Angry verslo laiškus rašo nepatenkinti vartotojai arba darbuotojai, ieškantys tam tikros rūšies pokyčių ar finansinio atlyginimo. Didžioji dalis pikto laiško, paprastai vadinamo skundo laišku, apima faktų ir įvykių, dėl kurių atsiranda nepasitenkinimas, peržiūrą. Jei laiško rašytojas norėtų tikrai įsitraukti į konstruktyvų pokalbį, laiškas turi likti profesionalus.
Naudokite faktines ataskaitas
Įrašykite faktus, o ne prielaidas ar nuomones. Valstybės, kas sukėlė nusivylimą, pyktį ar baimę. Naudokite faktus, kurie apibūdina išsamią informaciją apie tai, kas įvyko chronologine tvarka. Nurodydami faktus, neduokite nuomonių ar emocijų. Laiškas yra profesionalesnis ir todėl efektyvesnis.
Pavyzdžiui, „Mano oro linijų sąskaitoje yra mokestis už tris patikrintus maišus. Mano bilietas užrašo tik vieną patikrintą maišelį“. Šie teiginiai yra faktiniai, nes jie įrodomi kartu su sąskaitos ir bilieto dokumentais.
Pasakę faktus, paaiškinkite, kodėl tai sukėlė pyktį ir nusivylimą. Atsisakykite nuo vardo skambinimo, gėdos ir kaltinamųjų pareiškimų. Pavyzdžiui, „Jūs vagiate mano pinigus su šiais neteisėtais mokesčiais“, tik problema padidėja. Įrodymas, kad vagystė yra daug sunkiau, nei prašyti bendrovės prisiimti atsakomybę už klaidą ir automatiškai priverčia įmonę ginti.
Aiškus ir glaustas
Verslo savininkai, vadovai ir klientų aptarnavimo skyriai neturi laiko skaityti romaną. Nors svarbu užtikrinti, kad būtų perduodami svarbūs faktai, aiškus ir glaustas dalykų laikymas palengvina skaitytoją. Pagalvokite apie skundo laišką kaip mokslinio eksperimento santrauką; yra daug informacijos, kuri patenka į eksperimentą, kuris glaustai apibendrinamas pateiktomis išvadomis. Skundo laiške taip pat apibendrinami faktai ir nurodoma, kokia yra emocinė baimė.
Pavyzdys, kaip nurodyti savo pyktį, yra: „Aš tikiu, kad galite įvertinti savo šeimos nusivylimą, kai supratome, kas vyksta“. Šis metodas siekia empatinio atsako, o ne gynybinio.
Veiksmų prašymas
Nedaugelis žmonių rašo laišką, kuriame būtų tik ištraukti; veiksmai ir rezoliucija paprastai yra galutiniai tikslai. Pvz., Darbuotojas, turintis problemą, susijusią su nuošalyjančiais kolegos komentarais, greičiausiai nori matyti bendrovės politikos ir drausminio protokolo pakeitimus. Vartotojų laiško pavyzdys gali būti, kai viešbučio svečias klaidingai apmokestinamas už įvairius patogumus; greitas grąžinimas yra numatomas rezultatas.
Šie norai ir prašymas imtis veiksmų yra aiškiai nurodyti pagrindinės įstaigos pabaigoje prieš pat uždarymą. Kai kurios raidės taip pat nurodo norimas rezoliucijas raidės pradžioje ir tada jas pakartoja pabaigoje. Laikykitės veiksmų prašymų, kurie yra mandagūs ir glausti, kaip ir kiti laiškai. Padarykite norimą rezoliuciją aiškią, kad skaitytojas suprastų lūkesčius - tai neužtikrina nieko, bet pradeda pokalbį.
Pvz., „Remdamiesi pirmiau nurodytais faktais, per ateinančias dvi darbo dienas pateikite visą neteisingų mokesčių grąžinimą.“ Skaitytojas žino, ko norite.
Laisvas uždarymas ir kontaktinė informacija
Uždarykite laišką, padėkodami skaitytojui už laiką, per kurį reikia peržiūrėti viską ir suprasti susijusias emocijas. Naudokite standartinį uždarymą, pvz., „Ačiū“, „Linkėjimai“, po kurio atspausdintas pavadinimas ir kontaktinė informacija. Ištaisykite rašybos ir gramatikos klaidų laišką ir nuodugniai pažvelkite į toną, kad įsitikintumėte, jog jis lieka profesionalus.
Atkreipkite dėmesį į bet kurią raidę su raide įvesdami „Enclosures“, po kontaktine informacija, atskiriančia du blokus eilutės tarpu. Atitinkami gaubtai apima kvitus, korespondenciją, nuotraukas ar bet kokius kitus atspausdintus įrodymus, kurie patvirtina jūsų atvejį.
