Kai bendrovė išleidžia pinigus pinigais, čekiais, elektroniniu pavedimu ar kitais būdais, tai vadinama grynųjų pinigų išmokėjimu apskaitos pasaulyje. Grynųjų pinigų išmokėjimo ataskaita yra kiekvieno sandorio, kuriame dalyvavo pinigai, kuriuos bendrovė sumokėjo dėl bet kokios priežasties, įrašas. Paprastai ataskaitą generuoja įmonės apskaitos programinės įrangos paketas, pvz., „QuickBooks“.
Patarimai
-
Grynųjų pinigų išmokėjimo ataskaita - tai visų atskirų sandorių, susijusių su įmonės mokamais pinigais, registras.
Kas yra grynųjų pinigų išmokėjimas?
Išlaidos pinigais yra individualios sąnaudų operacijos, sudarančios bendrųjų sąnaudų sumas, nurodytas įmonės pelno (nuostolių) ataskaitoje. Tai apima mokėjimus už darbo užmokestį, inventorių, už teisinių paslaugų ribų, pastato nuomą ir visas kitas išlaidas, kurias patiria įmonė. Kai bendrovė moka sąskaitas, mokėjimai į apskaitos programinės įrangos sistemą įrašomi į grynųjų pinigų išmokėjimo žurnalą.
Bendrovės pelno (nuostolio) ataskaita rodo, kad išmokos grynaisiais pinigais yra didelės, o sąnaudos parodomos skirtingais laikotarpiais, priklausomai nuo to, ar įmonė naudoja piniginę ar kaupimo apskaitą.
Pinigų išmokėjimo žurnalas
Apskaitoje terminas „žurnalas“ naudojamas apibūdinti įrašytų sandorių, kurie buvo atskirti pagal tipą, sąrašą. Paprastai verslas savo apskaitos sistemoje naudoja kelis žurnalus, pavyzdžiui, pardavimų žurnalą, grynųjų pinigų įplaukas, grynųjų pinigų išmokėjimą ir bendrą žurnalą. Daugelyje apskaitos programinės įrangos paketų vartotojai nemato atskirų žurnalų.
Šie sandoriai yra siunčiami į bendrovės bendrąjį žurnalą, nes kai vartotojas generuoja patikrinimus arba įeina į sąskaitas faktūras, įrašai automatiškai perkeliami į kiekvieną konkrečią žurnalą ir po to perkeliami į bendrąjį žurnalą. Tai pašalino poreikį rankiniu būdu įrašyti sandorius atskirame žurnale, pvz., Pinigų išmokėjimo žurnale. Kai apskaitos sandoriai buvo užregistruoti ranka, pirmiausia įrašai būtų įrašyti rankiniu būdu į grynųjų pinigų išmokėjimo žurnalą ir po to perkelti į bendrąjį žurnalą.
Įmonės pinigų apsauga
Vienas iš svarbiausių pinigų išmokėjimo ataskaitos panaudojimo būdų - padėti išlaikyti griežtą vidaus kontrolę, susijusią su grynaisiais pinigais, kurie išeina iš įmonės, kad jis nepatektų į netinkamas rankas. Tai yra didesnio grynųjų pinigų vidaus kontrolės proceso dalis, apimanti daug žingsnių, pavyzdžiui, pareigų atskyrimas, o tai reiškia, kad tik vienas darbuotojas iš pradžių iki galo nevykdo finansinių sandorių.
Grynųjų pinigų išmokėjimo ataskaita gali suteikti įmonių savininkams reikiamą informaciją apie išlaidas, kurios padėtų jas valdyti laikui bėgant. Pavyzdžiui, jis parodo, kiek buvo išleista mėnesio inventoriui, suma, skirta personalo darbo užmokesčiui, nuomai ir nuomai bei bet kurių išorinių paslaugų išlaidoms. Grynųjų pinigų išmokėjimo žurnalas gali būti naudojamas kaip šaltinis planuojant būsimus grynųjų pinigų valdymo sprendimus. Ataskaitoje taip pat pateikiama išsami informacija, reikalinga tam, kad būtų užkirstas kelias bet kuriam įmonės darbuotojui neteisėtai pasisavinti ar neteisingai nukreipti pinigus. Pavyzdžiui, ataskaitos peržiūra gali padėti stebėti mokėjimo modelius, kad būtų galima pastebėti neįprastą veiklą, arba pastebėti ir patikrinti didelius mokėjimus, kad įsitikintumėte, jog jie yra teisėti.
Kai bendrovė išmoka grynuosius pinigus, ji visada turėtų naudoti iš anksto atspausdintą, sunumeruotą patikrą ir turėti politiką, pagal kurią įmonė gali leisti atlikti čekius. Be to, kai bendrovė moka sąskaitas faktūras, ji turėtų juos pažymėti kaip mokamą, kad būtų išvengta nesąžiningų ar klaidingų dvigubų mokėjimų. Pinigų išmokėjimo ataskaitos peržiūra kas mėnesį yra veiksmingas būdas pagauti ir kitus klausimus.
Svarbu, kad įmonė turėtų labai ribotą skaičių žmonių, galbūt tris ar keturis didžiausius, kurie turi įgaliojimus pasirašyti įmonės patikrinimus. Jei neįprasta išmoka parodoma grynųjų pinigų išmokėjimo ataskaitoje, tai tampa paprastu dalyku sekti patikrinimo kopiją ir pasikalbėti su asmeniu, kuris pasirašė čekį, kad patikrintų sandorį. Patikrinkite, ar pasirašiusieji turi turėti reikšmingą ir tinkamą valdžios lygį įmonėje.
