Įmonės politikos ir procedūrų dokumentai yra pagrindinis veiksnys, užtikrinantis efektyvumą, nuoseklumą ir aiškų bendravimą. Kai kurios įmonės pasirenka kurti atskirus dokumentus skirtingoms procedūroms, o kitos renka visas politikos kryptis ir procedūras į vieną vadovą, kurį pateikia kiekvienam darbuotojui. Gerai dokumentuota politika ir procedūros suteikia naudos darbuotojams, klientams ir bendrovei.
Nustatyti lūkesčius
Bendrovės politika dažnai nustato lūkesčius dėl darbuotojų elgesio tokiose temose kaip lankomumas, savalaikiškumas, aprangos kodeksas, saugos taisyklės ir kt. Politikos ir procedūrų dokumentuose dažnai nurodoma įmonės atsakomybė darbuotojams, įskaitant lygių galimybių samdymą, atostogas ir ligos laiką, šeimos atostogas ir kt. Darbo kontaktai ir pasiūlymų laiškai gali būti susiję su įmonės politikos ir procedūrų vadovu (arba darbuotojo vadovu) ir nurodoma, kad darbuotojas sutinka laikytis instrukcijoje išdėstytų taisyklių. Kai kurios įmonės reikalauja, kad nauji darbuotojai pasirašytų formą, nurodančią, kad jie gavo vadovą.
Skatinti efektyvumą
Efektyviausias būdas pasiekti tikslą yra pagrindinis įmonės procesų pagrindas. Tai gali būti ne paprasčiausias ar greičiausias būdas, tačiau tai yra mažiausiai darbo jėgos reikalaujantis būdas pasiekti tikslą, neprarandant kokybės, nekeliant pavojaus ar ignoruojant bet kokius reguliavimo reikalavimus. Teoriškai, jei kiekvienas darbuotojas kiekvienai užduočiai įvykdo nustatytą tvarką, kiekvieną kartą įmonė bus pasiekusi visus tikslus kuo efektyviau. Iš tikrųjų, pageidautina procedūra gali būti neįmanoma kiekvieną kartą, todėl daugelis procesų iš tikrųjų apima konkrečią politiką, kaip elgtis su tokia situacija. Tai gali apimti aukštesnio lygio patvirtinimą arba tiesiog papildomus dokumentus.
Skatinti nuoseklumą
Nuoseklumas paprastai yra veiksmingas. Kai žmonės kiekvieną kartą daro tokius pačius veiksmus, jie galiausiai galės užbaigti procesą per trumpesnį laiką, o tai reiškia, kad jie gali padaryti daugiau darbo tuo pačiu laiku. Nuoseklumas taip pat skatina pasitikėjimą. Nuoseklieji metodai užtikrina klientams, kad kompanija kiekvienoje sąveikoje tvarkys savo sąskaitas tokiomis pat atsargomis ir tikslumu. Nuoseklumas padeda darbuotojams ir klientams žinoti, ko tikėtis, kai susiduria su tam tikra situacija.
Likti teisėtai
Įstatymai, reguliavimo institucijos ar draudimo bendrovės reikalauja, kad įmonės dokumentuotų ir platintų kai kuriuos procesus ir procedūras. Pavyzdžiui, dauguma valstybių reikalauja, kad įmonės turėtų nustatytą procesą darbuotojų kompensavimo reikalavimų nagrinėjimui ir užtikrintų, kad visi darbuotojai žinotų, kaip veikia procesas. Draudimo įmonės ir reguliavimo agentūros, pvz., OSHA, reikalauja, kad įmonės išsamiai aprašytų saugos politiką, ypač gamybos aplinkoje. Šios informacijos įtraukimas į procesų ir procedūrų dokumentą leidžia įmonei patenkinti platinimo reikalavimus.
Efektyviai bendrauti
Bendrovė gali turėti daug darbuotojų, kelių vietų ir (arba) darbuotojų, kurie dirba skirtingais pokyčiais. Darbuotojai išvyksta iš bendrovės, o nauji darbuotojai prisijungs prie bendrovės. Paprasčiausias būdas informuoti lūkesčius ir procesus visiems darbuotojams be jokio trūkumo, paliekant informaciją arba nesuderinus, yra rašyti ir platinti oficialų politikos ir procedūrų dokumentą. Užtikrinti, kad kiekvienas galėtų naudotis ta pačia informacija, taip pat padedama apsaugoti įmonę nuo nepagrįstų neteisėtų nutraukimų.
