Beveik kiekviena organizacija tam tikroms funkcijoms remiasi kompiuteriais ar kompiuterine įranga, o daugelis organizacijų kasdien naudojasi kompiuteriais. Nepaisant šių mašinų kainų žymių, jie suteikia organizacijos investicijų grąžą efektyvumo didinimo, profesionalesnių pristatymų ir netgi geresnio bendravimo forma.
Efektyvumas
Tais laikais, kai kompiuteriai tapo visur Amerikos organizacijose, darbuotojai, atliekantys sudėtingas funkcijas, pavyzdžiui, apskaitą ir analizę, dažnai turėjo atlikti papildomus skaičiavimus su šiek tiek daugiau nei pieštuku, popieriumi ir skaičiuokle. Darbuotojai, kuriems pavesta kurti dokumentus, taip pat turėjo parašyti savo kūrinius ranka. Kompiuteriai įdiegė elektroninį elementą, leidžiantį darbuotojams kurti skaitmeninius failus be poreikio rašyti popieriuje, o elektroninės skaičiuoklės leido darbuotojams atlikti sudėtingus matematinius skaičiavimus, tiesiog įvesdami juos į mašiną. Kai 4-H pratęsimo organizacija, St. Paul, Minn. 1986 m. kompiuteriai pristatyti, remiantis „Journal of Extension“ duomenimis, agentai greitai pasiekė efektyvumo didinimo rengdami mokymo medžiagą ir netgi rengdami pranešimus spaudai.
Profesionalumas
Kaip kompiuteriai leidžia darbuotojams efektyviau kurti dokumentus, mašinos taip pat padeda darbuotojams suteikti šiems dokumentams rafinuotą ir profesionalią išvaizdą. Pavyzdžiui, vietoj laikraščio ar leidinio pateikimo rankiniu ar spausdintu rankraščiu, darbuotojai gali generuoti dokumentą programinėje įrangoje, elektroniniu būdu patikrinti rašybos ir gramatikos klaidas ir pateikti dokumentą tiesiai redaktoriui. Pardavimų specialistai gali naudoti kompiuterius, kad sukurtų grafikus ir diagramas, rodančias jų produktų ir paslaugų privalumus, o pranešėjai gali naudoti kompiuterius, kad sukurtų ir pristatytų profesionalias, animuotas ir net interaktyvias skaidrių demonstracijas.
Duomenų bendrinimas
Biuro privalumų, kuriuos siūlo kompiuteriai, sąraše „Spam Laws“ kompiuterių tinklapyje pakartotinai pripažįstama kompiuterių ir tinklų galimybė palengvinti keitimąsi informacija. Darbuotojai vienoje vietoje gali sukurti elektroninius dokumentus, o darbuotojai kitoje vietoje - netgi kitoje šalyje - gali atkurti dokumentą tik vėliau. Kadangi elektroninės bylos užima tik labai mažą fizinės erdvės kiekį, darbuotojai taip pat gali su jais rinktis failus, kai jie keliauja arba elektroniniu būdu juos pasiekia iš tolimos vietos.
Komunikacija
Kompiuteriai įgalina elektroninį ryšį, ir ši tiesioginės prieigos forma, be abejo, yra vienas svarbiausių privalumų, kuriuos kompiuteriai gali pasiūlyti organizacijai. Naudojant elektroninius ryšius, pvz., El. Paštą, momentinius pranešimus ir interneto transliacijas, organizaciniai vadovai gali bendrauti su labai dideliu darbuotojų skaičiumi realiuoju laiku, nepriklausomai nuo fizinės vietos. Kompiuteriai taip pat padeda palengvinti elektroninį ryšį su kitais pagrindiniais suinteresuotaisiais subjektais, pvz., Investuotojais ir tiekėjais, o klientai gali naudotis elektroniniu ryšiu, kad galėtų greitai gauti paslaugą arba net pavesti. Kompiuteriai gali net padėti organizacijoms sumažinti ryšių išlaidas, palengvindami vaizdo konferencijas, kurios mažina fizinę kelionę, arba sukurti balso ryšius, kurie pašalina tradicinių telefonų poreikį.
