Net jei jūs dirbate tik trumpą laiką, jūs žinote, kad kruopščiai tvarkomi įrašai, vertinant dabartines pirkimo praktikas, ieškant naujų tiekėjų santykių ir užtikrinant, kad jūsų veikimo sistemos būtų veiksmingai sukurtos, yra raktas organizuotam pirkimo skyriui.. Nesvarbu, ar ką tik atnešė, kad pakeistumėte esamą padalijimą iš chaotiško į organizuotą, ar tiesiog norite būti tikri, viskas juda efektyviai, keliais trikdžiais, šis straipsnis gali nukreipti jus teisinga kryptimi.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Programinė įranga
-
Pirkimo dokumentai
-
Politikos vadovas
-
Audituota saugojimo / inventoriaus operacija
-
Apsaugos sistema (neprivaloma)
Pradėkite pirkimų departamento rinkmenų ir metodų, skirtų dabartinei sistemai įvertinti, auditą. Stebėkite darbuotojams ar departamentams užsakytus daiktus ir patikrinkite įgaliotųjų pardavėjų veiklą. Apsilankykite skyrių vadovuose, kad aptartumėte savo ankstesnes pirkimo patirtis. Gauti atsiliepimus apie tai, kaip pagerinti departamento apdorojimo, stebėjimo ir vykdymo metodus.
Gauti leidimą parengti naują pirkimo skyriaus politikos vadovą, pagrįstą atsiliepimais, gautais iš departamentų vadovų, jei nėra dabartinio vadovo arba paaiškėja, kad dabartinė versija neveikia. Rašyti, redaguoti ir platinti projektus atitinkamiems sprendimų priėmėjams. Nusiųskite leidinio kopijas vadovams, kad jie gautų atskaitos tašką būsimoms pirkimo užklausoms.
Audito dokumentai, kuriuos jūsų įmonė naudoja pirkimo operacijoms atlikti. Peržiūrėkite pirkimo užsakymo kalbą, patikrinkite savo įmonės pasiūlymų dokumentaciją ir formas, įvertinkite komunalinio tiekimo prašymą ir kitus dokumentus. Jei reikia, atlikite pakeitimus, kad padidintumėte užsakytų prekių pristatymo saugumą ir efektyvumą.
Peržiūrėkite ir išanalizuokite įmonės atsargų, kurios šiuo metu yra sandėliuojamos svetainėje arba ne, sąrašą. Patikrinkite visas atsargas nuo esamų dokumentų. Pažymėkite perviršius ir trūkstamus elementus, kurių paklausa yra nuolat, pavyzdžiui, biuro reikmenų. Įvertinkite, kaip pirkėjai yra supakuoti ir paimti iš rinkėjų ir pakuotojų. Padarykite patobulinimus, kaip jie yra sandėliuojami, kad sumažintų neveiksmingumą.
Įvertinkite dabartines stelažo, rinkimo ir pakavimo operacijas, ypač jei aplaistymas sukėlė vagystę, nepanaudotas atsargas ir vėluoja tiekti darbuotojus laiku. Ištirti saugumo sistemos įdiegimo išmintį, jei ji dar nėra įdiegta, kad būtų laikoma nusikaltimų atgrasymo priemone saugyklose.
Įsteigti kokybės kontrolės programą, kad visi rinkėjai, pakuotojai, apskaita ir pirkimai vienu metu gautų kritinę informaciją apie tiekimą; ypač dėl to, kad informacija susijusi su nugaros užsakymais, darbo streikais, sugedusiomis ar sugadintomis prekėmis - netikėta aplinkybe, kuri gali turėti įtakos įsigijimo ir išpirkimo iš pirkimų skyriuje.
Sekite pramonės tendencijas, kad sužinotumėte naujus būdus, kaip organizuoti pirkimo skyrius. Įsivaizduokite pažangos ataskaitą, kad galėtumėte metodiškai atnaujinti valdymą apie elementų, kuriuos jie pateikia pagal užsakymą, būseną, todėl jūs neišleisite pusę savo dienos atsakydami į tą patį klausimą: „Kada galiu tikėtis gauti užsakytus užrašus Liepą?"
