Efektyviai valdyti medicinos biurą, nesvarbu, ar tai yra nedidelė praktika, ar didelė klinika, turi būti parengtos ir įgyvendintos išsamios, aiškios procedūros, skirtos spręsti būtinas užduotis ir atsakomybę. Biuro procedūros turėtų pabrėžti įvairias darbuotojų pareigas, pvz., Aprašyti, ką administratoriai turėtų daryti, kai biuras atsidaro ir uždaro. Turėtumėte suprasti, kaip medicinos įstaiga dirba tinkamai pritaikydama procedūras.
Pagrindai
Biuro procedūros turėtų perteikti, kaip bendrauti su klientais. Atitinkamos temos apima standartinius kliento pasveikinimus (pvz., Asmeniškai ir telefonu), valdymo nepatenkintus ar pikti klientus, klientų konfidencialumą (pvz., HIPAA taisykles), taip pat paskyrimo nustatymą ir pranešimą. Daugumai medicinos įstaigų darbuotojų reikalingi stiprūs klientų aptarnavimo įgūdžiai. Taigi procedūros turėtų atskirti „gerą“ nuo „netinkamos“ klientų aptarnavimo. Būtinos standartinės procedūros avarinės ar stichinės nelaimės atveju, pavyzdžiui, gaisras ar potvynis. Sukurkite atskirą darbuotojo vadovą, kuriame aptartumėte politiką, susijusią su aprangos kodais, lankomumu, seksualiniu priekabiavimu, darbo užmokesčiu, atostogomis ir nauda.
Įrašai
Sėkminga medicinos įstaiga efektyviai tvarko paciento įrašus. Atsarginės kopijavimo procedūros turėtų būti privalomos biurams, kuriuose nėra kompiuterių (pvz., Pacientų informacija saugoma internete arba kompiuterio programoje). Front office vadovas turi paaiškinti, kaip sukurti, atnaujinti ir saugoti klientų įrašus. Vadove taip pat turėtų būti numatytos procedūros, kaip padaryti įrašus neaktyvius, pvz., Kai pacientai juda. Kitas svarbus aspektas yra gydytojų kalendoriai. Pavyzdžiui, kas valandą planuojant du pacientus, gydytojas gali turėti 20-30 minučių laisvo laiko. Procedūrose turėtų būti paaiškinta, kaip planuoti atitinkamą pacientų skaičių kas valandą ir kasdien. Procedūros taip pat gali rodyti standartinį egzaminų patalpų priskyrimo būdą.
Atsiskaitymas
Priekinės medicinos įstaigos procedūros turėtų išsamiai aprašyti, kaip surinkti pacientams mokėjimą. Jei pacientas naudoja draudimą, procedūrose turi būti paaiškinta, kokia informacija reikalinga draudimo patikrinimui ir, jei reikia, surinkti bendrą mokėjimą. Procedūrose turėtų būti paaiškinta, ar mokėti prieš apsilankymą ar po jo, kai pacientas moka iš kišenės. Be to, aprašykite būtinus veiksmus, kad laiku gautumėte kompensaciją draudimo išmokoms. Pavyzdžiui, paaiškinkite, kas koduos ar nustatys medicinines procedūras pacientų įrašams ir atsiskaitymams. Procedūrose turėtų būti nurodyta, kaip elgtis su nesumokėtomis sąskaitomis, pvz., Tomis, kurios liko neapmokėtos 6 mėnesius arba 1 metus.
