuosavybę sprendžiant iš anksto, kaip bus atlyginta už taupymą. Pagrindiniai sprendimai apima tai, ar darbuotojai bus apdovanoti už grynuosius santaupas už visas savo išlaidas ir tvarkant nematerialias santaupas, kurios daro poveikį kitai kategorijai. Koregavimo stulpelis taip pat gali būti naudojamas nustatant tikslus. Norint sutaupyti kiekvienai kategorijai reikalingą taupymo procentą, kiekvienai išlaidai bus nustatyti lyginamieji tikslai. Būtinai įtraukite procesų patobulinimus, dėl kurių sumažėja veiklos išlaidos arba sumažėja darbo valandos.
