Nesvarbu, ar jie siunčiami paštu, ar el. Paštu, verslo laiškai visada atitinka tam tikrą formatą ir stilių. Po formato greitai pasiekiamas taškas ir pasakoja skaitytojui apie papildomus susijusius dokumentus, pvz., Atnaujinimą, pasirašytą sutartį arba apmokėtų sąskaitų faktūrų kopijas. Išsami informacija apie laiškus savo laiške ir pažymint juos laiško apačioje yra profesionalus būdas padėti gavėjui suprasti, kodėl rašote ir kokios papildomos medžiagos siunčiate.
Pasakykite skaitytojui, kodėl rašote
Gerai parašytas verslo laiškas prasideda vienu sakiniu, paaiškinančiu, kodėl rašote. Pasakykite gavėjui, ką ir kiek dokumentų pridedate ir kodėl juos įtraukiate. Turėtumėte pradėti su tokiomis frazėmis, kaip „Aš pridedu savo gyvenimo aprašymą pagalbininko vadovo pareigoms“, arba „Pridedamas yra gauto laiško, patvirtinančio mano neseniai atliktą mokėjimą, kopija“.
Venkite pernelyg formalaus
Jūsų verslo laiško rašyme neturėtų būti pateikta daug formalesnė frazė „Prašom pridėti…“ Nors tai nėra gramatikos klaidos, tokia oficiali rašytinė kalba dažniausiai naudojama akademiniuose žurnaluose, oficialiuose dokumentuose ir vietose, kur reikalingas didesnis sunkumo lygis. Paprastai venkite pernelyg formalios kalbos kasdieniame verslo korespondencijos ir el. Laiškų.
Išvardykite priedus arba skydus, esančius žemiau jūsų parašo
Po parašo eilutės raidės apačioje yra tinkama vieta priedų sąrašui. Jei siunčiate el. Laiškus, po parašo dukart erdvę ir tada nurodote priedus su trumpu užrašu, pvz., „Priedas: Jane K. Doe atnaujinimas“. Jei siunčiate laišką per pašto paslaugą, trumpai apibūdintumėte įrašą dėžutės dvi eilutės po parašu. Galite parašyti žodį „aptvėrimas“ (pavyzdys: „Uždarymas: mėnesinė rinkos santrauka“) arba naudoti bendrąjį verslo santrumpą „enc.“ („Enc: John K. Doe atnaujinimas“)
Papildomi patarimai verslo el. Paštui
Kaip pridėti priedus: Formatavimas yra labai svarbus siunčiant verslo el. Laišką. Priedo failo pavadinimas turėtų būti susijęs su jūsų el. Įtraukite savo vardą, trumpą temos aprašymą ir el. Laiško datą. Jei prie priedo yra daugiau nei vienas puslapis, taip pat nurodykite.
Pridėti nuotraukas efektyviai: Jei siunčiate nuotraukas, įsitikinkite, kad apkarpysite nuotraukas, kad parodytumėte tik tai, kas yra aktuali, ir mažo ar vidutinio dydžio, kuris greitai atsisiunčiamas gavėjo kompiuteryje ar įrenginyje.
Įsitikinkite, kad įtrauksite viską: Prieš užplombuodami voką arba nuspausdami siuntimo mygtuką įsitikinkite, kad jūsų korpusai yra voke arba kad prie savo el. Daugelis verbuotojų ir kitų įmonių gali atmesti laiškus, kuriuose nėra prašomų priedų. Jis taip pat suteikia įspūdį, kad siuntėjas yra neatsargus.
