Proceso dokumentuose aiškiai nurodomos svarbios įmonės užduotys. Jie pašalina darbuotojų supainiojimą ir visus bendrovės narius įdėti į tą patį puslapį. Proceso dokumente apibrėžiami dabartiniai įmonės procesai. Nustatydami dabartinę praktiką, jūs dažnai iškyla trūkumų dabartinėje sistemoje ir matote tobulinimo galimybes. Proceso dokumentai taip pat leidžia įmonei greičiau prisitaikyti prie besikeičiančių verslo poreikių. Aiškiai apibūdindami savo įmonės dabartines funkcijas, bendrovė galės geriau judėti į priekį.
Nustatykite dokumento apimtį. Galite dokumentuoti kiekvieną įmonės ar didesnių įmonių procesą, sutelkti dėmesį į vieną procesų rinkinį. Pavyzdžiui, didelė korporacija gali norėti pradėti tik su savo apskaitos funkcijomis, užuot dokumentavusi visą organizacijos veiklą.
Parengti vieno puslapio vaizdinį vaizdų vaizdą. Įtraukti taikomumo matricą, kuri yra atsakinga už kiekvieną užduotį arba proceso eigos schemą. Proceso schema yra aukšto lygio atstovavimas įvairiems procesams užbaigti ir kaip vyksta žingsniai per organizaciją. Pavyzdžiui, įvairūs sąskaitos faktūros apmokėjimo etapai galėtų būti apibūdinti naudojant proceso eigos schemą.
Paaiškinkite proceso poveikį gaminiams ir paslaugoms. Išsamiai aprašykite įprastų operacijų poveikį ir padarinius, kuriuos sukels gedimas. Pavyzdžiui, jei sąskaitos faktūros yra prarastos ir nesumokamos, tiekėjas atsisako išsiųsti kitą užsakymą.
Apibrėžkite vaidmenis šiame procese. Nustatykite savo pareigas, o ne asmenis. Pavyzdžiui, mokėtini sąskaitų tvarkytojai apdoroja sąskaitas faktūras ir įveda jas į mokėjimo sistemą. Kontrolierius patvirtina sąskaitas ir patvirtina mokėjimą.
Apibūdinkite visas proceso metu naudojamas kompiuterines sistemas ir programinę įrangą. Aiškiai apibrėžti kiekvieną sistemą, jos paskirtį ir funkcionalumą.
Dokumentuokite procesą nuo pradžios iki pabaigos. Naudokite savo proceso eigos schemą kaip teksto rengimo vadovą. Priklausomai nuo jūsų pasirinktos apimties, įtraukite kuo daugiau informacijos. Naudokite vaidmenų pavadinimus, kad priskirtumėte atsakomybę, o ne pavardes.
Įtraukite išimčių skyrių. Dokumentuokite, kas atsitinka, kai nesilaikoma įprastinio proceso srauto. Pavyzdžiui, kai kompiuterinės sistemos yra išjungtos, apskaitos sistema apdorojama pagal apskaitos sistemą.
Peržiūrėkite visus proceso dalyvius. Įsitikinkite, kad visi sutinka dėl procesų.
